O que escrever no segundo email de seguimento

O segundo email decide se vale a pena enviar um terceiro. Quase todos falham da mesma forma: dizem o que a primeira dizia, com mais educação, e quem lê aprende que abrir a seguinte é opcional.

Para que serve o segundo email?

Não para lembrar. Quem lê lembra-se, ou nunca leu, e nenhuma das duas se resolve repetindo. O trabalho dele é dar um segundo motivo para responder, diferente do primeiro. Se a sua primeira mensagem pedia uma reunião, a segunda não deve pedir outra vez uma reunião com palavras mais suaves. Deve oferecer algo aproveitável haja reunião ou não. Depois de uma proposta a conta muda, porque já têm em mãos tudo o que precisam para decidir.

Porque é que não deve reenviar a primeira?

"Vou subir isto no topo da caixa" e "venho na sequência do email anterior" anunciam ambas que não vem nada de novo. Quem lê pode parar aí sem perder nada, e muitos param. É também a forma que se lê como pressão, que é exatamente o que convém evitar.

Refira a primeira mensagem em meia frase no máximo, e gaste o resto noutra coisa. Os segundos emails são os que mais se fazem por modelo, e um modelo continua a ter de não soar a modelo.

Que três coisas funcionam?

Responda a uma pergunta que ainda não lhe fizeram. A objeção óbvia à sua primeira mensagem, tratada de frente. "A maioria pergunta primeiro pela migração, portanto: demora cerca de um dia e o mapeamento é connosco."

Traga um facto. Um número do seu próprio trabalho, uma mudança no mercado deles, um resultado de alguém comparável. Algo que o primeiro email não continha.

Estreite o pedido. Se o primeiro pedia trinta minutos, peça um sim ou um não. "Isto merece uma conversa este trimestre, ou volto em janeiro?" é bem mais fácil de responder do que um link de calendário. Escolha o que escolher, o dia em que sai pertence ao campo do passo seguinte e não à sua cabeça.

O que é que se deve cortar?

Corte o pedido de desculpa por insistir, que chama a atenção para o ato. Corte a segunda explicação de quem é. Corte qualquer frase que fosse idêntica no segundo email de outras cem pessoas. O comprimento não é a variável. Quantos seguimentos envia conta menos do que se cada um leva alguma coisa, e o que faz uma mensagem parecer insistente é pedir sem levar.

Porque é que deve fechar com um não fácil?

Uma linha que ofereça um não fácil. Não custa nada e produz respostas a sério, e a que chega costuma ser ou um não sincero ou uma data que pode agendar. Isso também lhe diz em que ponto da sequência está, porque saber quando parar é mais fácil quando alguém lho disse.

Perguntas frequentes

O que escrever num segundo email de seguimento?

Algo que a primeira mensagem não continha. Responda à objeção que não lhe expressaram, traga um facto aproveitável, ou estreite o pedido para um sim ou um não. Refira o primeiro email em meia frase no máximo, gaste o resto em material novo, e feche com uma linha que torne fácil recusar.

Quanto esperar para o segundo seguimento?

Cerca de dois dias depois do primeiro, embora o intervalo conte muito menos do que o conteúdo. Um padrão que alarga funciona bem: dois dias, depois quatro, depois uma semana. O que decide se se lê como persistência ou como pressão é se cada mensagem traz algo novo, não quanto tempo esperou.

Responder ao próprio email ou abrir uma conversa nova?

Responder na mesma conversa mantém o contexto visível e é a escolha habitual. Uma conversa nova com outro assunto vale a pena experimentar só quando a sequência claramente estagnou, porque dá à mensagem uma nova hipótese de ser lida. Fazê-lo sempre lê-se como um truque e não como uma conversa.

O que não deve dizer um segundo seguimento?

Nada que anuncie que não vem nada de novo: vou subir isto no topo, venho na sequência do email anterior, ou um pedido de desculpa por insistir. Cada uma dessas frases diz a quem lê que pode parar sem perder nada, e muitos param. Corte também a segunda apresentação de quem é.

É melhor reduzir o pedido num seguimento?

Normalmente sim. Se a primeira mensagem pedia uma reunião, voltar a pedi-la com palavras mais suaves raramente ajuda. Substituí-la por uma pergunta que se responde com uma palavra, como se isto merece uma conversa este trimestre, converte muito melhor porque o custo de responder desce de agendar algo para escrever sim ou não.

Como fechar um segundo email de seguimento?

Com uma frase que torne fácil dizer que não, por exemplo oferecendo deixar de escrever se não for prioridade. Não custa nada e produz respostas a sério em vez de mais um silêncio. Quase todas as respostas a essa linha são ou um não sincero, que liberta o pipeline, ou uma data que pode pôr na agenda.