CRM com sincronização de email para pequenas empresas

Todos os CRM listam a sincronização de email como funcionalidade e nenhum quer dizer o mesmo com isso. As diferenças só aparecem depois de ter importado os contactos, que é o momento caro para as descobrir.

Quatro perguntas resolvem isto em cerca de dez minutos.

Sincroniza nos dois sentidos ou só de entrada?

Bidirecional significa que o correio que envia do seu próprio programa também aparece no registo. Unidirecional significa que só aparecem as respostas, e tudo o que envia da sua aplicação é invisível a não ser que se lembre de pôr um endereço em cópia.

Unidirecional fica bem numa demonstração e falha na prática, porque a metade da conversa que escreveu é a metade que um colega precisa de ler. A sincronização também parte do princípio de que a conversa é uma só, o que é uma razão para responder na que já existe.

Até onde alcança para trás?

Algumas ferramentas preenchem meses de histórico ao ligar. Outras começam no momento em que liga e nunca olham para trás. Isto decide se o seu CRM é útil no primeiro dia ou daqui a três meses, e é a pergunta que mais provavelmente falta numa página de funcionalidades. Faça-a diretamente.

O que controla o que sincroniza?

A predefinição segura é uma lista de domínios de cliente permitidos. A predefinição habitual é tudo exceto o que deixar de fora. A diferença pesa mais do que parece, porque uma lista de exclusões só bloqueia aquilo de que alguém se lembrou, e o dia em que conta é o dia em que o contabilista de alguém também está no CRM. Manter o correio pessoal de fora é muito mais fácil de configurar antes da primeira sincronização do que depois.

Consegue ligar uma caixa partilhada?

Muitas pequenas empresas funcionam com ola@ ou info@, e vários CRM só sincronizam caixas pessoais. Se as suas conversas com clientes chegam a um endereço partilhado e a ferramenta não o consegue ligar, a sincronização vai parecer avariada para sempre enquanto funciona exatamente como foi desenhada.

Como é que testa antes de comprar?

Ligue uma caixa numa versão de teste e envie a si próprio uma conversa real a partir de um endereço real de cliente. Depois verifique três coisas: se a mensagem que enviou apareceu, se a resposta ficou anexada ao mesmo registo, e até onde chegou o histórico.

Esse teste demora vinte minutos e responde mais do que qualquer tabela comparativa. Se ainda conduz o processo a partir da caixa de entrada, a montagem no Gmail é um sítio razoável para ficar até uma dessas respostas contar. E note que a sincronização é um mecanismo diferente do rastreio de aberturas e cliques, que é outra funcionalidade e falha por outros motivos.

Perguntas frequentes

O que procurar num CRM com sincronização de email?

Quatro coisas: se sincroniza nos dois sentidos ou só de entrada, até onde preenche ao ligar, se consegue restringir a sincronização a uma lista de domínios de cliente permitidos, e se consegue ligar uma caixa partilhada além das pessoais. A última apanha muitas pequenas empresas, porque o correio de clientes chega muitas vezes a um endereço partilhado.

A sincronização num sentido chega para uma equipa pequena?

Raramente. Capta só o que chega, por isso a metade da conversa que escreveu fica de fora, e é normalmente essa a metade de que um colega precisa quando pega no cliente. Demonstra bem e desilude no uso. Lembrar-se de pôr um endereço em cópia em cada mensagem enviada não é um sistema, é uma tarefa que alguém vai falhar numa quinta-feira ocupada.

A sincronização inclui emails antigos?

Depende inteiramente da ferramenta. Algumas preenchem vários meses de histórico quando uma caixa é ligada pela primeira vez; outras começam nesse momento e nunca alcançam para trás. Pergunte diretamente em vez de assumir, porque isto decide se o CRM é útil no primeiro dia ou só depois de meses de conversas novas se acumularem.

Um CRM consegue sincronizar uma caixa partilhada?

Alguns conseguem e muitos não, e as páginas de funcionalidades raramente dizem quais. Se o correio de clientes chega a um endereço como ola@ em vez de a uma caixa pessoal, é esta a pergunta que decide se a ferramenta lhe serve sequer. Teste numa versão de avaliação em vez de confiar na página comercial.

É seguro sincronizar uma caixa de trabalho com um CRM?

É, desde que decida o que sincroniza antes de ligar e não depois. A configuração mais segura é uma lista de domínios de cliente permitidos, para que nada mais entre alguma vez no âmbito. Uma lista de exclusões também serve mas só bloqueia aquilo de que alguém se lembrou, o que é uma garantia mais fraca do que parece.

Como testar a sincronização de email antes de comprar?

Ligue uma caixa numa versão de teste e troque uma conversa real com um endereço real de cliente. Depois verifique se a mensagem que enviou apareceu, se a resposta ficou anexada ao mesmo registo, e quanto histórico veio. Vinte minutos disso respondem mais do que qualquer comparação de funcionalidades. Use um endereço real de cliente e não uma segunda conta sua, porque o seu próprio domínio comporta-se muitas vezes de forma diferente nas regras de correspondência.