Gestão de pipeline de vendas para pequenas equipas

Um pipeline de vendas é a vista mais importante de qualquer CRM. Mostra-lhe onde está cada negócio, o que precisa de atenção e de onde é provável que venha a receita. Ainda assim, a maioria das pequenas equipas ou não tem nenhum ou tem um tão descuidado que é inútil. Veja como montar um pipeline que funciona mesmo.

O que é um pipeline de vendas e o que não é?

Um pipeline é uma sequência de fases pelas quais um negócio avança, do primeiro contacto até ganho ou perdido. Cada fase diz-lhe até onde chegou um negócio e, quando já tiver fechado negócios suficientes, com que frequência os que chegam a esse ponto acabam ganhos. Não é uma lista de tarefas, um quadro de projeto nem uma base de dados de contactos: é um modelo do seu processo de vendas.

Os elementos-chave de cada negócio num pipeline são: a fase em que se encontra, o valor do negócio (quanto vale se fechar) e a data prevista de fecho. Se multiplicar cada valor por uma probabilidade de fase, obtém um pipeline ponderado, mas esse total só vale o que valerem as probabilidades, e uma equipa pequena raramente tem negócios fechados suficientes para calcular as suas. Até lá, uma lista dos negócios abertos com valor e data, contados por fase, diz-lhe mais.

Que cinco fases funcionam para a maioria das pequenas empresas?

Não complique o seu pipeline. A Salesforce indica que 42% dos comerciais se sentem sobrecarregados por terem demasiadas ferramentas, e um inquérito de vendas da Gartner concluiu que os vendedores sobrecarregados têm menos 45% de probabilidade de atingir a quota. Menos fases e mais claras superam fases engenhosas. A maioria das equipas de pequenas empresas precisa de cinco fases. Um ponto de partida:

1. Lead: Contacto inicial. Sabe o nome e a empresa, mas ainda não qualificou o contacto.
2. Qualificado: Já teve uma reunião de descoberta. Existe uma necessidade, um orçamento e um prazo.
3. Proposta: Já enviou uma proposta ou orçamento. Estão a avaliá-la.
4. Negociação: As condições estão a ser discutidas. Ajustes de preço, âmbito ou prazo.
5. Ganho / Perdido: O negócio está fechado. Ou conseguiu a assinatura, ou foram para outro lado.

Que três hábitos de higiene do pipeline contam mesmo?

Revisão semanal do pipeline

Reserve 30 minutos todas as segundas-feiras para rever cada negócio em aberto. Faça avançar os negócios parados, recue os que regrediram e marque como perdido tudo o que está morto. Um pipeline limpo é um pipeline rigoroso.

Definições de fase com que todos concordam

"Qualificado" significa coisas diferentes para pessoas diferentes. Escreva exatamente o que tem de ser verdade para um negócio entrar em cada fase. Por exemplo: "Qualificado = reunião de descoberta concluída + orçamento confirmado + decisor identificado". Como diz o guia de previsão de vendas da HubSpot, se a sua equipa não usar as mesmas fases e definições, não consegue prever a probabilidade de uma oportunidade fechar.

Alertas de inatividade

Um negócio que fica em "Proposta" durante quatro semanas sem atividade está provavelmente morto. Configure alertas (ou apenas filtre a sua vista) para os negócios que não se movem há mais de 14 dias. Ou os reativa, ou marca-os como perdidos.

Porque é que as vistas Kanban são importantes

Uma vista de tabela lista os negócios em linhas. Uma vista Kanban mostra-os como cartões em colunas, uma coluna por fase. Arrasta um negócio de "Qualificado" para "Proposta" com um clique. E, mais importante, vê a forma do seu pipeline: negócios a mais em Lead e nenhum em Negociação? Tem um problema de qualificação. Três negócios presos em Proposta há semanas? É hora de chamadas de seguimento.

As vistas Kanban transformam a gestão do pipeline de uma tarefa de introdução de dados num fluxo de trabalho visual e intuitivo. São uma das primeiras coisas que as pequenas equipas notam ao mudar de uma folha de cálculo para um CRM como o Syncek.

Perguntas frequentes

O que é um pipeline ponderado?

O valor de cada negócio multiplicado pela probabilidade de fecho da fase em que está, somado em todo o pipeline. Um pipeline com 100.000 em negócios abertos não é uma previsão, e ponderá-lo só o transforma numa se as percentagens vierem dos seus próprios negócios fechados. Um total ponderado é um valor esperado ao longo de muitos negócios, por isso, com meia dúzia de negócios abertos, vai estar errado quase sempre. Enquanto não tiver esse histórico, o que serve para uma conversa sobre tesouraria é a lista dos negócios abertos com valor e data.

Que probabilidade deve ter cada fase do pipeline?

A sua, quando a conseguir medir: dos negócios que chegaram à fase, a parte que acabou ganha. Os 10, 25, 50 e 75% que quase todos os CRM trazem são valores predefinidos, não conclusões, e abaixo de uns trinta a cinquenta negócios fechados por fase até a sua própria taxa é sobretudo ruído. Até lá, deixe as fases sem ponderação: conte os negócios em cada fase ou arrume-os em provável, possível e pouco provável, e acrescente as percentagens quando o seu histórico as conseguir sustentar.

Um pipeline de vendas é o mesmo que um quadro de projeto?

Não. Um quadro de projeto segue trabalho que já decidiu fazer; um pipeline modela um processo cujo fim não controla. A diferença nota-se no que significa uma coluna: uma tarefa avança quando a termina, e um negócio avança quando o comprador faz alguma coisa. Gerir negócios num quadro de projeto é assim que “à espera de resposta” se torna uma coluna pela qual ninguém responde.

O que mostra uma vista Kanban que uma tabela não mostra?

A forma. Uma tabela responde a perguntas sobre um negócio de cada vez; um quadro mostra a distribuição pelas fases num relance, e é justamente isso que não se calcula de cabeça a partir de uma lista. Além disso, mover um negócio passa a ser um gesto em vez de um formulário, e aí está a maior parte da razão para o campo da fase se manter atualizado.

O que diz a forma de um pipeline?

Onde o processo está a falhar, antes de o dizer o número da receita. Muitos negócios em Lead e quase nenhum em Negociação é um problema de qualificação, não de fecho. Uma barriga em Proposta é seguimento que não está a acontecer. Uma coluna Lead vazia é o problema do próximo trimestre a chegar cedo, e é o único dos três que não se resolve dentro do mesmo mês.

Como se escreve uma definição de fase com que toda a equipa concorde?

Como uma lista do que tem de ser verdade, não como uma descrição. “Qualificado” enquanto palavra significa coisas diferentes para cada pessoa; “Qualificado = reunião de descoberta feita, orçamento confirmado, decisor identificado” não se discute numa revisão. Se duas pessoas classificassem o mesmo negócio de forma diferente, a definição não está terminada.