O que acontece ao email quando alguém sai da equipa

Quando um colega sai acontecem três coisas, e confundem-se umas com as outras. A sincronização para. O histórico já sincronizado normalmente fica. E a decisão sobre quem o pode ler agora cai em quem tiver a consola de administração nessa semana.

Só a primeira é técnica.

O que acontece à sincronização quando a conta é desativada?

Desative a conta e a ligação parte-se em horas, porque o token deixa de ser válido. A partir daí não chega nada de novo. O que isso não faz é remover seja o que for. As mensagens já anexadas a contactos e negócios são agora registos do CRM, e comportam-se como todos os outros: ficam até alguém as apagar. O mesmo aplica-se ao que o rastreio registou enquanto essa pessoa enviava: as aberturas ficam na ficha e não na pessoa.

Isso costuma ser o correto. Uma conversa com um cliente é informação da empresa, e perder os últimos seis meses porque saiu quem a escreveu é pior resultado do que a alternativa.

Quem a pode ler agora?

É aqui que as pessoas se surpreendem. Essas mensagens estão visíveis para qualquer pessoa com acesso ao registo, muitas vezes toda a equipa, e já estavam antes de alguém sair. Portanto a pergunta não é "guardamos isto", é "isto alguma vez foi para ser visto pela equipa". Se quem saiu usou a caixa para algo pessoal, parte disso está agora em registos partilhados sem forma óbvia de o encontrar. Procurar na lista de atividade os seus correspondentes pessoais é a única limpeza prática, e é bem mais fácil antes de desativar a conta.

É o argumento mais forte a favor de manter o correio pessoal fora da sincronização, e a saída de alguém é quando chega a fatura de não o ter feito.

A caixa e o CRM são a mesma decisão?

Manter uma caixa aberta para reencaminhar é uma decisão de correio. Conservar os registos do CRM é uma decisão de dados. Têm responsáveis diferentes, custos diferentes e muitas vezes base legal diferente na UE e no Reino Unido. Decida-as em separado e escreva ambas. Em várias jurisdições a caixa de uma pessoa que saiu tem obrigações de conservação próprias, o que convém verificar bem em vez de assumir.

A primeira semana

Reatribua os registos antes de desativar a conta. Os contactos, os negócios abertos e qualquer empresa onde constasse como responsável: as empresas precisam de responsável mesmo quando os contactos individuais são repartidos por várias pessoas.

Depois marque uma data de fim para o histórico de correio em vez de o deixar para sempre, como parte das suas regras de conservação.

Perguntas frequentes

O que acontece aos emails sincronizados quando alguém sai?

A sincronização para poucas horas depois de a caixa ser desativada, porque o token da ligação deixa de ser válido. As mensagens já sincronizadas continuam no CRM como registos normais e ficam até alguém as apagar. Costuma ser o resultado certo, já que uma conversa com um cliente é informação da empresa e não propriedade pessoal.

Os colegas continuam a poder ler os emails de quem saiu?

Sim, qualquer pessoa com acesso ao registo de contacto ou negócio consegue ler as mensagens anexadas, e isso já era verdade enquanto essa pessoa lá trabalhava. Desativar a conta não muda nada quanto à visibilidade. Se houve correspondência pessoal sincronizada, está agora em registos partilhados, e encontrá-la é bem mais fácil antes de fechar a conta.

Deve apagar os emails de um antigo colaborador?

Não por omissão, porque as conversas com clientes são registos de negócio e apagá-las destrói o contexto de que a pessoa seguinte precisa. O que deve fazer é decidir um período de conservação em vez de os guardar para sempre, e em separado remover o que for pessoal e tenha sincronizado por engano. São dois trabalhos com duas justificações.

É preciso manter a caixa aberta depois de alguém sair?

Essa é uma decisão de correio e não de CRM, e as duas confundem-se. O CRM guarda a sua própria cópia de tudo o que sincronizou, por isso fechar a caixa não remove esses registos. Se convém manter a caixa depende das necessidades de reencaminhamento e, em várias jurisdições, de obrigações de conservação que convém verificar bem.

O que fazer no CRM antes de desativar uma conta?

Reatribuir primeiro, desativar depois. Mova os contactos, os negócios abertos e qualquer empresa onde constasse como responsável para quem assume. Fazê-lo pela ordem inversa deixa registos a apontar para um utilizador desativado, coisa que algumas ferramentas escondem por completo das vistas, e o trabalho desaparece em silêncio em vez de mudar de mãos.

Como remover emails pessoais que sincronizaram?

Procure na lista de atividade do CRM os correspondentes e domínios pessoais conhecidos, em vez de tentar ler tudo. Apague essas entradas e, se as regras de exclusão nunca foram configuradas, acrescente-as agora para que não aconteça o mesmo com a próxima pessoa. É muito mais fácil enquanto a conta ainda existe para pesquisar contra ela.