Wie viele Mailvorlagen braucht ein kleines Team?

Sechs Vorlagen decken den Vertriebsprozess der meisten kleinen Unternehmen ab. Teams, die dreißig anlegen, schreiben am Ende langsamer als Teams mit sechs, und das ist das Gegenteil dessen, wofür die Sammlung gedacht war.

Zählen Sie die Momente, nicht die Nachrichten

Das ist ein strengerer Test, als es klingt. Eine erste Kontaktmail besteht ihn, denn Sie senden viele und die Form ist stabil. Ein Anschreiben zum Angebot besteht ihn. Eine Nachricht, die Ihren Preis einer bestimmten Kundin mit einer bestimmten Einwendung erklärt, besteht ihn nicht, denn die Einwendung wechselt und die Vorlage gäbe Ihnen nur einen Absatz, den Sie ohnehin neu schreiben.

Gehen Sie einen Monat Ihres Ordners "Gesendet" durch und markieren Sie die Nachrichten, die Sie faktisch zweimal geschrieben haben. Diese Liste ist Ihre Vorlagensammlung, und sie ist meist kurz.

Die sechs, die sich lohnen

Eine erste Kontaktnachricht. Eine Antwort auf eine eingehende Anfrage, die eine andere Nachricht ist als die Kontaktaufnahme und oft fehlt. Ein Nachfassen, das etwas Neues mitbringt. Ein Anschreiben zum Angebot. Ein höflicher Abschluss für Deals, die still geworden sind. Und eine Nachricht zu den nächsten Schritten nach einem Ja. Die erste davon hat die festeste Form, und was hineingehört, ist jedes Mal dasselbe.

Hat Ihr Prozess einen eigenen Moment, der nicht auf der Liste steht, nehmen Sie ihn auf. Feuert eine davon zweimal im Jahr, bauen Sie sie nicht.

Warum eine größere Sammlung langsamer ist

Die richtige Vorlage unter dreißig zu finden dauert länger, als vier Sätze zu schreiben. Niemand pflegt dreißig, also veralten die meisten allmählich und das Team traut keiner mehr. Und eine große Sammlung verleitet dazu, die fast passende zu senden, was schlechter ist als eine kurze, jetzt geschriebene Nachricht, denn die lesende Person spürt die Nähte.

Es gibt einen vierten Effekt, der im Team schwerer wiegt. Bei einer kleinen Sammlung kennen alle jede und bessern nach, wenn eine nicht mehr trägt. Bei einer großen nutzt jede Person ihre eigenen drei, und der Rest verrottet.

Was hineingehört und was leer bleibt

Schreiben Sie die Struktur, den Schluss und jede Erklärung, die Sie sich wiederholen hören. Lassen Sie dann eine Lücke, die mit etwas gefüllt werden muss, das genau zu dieser Person gehört, und markieren Sie sie so, dass sie nicht ungefüllt versendet werden kann. Diese Lücke ist es, die eine Vorlage davon abhält, automatisch zu klingen.

Diese Lücke verhindert, dass die Nachricht wie ein Rundschreiben klingt. Sie ist auch das, was ausgelassen wird, wenn die Sammlung groß und der Tag voll ist, und das ist ein weiteres Argument für sechs.

Wann eine ausgemustert wird

Das stärkste Signal zum Umschreiben ist eine Vorlage, deren Antworten versiegt sind. Bringt die Abschlussnachricht keine Antworten mehr, liegt es an der Nachricht und nicht an den Empfangenden, und Kontakte, die nie antworten, verdienen einen ehrlichen Versuch mit anderen Worten, bevor Sie sie deaktivieren. Vorlagen für die frühen Phasen prüfen Sie außerdem gegen das, was Qualifizierung eigentlich feststellen soll, denn eine Vorlage, die um ein Treffen bittet, bevor sie es verdient hat, bleibt schwach, wie auch immer sie formuliert ist.

Häufige Fragen

Wie viele Mailvorlagen braucht ein kleines Unternehmen?

Etwa sechs in den meisten Fällen: eine erste Kontaktaufnahme, eine Antwort auf eingehende Anfragen, ein Nachfassen, ein Anschreiben zum Angebot, ein Abschluss für still gewordene Deals und eine Nachricht zu den nächsten Schritten nach einem Ja. Die richtige Zahl folgt daraus, wie viele wirklich wiederkehrende Momente Ihr Prozess hat, und die meisten Prozesse haben davon weniger, als man beim Anlegen der Sammlung annimmt.

Welche Vertriebsvorlagen sollte man haben?

Beginnen Sie mit den Momenten, die Sie mehr als einmal im Monat bearbeiten und bei denen die Form der Nachricht zwischen Kundinnen gleich bleibt. Kontaktaufnahme, Antworten auf Anfragen, Nachfassen, Angebotsanschreiben, Abschlüsse und der Start nach dem Ja decken das meiste ab. Lassen Sie alles aus, dessen Inhalt mit der Kundin wechselt, etwa die Behandlung von Einwendungen.

Bremsen zu viele Vorlagen?

Ja, auf drei Weisen, die sich summieren. Die richtige in einer langen Liste zu finden dauert länger, als eine kurze Nachricht zu schreiben. Eine große Sammlung veraltet, weil niemand sie vollständig pflegt. Und eine verfügbare Fast-Passende verleitet dazu, sie zu senden, statt etwas Passendes zu schreiben, was die lesende Person bemerkt.

Was gehört in eine Mailvorlage?

Die wiederholbare Struktur, der Schluss und jede Erklärung, die Sie immer wieder schreiben. Dazu eine deutlich markierte Lücke, die mit etwas gefüllt werden muss, das zur empfangenden Person gehört. Diese Lücke verhindert, dass die Nachricht wie ein Rundschreiben liest, also markieren Sie sie so auffällig, dass die Nachricht nicht leer versendet werden kann.

Wie oft sollte man Vorlagen aktualisieren?

Sehen Sie sie zweimal im Jahr durch und löschen Sie Ungenutztes, denn eine ungenutzte Vorlage verlängert die Liste weiterhin und verlangsamt das Finden der richtigen. Schreiben Sie früher um, wenn die Antworten auf eine bestimmte Vorlage versiegen, denn ein Rückgang der Rückmeldungen zeigt auf die Nachricht und nicht auf die Menschen, die sie erhalten.

Sollte jede Person eigene Vorlagen haben?

Ein gemeinsamer Satz trägt in einem kleinen Team besser. Wenn alle dieselben sechs nutzen, werden sie nachgebessert, sobald eine nicht mehr trägt, weil es mehreren auffällt. Persönliche Sammlungen driften auseinander, veralten im Stillen und machen es unmöglich zu erkennen, ob eine Veränderung der Antwortquote von der Nachricht kam oder von der sendenden Person.