Como usar o Gmail como CRM

Consegue conduzir um processo de vendas a partir do Gmail, e se trabalha sozinho ou o negócio é muito recente provavelmente até deve. O correio já lá está, a montagem custa uma tarde e a alternativa é pagar por um sistema antes de saber o que precisa dele.

A montagem que funciona

Use etiquetas como fases. Crie uma etiqueta por fase do seu processo, com um número à frente para ficarem ordenadas: 1-Contactado, 2-Qualificado, 3-Proposta, 4-Ganho, 5-Perdido. Aplique exatamente uma a cada conversa viva. A regra que faz isto funcionar é que uma conversa tem uma só etiqueta de fase de cada vez, tal como um negócio está numa só fase.

Use o adiamento como data do passo seguinte. Quando acabar com uma conversa, adie-a para o dia em que a coisa seguinte deve acontecer. A caixa de entrada passa a ser a lista do que está para hoje, que é quase tudo o que uma vista de pipeline faz.

As quatro coisas que não consegue fazer

Visibilidade partilhada. Uma conversa na sua caixa é sua. Quando um colega precisa de saber como está um negócio, a resposta está na sua cabeça ou na sua caixa, e ambas estão fechadas quando vai de férias. Reencaminhar não é solução, é uma cópia que fica desatualizada de imediato.

Relatórios. Não pode perguntar ao Gmail quantos negócios estão em fase de proposta, quanto valem, ou como mudou a sua taxa de fecho neste trimestre. As etiquetas contam conversas, não valor, e não há histórico de negócios fechados com que calcular.

Um registo que não seja uma conversa. Um cliente não é uma conversa. São várias conversas, uma fatura, duas pessoas que saíram e um valor. O Gmail só consegue guardar a conversa, por isso tudo o resto vive na memória de alguém.

Sinais de que já lhe ficou pequeno

Uma segunda pessoa precisa de ver o estado dos negócios sem lhe perguntar. Fizeram-lhe uma pergunta sobre o pipeline que não conseguiu responder pelas etiquetas. Perdeu-se um negócio porque a conversa ficou enterrada debaixo de outra mais movimentada. Mantém uma folha de cálculo ao lado do Gmail para os valores, o que significa que já tem um CRM, apenas manual. Estes são quatro de sete sinais de que a caixa de entrada se tornou o CRM.

Sair sem perder o histórico

O que migra à mão é a estrutura: a lista de negócios abertos, o seu valor, a sua fase e o passo seguinte de cada um. Costuma ser uma folha curta, e deixar o CSV em condições antes de o importar poupa mais tempo do que qualquer outra parte da mudança.

Depois torne as etiquetas honestas transformando-as em fases a sério. Uma fase significa que aconteceu algo concreto, e escrever isso é a parte que a sua montagem no Gmail nunca o obrigou a fazer. Se trabalha com clientes recorrentes em vez de vendas pontuais, estruturar por cliente conta mais do que o próprio pipeline.

Perguntas frequentes

Pode usar-se o Gmail como CRM?

Sim, se trabalha sozinho ou o negócio é recente, e a montagem custa uma tarde. Use etiquetas numeradas como fases do pipeline, o adiamento como data do passo seguinte e as estrelas para a semana em curso. Deixa de funcionar quando uma segunda pessoa precisa de ver o estado dos negócios, ou quando precisa de reportar o valor do pipeline, porque o Gmail conta conversas e não negócios.

Como organizar o Gmail para vendas?

Crie uma etiqueta por fase, com um número à frente para ficarem ordenadas, e aplique exatamente uma etiqueta a cada conversa viva. Adie cada conversa para a data em que o passo seguinte é devido, para que a caixa de entrada seja a lista do que deve hoje. Filtre newsletters e notificações para fora da caixa, de modo que o que fica sejam conversas com pessoas reais.

Que limites tem usar o Gmail como CRM?

Quatro, e a configuração não remove nenhum. As conversas não são visíveis para os colegas, por isso o estado de um negócio vive na caixa de uma pessoa. Não há relatórios de valor nem de taxa de fecho. Um cliente é mais do que uma conversa e o Gmail só consegue guardar a conversa. E quando alguém sai, o pipeline sai com essa pessoa.

Quando se deve passar do Gmail para um CRM?

Quando qualquer uma destas for verdade: uma segunda pessoa precisa do estado dos negócios sem lhe perguntar, não conseguiu responder pelas etiquetas a uma pergunta sobre o pipeline, perdeu-se um negócio porque a conversa ficou enterrada, ou mantém uma folha de cálculo ao lado do Gmail para os valores. A folha é o sinal mais claro, porque significa que a montagem só de correio já deixou de chegar.

Perde-se o histórico de email ao passar para um CRM?

Não, se ligar a caixa em vez de tentar migrar as mensagens. A maioria dos CRM sincroniza o correio e anexa as conversas aos contactos com que coincidem, incluindo uma janela de histórico passado. O que move à mão é a estrutura que nunca esteve no Gmail: negócios abertos, o seu valor, a sua fase e o passo seguinte de cada um.

Uma extensão de CRM para Gmail é o mesmo que um CRM?

Uma extensão acrescenta estrutura de pipeline dentro da interface do Gmail, o que resolve o problema do registo e parte do dos relatórios. O que normalmente não resolve é a visibilidade partilhada numa equipa, porque os dados costumam ficar presos a caixas individuais. Verifique essa pergunta concreta antes de escolher uma, já que é o limite que empurrou a maioria das pessoas para fora do Gmail.