Criar uma base de dados de clientes em Excel

Para criar uma base de dados de clientes em Excel, siga quatro regras de estrutura: uma linha por cliente, um dado por coluna, a cor não é informação e nada de células unidas. O Excel organiza clientes bastante melhor do que a maioria das folhas de clientes o faz, e a diferença quase nunca está na ferramenta. Uma folha da qual não se consegue tirar nada é normalmente uma onde a informação está em sítios que nenhuma fórmula sabe ler.

Que quatro regras decidem tudo?

Uma linha por cliente. Sem linhas em branco a separar blocos e sem títulos no meio dos dados. Tudo o que não pertence claramente a um cliente torna essa linha invisível para qualquer cálculo.

Um dado por coluna. "Oficinas Sousa, Braga, Marta" numa só célula são três dados que ninguém consegue filtrar em separado. Em três colunas, pode ordenar, filtrar e contar.

A cor não é informação. O amarelo não significa nada que uma fórmula perceba e, ao fim de seis meses, também já ninguém se lembra ao certo do que queria dizer. Se uma cor diz alguma coisa, essa coisa fica numa coluna própria.

Nada de células unidas. Ficam bem à vista e inutilizam qualquer tabela dinâmica, e é por isso que o próprio guia de tabelas dinâmicas da Microsoft diz para as evitar.

Se vai reorganizar uma lista que já existe, estas quatro coisas dão-lhe mais do que qualquer coluna nova.

O que é que consegue mesmo descobrir?

Com as colunas limpas, uma tabela dinâmica chega para as perguntas que contam no dia a dia: como se distribuem os clientes por zona ou por setor, que canal traz mais, quanto pesam os dez maiores, e quando foi o último contacto com cada um.

A última é a mais útil e a que menos se faz. Uma coluna com a data do último contacto, ordenada da mais antiga para a mais recente, é a lista completa de clientes esquecidos, e custa um minuto.

Em que três pontos deixa de servir?

Não é o volume. Dez mil linhas não são problema para o Excel, cujas folhas admitem 1.048.576 linhas. São sempre os mesmos três:

Várias cópias. Duas pessoas só conseguem editar o mesmo ficheiro ao mesmo tempo se ele estiver no OneDrive ou no SharePoint e for editado em conjunto. Numa pasta partilhada da rede, fica bloqueado para edição enquanto alguém o tiver aberto. A primeira cópia que alguém reencaminha ou guarda como "v2" é uma segunda verdade, e a partir daí nenhum número aguenta uma discussão. Não chega com o crescimento, chega com a segunda pessoa.

Não há histórico que se possa contar. Quando uma célula é substituída, na folha fica só o valor novo. Se o ficheiro estiver no OneDrive ou no SharePoint, o painel Mostrar Alterações do Excel mostra os valores anteriores, mas como um registo que se lê alteração a alteração. Nenhuma fórmula consegue contar esse registo, por isso a folha não lhe diz como algo mudou entre os seus clientes. É um problema à parte com uma solução à parte: uma segunda folha onde cada linha é uma interação.

Não avisa. Uma folha não lhe telefona. A data de seguimento está bem escrita na coluna H e ninguém a vê no dia em que conta.

Os três afetam exatamente as perguntas para as quais mantém os dados.

Quando chega a altura de mudar?

Não a partir de um número de linhas. Chega quando um daqueles três limites lhe custa dinheiro a sério: um cliente contactado duas vezes, uma proposta sem seguimento, um número em que na reunião já ninguém acredita. A comparação completa está aqui e, se a decisão já está tomada, o guia de migração explica o caminho. Antes disso não é preciso: uma folha bem construída ganha com folga a uma base de dados mal tratada, e mantê-la limpa pesa mais do que a ferramenta.

Perguntas frequentes

Como se organizam os dados de clientes no Excel?

Com quatro regras que decidem mais do que qualquer função. Uma linha por cliente, sem linhas em branco a separar blocos nem títulos no meio dos dados. Um dado por coluna, para se poder ordenar e contar cada um em separado. A cor não é informação, porque nenhuma fórmula percebe o amarelo. E nada de células unidas, que ficam bem à vista e inutilizam qualquer tabela dinâmica.

Porque é que cada dado precisa de uma coluna própria?

Porque uma célula com três dados lê-se mas não se usa. "Oficinas Sousa, Braga, Marta" é uma empresa, uma cidade e um contacto numa só cadeia de texto, por isso nada consegue filtrar por cidade, contar por contacto ou ordenar por empresa. Repartida por três colunas, a mesma informação responde às três perguntas de imediato. É a mudança que torna útil uma lista que já existe.

A cor pode guardar informação numa folha de cálculo?

Como informação, não. Nenhuma fórmula lê significado no amarelo, por isso tudo o que for codificado assim fica invisível para qualquer contagem, filtro ou tabela dinâmica da folha. Ao fim de seis meses costuma ficar invisível também para as pessoas, porque ninguém escreveu o que aquela cor queria dizer. Se uma cor diz alguma coisa, essa coisa fica numa coluna própria.

Porque é que uma folha não diz como um cliente evoluiu?

Porque a folha só guarda o valor atual de cada célula. Se o ficheiro estiver no OneDrive ou no SharePoint, o Mostrar Alterações e o histórico de versões do Excel guardam os valores anteriores, mas como um registo para ler à mão e não como dados que uma fórmula consiga contar, por isso a folha continua sem dizer como os seus clientes evoluíram num trimestre. É um problema à parte com uma solução à parte: uma segunda folha onde cada linha é uma interação e não um cliente.

O que se consegue descobrir com uma tabela dinâmica?

Com as colunas limpas, as perguntas que contam no dia a dia. Como se distribuem os clientes por zona ou por setor, que canal traz mais, quanto pesam os dez maiores, e quando foi o último contacto com cada um. A última é a mais útil e a que menos se faz: ordenada da mais antiga para a mais recente, é a lista completa de clientes esquecidos, e custa um minuto.

Porque é que uma folha de clientes partilhada deixa de ser fiável?

Porque é com a segunda pessoa que chegam as segundas cópias: um anexo reencaminhado ou um ficheiro guardado como "v2". Duas cópias são duas verdades. O Excel só mantém toda a gente num único ficheiro se o livro estiver no OneDrive ou no SharePoint e for editado em conjunto, e mesmo assim basta uma cópia guardada para o dividir, e a partir daí nenhum número aguenta uma discussão. Não chega com o crescimento, chega com a segunda pessoa, por isso uma empresa pequena apanha isto cedo e ainda com a folha pequena. O volume não tem nada a ver: dez mil linhas não são problema para o Excel.

O que marca a altura de passar do Excel para um CRM?

Não é um número de linhas. A altura chega quando um dos três limites reais da folha custa dinheiro a sério: um cliente contactado duas vezes porque duas cópias não batiam certo, uma proposta sem seguimento porque uma folha não avisa ninguém, um número em que na reunião já ninguém acredita. Até isso acontecer, uma folha bem construída ganha a uma base de dados mal tratada.