Wie viele Nachfass-Mails sollte man senden?

Zwei bis vier Nachfass-Mails sind der Bereich, in dem die meisten kleinen Teams landen, mit wachsenden Abständen und jede mit etwas, das die vorherige nicht hatte. Die Anzahl ist der Teil, nach dem alle fragen, und der unwichtigste Teil der Antwort. Ob eine Sequenz funktioniert, entscheidet sich daran, dass ihr Ende vorher feststeht, damit das Aufhören eine Regel ist und keine Stimmung.

Abstände statt Stapel

Ein brauchbares Muster sind wachsende Abstände: ein paar Tage, dann eine Woche, dann zwei. Frühe Nachrichten erreichen jemanden, der schlicht beschäftigt war. Späte erreichen jemanden, dessen Lage sich geändert hat.

Nachfassen im Zwei-Tages-Takt bewirkt das Gegenteil von Beharrlichkeit. Es zeigt, dass niemand die Antworten liest, weil es keine gibt, und macht aus einem Vielleicht ein Nein.

Jede Nachricht braucht einen Grund

"Ich melde mich nur kurz" ist kein Nachfassen. Es verlangt vom Leser die Erinnerungsarbeit, die eigentlich Ihre Mail leisten sollte.

Geben Sie jeder Nachricht eigenen Inhalt: ein passendes Beispiel, eine kürzere Fassung der Frage, die Antwort auf einen Einwand, den Ihr Gegenüber nicht geäußert hat, aber vermutlich hat. Fällt Ihnen nichts ein, ist das das Signal aufzuhören und nicht, trotzdem zu senden.

Schreiben Sie zuerst die Abbruchregel

Legen Sie Anzahl und Ausstieg fest, bevor die erste Mail hinausgeht. Sonst endet die Sequenz, wenn der Absender das Interesse verliert, was weder einheitlich noch irgendwo festgehalten ist.

Die letzte Nachricht sollte das Nein leicht machen. Eine kurze Notiz, die den Vorgang schließt, bei geänderten Umständen zu einer Antwort einlädt und dann aufhört, holt aus einer stummen Liste einige ehrliche Antworten heraus. Die sind mehr wert als ein weiterer Anstoß, weil sie erlauben, eine echte Entscheidung festzuhalten, statt den Vorgang offen zu lassen.

Danach handeln Sie

Eine Sequenz, die endet und im CRM nichts verändert, ist nicht beendet. Deaktivieren, markieren oder ein Wiedervorlagedatum setzen, aber irgendetwas, sonst bleibt der Kontakt für immer in einem Zustand, der "wir versuchen es vielleicht noch" bedeutet.

Das ist dieselbe Disziplin wie einen festgefahrenen Deal zu schließen: Der Wert liegt nicht in der Verfolgung, sondern darin, dass der Nachweis danach stimmt, und das hält Ihre Abschlussquote ehrlich.

Häufige Fragen

Wie viele Nachfass-Mails sollte man senden?

Zwei bis vier für die meisten kleinen Teams, mit wachsenden Abständen statt in festem Takt. Die Zahl zählt weniger als die Regel: Legen Sie Anzahl und Ausstieg fest, bevor die erste Nachricht hinausgeht. Eine Sequenz ohne geschriebenes Ende hört auf, wenn der Absender das Interesse verliert, was zwischen Personen schwankt und für niemanden nachvollziehbar ist.

Sollte der Abstand zwischen den Nachrichten immer gleich sein?

Vergrößern Sie den Abstand jedes Mal. Ein paar Tage nach der ersten Nachricht, etwa eine Woche nach der zweiten, zwei Wochen oder mehr danach. Frühes Nachfassen erreicht jemanden, der einfach beschäftigt war; spätes erreicht jemanden, dessen Umstände sich geändert haben. Nachrichten im Ein- oder Zwei-Tages-Takt lesen sich als Druck und beenden das Gespräch eher.

Was sollte in einer Nachfass-Mail stehen?

Etwas, das die vorherige Nachricht nicht enthielt: ein passendes Beispiel, eine kürzere Fassung der ursprünglichen Frage oder die Antwort auf den Einwand, den Ihr Gegenüber vermutlich hat. "Ich melde mich nur kurz" verlagert die Erinnerungsarbeit auf den Leser. Fällt Ihnen nichts Neues ein, ist das ein Signal aufzuhören statt trotzdem zu senden.

Wann sollte man aufhören?

Bei der Zahl, die Sie vor dem Start festgelegt haben, oder früher, wenn Sie nichts Neues beizutragen haben. Die letzte Nachricht sollte das Ablehnen leicht machen und den Vorgang ausdrücklich schließen. Diese Abschlussnotiz bringt aus einer sonst stummen Liste einige ehrliche Antworten, und ein klares Nein ist mehr wert als ein offener Datensatz.

Was passiert nach dem Ende der Sequenz?

Auf dem Datensatz muss sich etwas ändern. Deaktivieren Sie den Kontakt, halten Sie das Ergebnis fest oder setzen Sie ein Wiedervorlagedatum, aber lassen Sie ihn nicht unberührt. Ein unveränderter Datensatz bedeutet "wir versuchen es vielleicht noch", was nicht stimmt und still sowohl Ihre Pipeline als auch jede Zählung aktiver Kontakte verzerrt.