Quanto tempo demora implementar um CRM

Um CRM utilizável para uma equipa pequena configura-se numa tarde. O que demora é tudo o resto: limpar os dados que vai importar, chegar a acordo sobre o que significam os campos e mudar a forma de trabalhar. As equipas que descrevem uma implementação de meses quase nunca estão a descrever a configuração. Estão a descrever decisões que ninguém tomou antes de começar.

A parte de uma tarde

Criar a conta, adicionar as pessoas, definir uns quantos campos e montar um pipeline é genuinamente rápido em qualquer ferramenta moderna. Se não for, a ferramenta destina-se a uma organização maior do que a sua.

Resista a configurar mais do que o necessário no primeiro dia. Cada campo que acrescenta é um campo que alguém tem de preencher, e os campos por usar são a principal razão para um CRM acabar a parecer burocracia.

A parte que demora mesmo

A importação é onde se vão os dias, e quase tudo acontece na folha de cálculo e não no CRM. Desduplicar, uniformizar formatos e escolher uma chave de correspondência é trabalho que tem de acontecer algures, e fazê-lo antes de importar sai bastante mais barato do que depois.

Chegar a acordo sobre o que os campos significam demora mais do que criá-los. Duas pessoas com definições diferentes de contacto qualificado produzem uma base que não se consegue filtrar, e nenhuma configuração resolve isso.

Os hábitos são a parte lenta

O sistema está implementado quando as pessoas o usam, não quando está configurado. Isso são semanas e não horas, e é aí que está quase todo o risco. Se o usam é sobretudo uma questão de desenho e não de disciplina, e decide-se pela quantidade de coisas que o sistema pede.

Comece por um fluxo em vez de todos. Uma equipa que regista os negócios de forma fiável está melhor do que outra que regista a meio negócios, contactos, atividades e tarefas, porque um registo parcial de tudo vale menos do que um completo de uma coisa.

Uma sequência realista

Configure numa tarde. Importe numa semana, quando os dados estiverem limpos. Conte com um mês até o pipeline refletir a realidade, e escolha as fases e os seus critérios de saída antes desse mês e não durante. Acrescente campos só quando uma decisão precisar deles e reveja ao trimestre, com uma primeira passagem de limpeza.

Perguntas frequentes

Quanto tempo demora implementar um CRM?

A configuração em si demora uma tarde para uma equipa pequena: contas, uns campos e um pipeline. O que alonga o prazo é a importação de dados e a mudança de hábitos, que costuma ir a semanas. As implementações descritas como demorando meses costumam descrever decisões que nunca foram tomadas e não software lento de configurar.

O que demora mais numa implementação?

Conseguir que as pessoas o usem de forma consistente. A configuração são horas, a importação são dias se a folha estiver limpa, mas a mudança de hábito são semanas e é aí que está o risco. Começar por um fluxo que todos completem funciona melhor do que ativar tudo, porque um registo parcial de quatro coisas vale menos.

Importa-se tudo no primeiro dia?

Não. Importe quando os dados estiverem limpos, o que normalmente significa uma passagem à parte para retirar duplicados, uniformizar datas e telefones e escolher um campo que identifique cada ficha. Importar uma folha desarrumada transfere a desarrumação para um sítio onde corrigi-la significa juntar fichas em vez de apagar linhas, o que é bem mais lento.

Com quantos campos se começa?

Com os mínimos que consiga filtrar. Cada campo é algo que alguém tem de preencher, e os campos por usar são a principal razão para um CRM começar a parecer papelada. Acrescente um campo quando uma decisão depender dele, não porque a opção existe ou porque um modelo o sugeriu. Retirá-los depois custa mais.

Quando está a implementação realmente terminada?

Quando o pipeline reflete a realidade sem ser preciso lembrar ninguém, o que costuma ser ao fim de um mês. Terminar a configuração e terminar a implementação são acontecimentos diferentes, e confundi-los é a razão pela qual se dão por fechadas enquanto os dados continuam pouco fiáveis. Reveja ao trimestre.