Quanto tempo demora implementar um CRM

Um CRM utilizável para uma equipa pequena configura-se numa tarde. Essa tarde, contada passo a passo a partir de uma folha de cálculo, está escrita à parte. O que demora é tudo o resto: limpar os dados que vai importar, chegar a acordo sobre o que significam os campos e mudar a forma de trabalhar. As equipas que descrevem uma implementação de meses quase nunca estão a descrever a configuração. Estão a descrever decisões que ninguém tomou antes de começar.

O que se consegue terminar numa tarde?

Criar a conta, adicionar as pessoas, definir uns quantos campos e montar um pipeline é genuinamente rápido em qualquer ferramenta moderna. Se não for, a ferramenta destina-se a uma organização maior do que a sua. Resista a configurar mais do que o necessário no primeiro dia. Cada campo que acrescenta é um campo que alguém tem de preencher, e os campos por usar são uma razão frequente para um CRM acabar a parecer burocracia.

A parte que demora mesmo

A importação é onde se vão os dias, e quase tudo acontece na folha de cálculo e não no CRM. Desduplicar, uniformizar formatos e escolher uma chave de correspondência é trabalho que tem de acontecer algures, e fazê-lo antes de importar sai bastante mais barato do que depois.

Chegar a acordo sobre o que os campos significam demora mais do que criá-los. Duas pessoas com definições diferentes de contacto qualificado produzem uma base que não se consegue filtrar, e nenhuma configuração resolve isso.

Os hábitos são a parte lenta

O sistema está implementado quando as pessoas o usam, não quando está configurado. Isso são semanas e não horas, e é aí que está quase todo o risco. Se o usam é sobretudo uma questão de desenho e não de disciplina, e decide-se pela quantidade de coisas que o sistema pede.

Comece por um fluxo em vez de todos. Uma equipa que regista os negócios de forma fiável está melhor do que outra que regista a meio negócios, contactos, atividades e tarefas, porque um registo parcial de tudo vale menos do que um completo de uma coisa.

Como é uma sequência realista?

Configure numa tarde. Importe numa semana, quando os dados estiverem limpos. Conte com um mês até o pipeline refletir a realidade, e escolha as fases e os seus critérios de saída antes desse mês e não durante. Acrescente campos só quando uma decisão precisar deles e reveja ao trimestre, com uma primeira passagem de limpeza.

Perguntas frequentes

Quanto tempo demora implementar um CRM?

A configuração em si demora uma tarde para uma equipa pequena: contas, uns campos e um pipeline. O que alonga o prazo é a importação de dados e a mudança de hábitos, que costuma ir a semanas. As implementações descritas como demorando meses costumam descrever decisões que nunca foram tomadas e não software lento de configurar.

O que demora mais numa implementação?

Conseguir que as pessoas o usem de forma consistente. A configuração são horas, a importação são dias se a folha estiver limpa, mas a mudança de hábito são semanas e é aí que está o risco. Começar por um fluxo que todos completem funciona melhor do que ativar tudo, porque um registo parcial de quatro coisas vale menos.

Importa-se tudo no primeiro dia?

Não. Importe quando os dados estiverem limpos, o que normalmente significa uma passagem à parte para retirar duplicados, uniformizar datas e telefones e escolher um campo que identifique cada ficha. Importar uma folha desarrumada transfere a desarrumação para um sítio onde corrigi-la significa juntar fichas em vez de apagar linhas, o que é bem mais lento.

Com quantos campos se começa?

Com os mínimos que consiga filtrar. Cada campo é algo que alguém tem de preencher, e os campos por usar são uma razão frequente para um CRM começar a parecer papelada. Acrescente um campo quando uma decisão depender dele, não porque a opção existe ou porque um modelo o sugeriu. Retirá-los depois custa mais.

Quando está a implementação realmente terminada?

Quando o pipeline reflete a realidade sem ser preciso lembrar ninguém, o que costuma ser ao fim de um mês. Terminar a configuração e terminar a implementação são acontecimentos diferentes, e confundi-los é a razão pela qual se dão por fechadas enquanto os dados continuam pouco fiáveis. Reveja ao trimestre.