Was gehört in die erste Mail an einen Interessenten?

Eine erste Mail braucht vier Dinge: einen Grund, warum Sie genau diese Person anschreiben, eine Aussage, die sie überprüfen kann, eine Frage, die sich in einem Satz beantworten lässt, und eine bequeme Möglichkeit, abzulehnen. Die Länge ist nicht die Stellschraube, für die viele sie halten. Eine kurze Mail, die an tausend Menschen hätte gehen können, wirkt schlechter als eine etwas längere, die nur an diese eine Person passt.

Beginnen Sie mit dem Grund

Die erste Zeile ist die Stelle, an der die meisten Mails scheitern. "Ich hoffe, es geht Ihnen gut" sagt nichts und verbraucht den einzigen Satz, den Ihr Gegenüber sicher liest.

Setzen Sie stattdessen den Grund ein, warum diese Person auf Ihrer Liste steht: ein Rollenwechsel, eine Stellenanzeige, ein Werkzeug, das sie öffentlich erwähnt, eine Frage, die sie irgendwo gestellt hat. Wenn Sie keinen Grund benennen können, sagt das etwas über die Liste aus und nicht über Ihren Schreibstil.

Eine Aussage, kein Prospekt

Wählen Sie die eine Sache, die Ihrem Gegenüber wichtig wäre, wenn sie stimmt, und sagen Sie sie klar. Mehrere Aussagen erhöhen nicht die Trefferchance. Sie verteilen die Aufmerksamkeit und lassen die Nachricht nach Vorlage klingen.

Die Aussage muss überprüfbar sein. "Wir helfen Teams, effizienter zu arbeiten" lässt sich nicht widerlegen und liest sich deshalb als Rauschen. "Die meisten Teams, die wir sehen, führen ihre Pipeline in einer Tabelle und verlieren dabei das Nachfassen" kann man bestreiten, und genau das macht eine Antwort möglich.

Eine Frage, in einem Satz zu beantworten

Bitten Sie um eine Antwort, nicht um einen Termin. Ein Termin verlangt dreißig Minuten von jemandem, der Sie noch nicht kennt; eine Frage verlangt zehn Sekunden.

"Läuft das bei Ihnen heute über eine Tabelle?" beantwortet man mit ja oder nein. "Haben Sie Donnerstag eine halbe Stunde Zeit?" verlangt, den Kalender zu öffnen und zu entscheiden, was deutlich mehr ist, als es aussieht.

Lassen Sie einen Ausweg

Eine Zeile, die das Nein leicht macht, wirkt besser als eine, die es unangenehm macht. "Falls das nicht Ihr Bereich ist, brauchen Sie nicht zu antworten" nimmt die soziale Hürde und filtert Ihre Liste gleich mit. Kommt das Nachfassen, gehört es in diesen Verlauf und nicht in einen neuen.

Halten Sie fest, was Sie geschickt haben

Die Mail ist die halbe Arbeit. Was Sie senden, gehört auf den Datensatz, damit die nächste Person weiß, was passiert ist. Das ist dieselbe Disziplin wie eine Entscheidung zu einem stummen Kontakt festzuhalten, und sie unterscheidet ein Nachfassen von Raten, wenn ein Deal festhängt.

Häufige Fragen

Was gehört in die erste Mail an einen Interessenten?

Vier Dinge: ein Grund, warum Sie genau diese Person anschreiben, eine Aussage, der sie zustimmen oder widersprechen kann, eine Frage mit einer Antwort in einem Satz und eine ausdrückliche Möglichkeit abzulehnen. Alles darüber hinaus ist meist Füllmaterial. Prüfen Sie jeden Satz darauf, ob er unverändert an jemand anderen gehen könnte.

Wie lang sollte eine Kaltakquise-Mail sein?

Kurz genug, um sie auf dem Telefon ohne Scrollen zu lesen, praktisch also unter 120 Wörtern. Konkretheit zählt mehr als Länge: eine Mail mit 60 Wörtern, die an tausend Menschen passt, wirkt schlechter als eine mit 110, die nur an diesen Leser passt. Streichen Sie Sätze über Ihr Unternehmen statt über seine Lage.

Sollte man in der ersten Mail einen Termin vorschlagen?

Meistens nicht. Ein Termin verlangt eine halbe Stunde und eine Kalenderentscheidung von einer fremden Person; eine Frage verlangt zehn Sekunden und ein Ja oder Nein. Etwas zu fragen, das sich in einer Zeile beantworten lässt, erhöht die Antwortquote, und die Antwort brauchen Sie zuerst. Der Termin lässt sich danach leichter vorschlagen.

Was ist der häufigste Fehler?

Ein Einstieg, der an jeden hätte gehen können. Floskeln wie "Ich hoffe, es geht Ihnen gut" verbrauchen den einzigen sicher gelesenen Satz für nichts und signalisieren zugleich, dass die Nachricht aus einer Vorlage stammt. Der Einstieg sollte benennen, warum genau diese Person auf Ihrer Liste steht, denn dieser Grund ist das Einzige, was Ihre Mail vom Rest des Posteingangs unterscheidet und was eine Antwort überhaupt wahrscheinlich macht.

Gehören Links in eine erste Mail?

Höchstens einer, und nur wenn er beantwortet, was die Mail aufwirft. Mehrere Links lassen die Nachricht nach Werbung aussehen und verlangen mehr Entscheidungen, als der Leser treffen wollte. Wenn der Zweck der Mail eine Frage ist, lenkt ein Link vom Antworten ab, und die Antwort ist mehr wert als der Klick.