Como configurar um CRM no primeiro dia

O primeiro dia não é para construir o sistema completo. É para chegar à versão mais pequena que lhe diz algo verdadeiro, porque um CRM que ninguém abre na primeira semana é um CRM que ninguém abre ao sexto mês.

Quatro coisas. Tudo o resto espera.

Que contactos é que deve importar?

Traga as pessoas com quem trabalha mesmo: quem tenha trocado correio consigo no último ano, mais as empresas associadas. Resista a importar a agenda inteira. Um sistema que abre sobre quatro mil contactos que não reconhece lê-se como os dados de outra pessoa, e ninguém mantém os dados de outra pessoa.

Pode sempre acrescentar mais depois. Retirá-los quando já há relatórios montados custa mais.

Quantos campos é que precisa no primeiro dia?

Todos os CRM vêm com dezenas e deixam inventar mais. No primeiro dia precisa de um passo seguinte, uma data para ele e um valor no negócio. Isso chega para responder às duas perguntas para que um pipeline existe: o que está para hoje e quanto vale isto se entrar. Acrescente campos quando tiver sentido falta de um duas vezes, não por antecipação. Os dois primeiros são também um sistema de seguimento completo, que é o que falta mesmo à maioria das equipas pequenas.

A versão de trinta campos é uma forma comum de isto correr mal. Cada campo vazio é uma pequena acusação, e um registo coberto deles deixa de parecer digno de ser atualizado. Três campos chegam também para ler a atividade sem contar pessoas.

O que é que faz antes de configurar as fases?

Não na ferramenta. Numa página, por palavras. Nomeie cada fase e o facto que tem de ser verdade para entrar nela. "Proposta" não é uma fase até alguém conseguir dizer o que prova que um negócio está nela. Decidir o que significa uma fase é todo este trabalho, e é a parte que uma ferramenta não pode fazer por si.

Cinco fases chegam e sobram. Sete são normalmente duas opiniões que ninguém resolveu. Fases escritas assim são também o que torna possível mais tarde um total de pipeline em que confie.

Que vista guardada deve montar?

Negócios abertos cuja data do passo seguinte seja hoje ou anterior, do mais antigo para o mais recente.

Essa vista é o motivo para abrir o CRM amanhã. Sem ela tem um arquivador, e um arquivador atualiza-se quando alguém se lembra.

O que é que espera pela semana dois?

Relatórios, automatismos, pipelines à medida, modelos de email, integrações. Tudo isso se decide melhor quando tiver duas semanas de registos reais para olhar. O prazo realista são dias e não horas assim que conta decidir campos e importar, e sabê-lo à partida evita a desilusão do primeiro dia que mata a adoção. Depois começa o problema difícil: levar a equipa a usá-lo não é uma questão de configuração.

Perguntas frequentes

O que configurar num CRM no primeiro dia?

Quatro coisas: importar os contactos com quem trabalha mesmo, acrescentar três campos (passo seguinte, data do passo seguinte e valor), escrever as suas fases por palavras antes de as configurar, e montar uma vista guardada do que está para hoje. Tudo o resto, relatórios e automatismos incluídos, decide-se melhor após duas semanas de registos reais.

Quantos campos precisa um CRM para começar?

Três no negócio chegam: um passo seguinte escrito como ação, uma data para esse passo e um valor. Acrescente mais só depois de ter sentido falta de um duas vezes, nunca por antecipação. Um registo coberto de campos vazios deixa de parecer digno de ser atualizado, e essa é uma forma comum de um CRM novo ser abandonado em silêncio.

Deve importar todos os contactos para um CRM novo?

Não. Importe as pessoas com quem trocou correio no último ano e as empresas associadas. Um sistema que abre sobre milhares de contactos irreconhecíveis lê-se como os dados de outra pessoa, e isso ninguém mantém. Acrescentar mais depois é fácil; retirá-los quando os relatórios já dependem deles não é, porque cada remoção muda um número que alguém já citou.

Quantas fases deve ter uma equipa pequena?

Cerca de cinco, e cada uma precisa de um facto que tenha de ser verdade para entrar. Se der por si com sete, duas são normalmente a mesma fase descrita por duas pessoas que não chegaram a acordo. Escreva as condições de entrada numa página antes de configurar seja o que for, porque essa página decide se os dados significam alguma coisa.

Consegue terminar a configuração de um CRM no primeiro dia?

A configuração sim: criar os campos e as fases é o trabalho de uma tarde. O que leva dias é decidir quais devem ser, acordá-los com as pessoas que os vão usar e importar contactos em que confia. Planeie as decisões, não os cliques.

O que não fazer ao configurar um CRM?

Não monte relatórios antes de ter dados, não crie campos de que não tenha precisado duas vezes, e não configure fases que não tenha escrito antes por palavras. Cada uma dessas coisas parece progresso no primeiro dia e produz um sistema com a forma de suposições em vez da forma daquilo que a sua equipa faz.