Como fazer seguimento sem ser insistente

Quase todos os conselhos sobre seguimento falam do momento, que é a variável errada. Uma mensagem de três em três dias que dá algo a quem lê recebe-se melhor do que uma por mês a dizer "só a confirmar como está isto".

Insistente é o que parece uma mensagem que pede sem levar. "Há novidades?" tira atenção à outra pessoa e não devolve nada, e por isso a terceira fica sem resposta e a quarta parece pressão.

A regra

Cada seguimento tem de levar algo que quem lê não tinha antes.

Quatro coisas que vale a pena levar

Um motivo para escrever hoje. Não "venho na sequência do meu email anterior". Algo mudou: a concorrência anunciou qualquer coisa, o preço que indicou é válido até uma data, um colega fez-lhe uma pergunta que também se aplica ali.

Informação útil quer comprem ou não. Uma resposta curta a algo que foi levantado, um link que resolve um problema vizinho, um número do seu próprio trabalho. É esta que mantém uma relação viva mesmo através de um não.

Um prazo real. Não escassez fabricada, que qualquer comprador reconhece. Uma restrição verdadeira: uma tarifa que muda, um lugar de projeto que se ocupa, uma janela de disponibilidade. Se não houver prazo real, não invente um.

Uma saída. Uma frase que ofereça um não fácil. É a mais subestimada das quatro, e a secção seguinte explica porquê.

Dê-lhes a saída

"Se agora não for prioridade, diga-me e deixo de o incomodar" custa-lhe quase nada. Na maioria das vezes a resposta é um não verdadeiro, e isso liberta um lugar no pipeline e na sua cabeça. Às vezes a resposta é "não é um não, é má altura, volte em março", que vale mais do que um quarto email sem resposta.

Funciona porque quase todo o silêncio não é rejeição. É o custo de redigir uma resposta que desilude alguém. Retirar esse custo é a coisa mais rentável que existe em seguimento.

Frequência e a forma de uma sequência

Algo assim: dois dias depois da primeira mensagem, depois quatro, depois uma semana, depois duas semanas. O espaço alarga porque a probabilidade desce, e uma sequência que alarga lê-se como paciência, enquanto uma cadência fixa se lê como automatismo.

Quando parar

Pare quando tiver enviado a sua última mensagem com conteúdo, oferecido a saída e não ouvido nada. São normalmente quatro ou cinco mensagens, e não há prémio pela sexta.

Depois mude o estado do registo em vez de o deixar aberto. Um negócio que ficou calado não é um negócio, e deixá-lo no pipeline inflaciona a sua previsão enquanto lhe pesa na consciência.

Mova o contacto para uma lista de ciclo longo e anote quando voltar a tentar. Os contactos que nunca respondem merecem guardar-se e merecem desativar-se, e não é contraditório: continuam a contar e deixam de ser uma tarefa.

Perguntas frequentes

Como fazer seguimento sem ser insistente?

Faça com que cada mensagem leve algo que quem lê não tinha antes: um motivo para escrever hoje, informação útil quer comprem ou não, um prazo real ou uma forma fácil de dizer que não. Uma mensagem que pede sem levar é o que se lê como insistente, por muito que tenha esperado para a enviar. A frequência conta muito menos do que o conteúdo.

Com que frequência se deve fazer seguimento a um potencial cliente?

Uma sequência que alarga funciona melhor do que uma cadência fixa. Algo como dois dias depois da primeira mensagem, depois quatro, depois uma semana, depois duas semanas. O alargamento lê-se como paciência, enquanto intervalos idênticos se leem como automatismo. O que decide se parece pressão é se cada mensagem leva alguma coisa dentro.

Quantos seguimentos são demasiados?

Quatro ou cinco é o ponto em que quase todas as sequências disseram o que valia a pena. O melhor teste não é a contagem: pare quando não lhe restar nada para levar e já tiver oferecido uma saída fácil. Se está a reescrever o mesmo pedido com outras palavras, passou o limite, quer isso tenha sido na mensagem três ou na seis.

O que escrever num email de seguimento?

Diga por que escreve hoje em vez de remeter para o email anterior. Acrescente algo aproveitável: uma resposta a algo que foi levantado, um número relevante, um link que ajuda num problema vizinho. Depois torne fácil recusar, numa frase. Essa estrutura funciona porque dá um motivo para abrir a seguinte.

Porque é que os potenciais clientes deixam de responder?

Normalmente porque responder lhes custa alguma coisa. Dizer não a alguém que foi prestável é desconfortável, por isso o silêncio sai mais barato. É por isso que oferecer explicitamente uma saída fácil produz mais respostas do que apertar mais: retira esse custo. Parte do silêncio é também apenas uma prioridade que mudou e que ninguém se lembrou de lhe contar.

Quando se deve desistir de um potencial cliente?

Quando tiver enviado a última mensagem com conteúdo, oferecido uma saída clara e não ouvido nada. Nesse ponto mude o registo em vez de o deixar aberto: feche o negócio e mova o contacto para uma lista que vai rever numa data que anota. Deixá-lo aberto inflaciona o pipeline e mantém o contacto na sua lista de tarefas.