Mailvorlagen, die nicht automatisch klingen

Lesende Menschen haben nichts gegen Vorlagen. Jede Nachricht, die Sie je von einer Person bekommen haben, die Sie mögen, war auf einer Form gebaut, die diese Person wiederverwendet, und es hat niemanden gestört.

Wogegen sie etwas haben, ist eine Nachricht, die an jede beliebige Person hätte gehen können. Das ist eine andere Eigenschaft, und sie lässt sich beheben, ohne Vorlagen aufzugeben oder jede Mail neu zu schreiben. Die Sammlung sollte bei etwa sechs Vorlagen bleiben.

Anzeichen eins: die Begrüßung, die auf alle passt

"Ich hoffe, es geht Ihnen gut." "Ich hoffe, Sie haben eine gute Woche." "Ich hoffe, bei Ihnen ist viel los."

Ersetzen Sie die Begrüßung durch den Grund, warum Sie schreiben. Ein Rollenwechsel, eine Stellenausschreibung, eine öffentlich gestellte Frage, ein Projekt, das Sie gesehen haben. Können Sie keinen Grund nennen, sollten Sie das wissen, bevor Sie überhaupt etwas senden.

Anzeichen zwei: die Behauptung, die nicht verdient wurde

Tauschen Sie die Behauptung gegen eine Beobachtung, der man widersprechen kann. "Die meisten Agenturen, die wir sehen, führen ihre laufenden Verträge in einer Tabelle und übersehen das Verlängerungsdatum" ist ein Satz, dem man zustimmen oder widersprechen kann, und genau das macht eine Antwort möglich.

Anzeichen drei: der gleichförmige Rhythmus

Wenn jeder Satz einer Nachricht ungefähr gleich lang ist und jeder Absatz ungefähr gleich viele Sätze hat, liest sich der Text als erzeugt, selbst wenn jeder einzelne Satz in Ordnung ist. Menschliches Schreiben ist ungleichmäßig. Es stellt einen Dreiwortsatz neben einen mit fünfundzwanzig Wörtern.

Die Variable muss echt sein

Eine echte Variable ist etwas, dessen Suche eine Minute gekostet hat und das nur auf diese eine Person zutrifft. Der Name ihres Produkts. Eine Zahl von ihrer eigenen Website. Das Konkrete, das sie letzte Woche veröffentlicht hat.

Bauen Sie die Vorlage aus einer Nachricht, die getragen hat

Suchen Sie eine im Ordner "Gesendet". Löschen Sie, was zu jener empfangenden Person gehörte, und markieren Sie die Lücken. Was bleibt, ist eine Form, die bereits an einem Menschen erprobt wurde, und das kann keine auf leerem Blatt geschriebene Vorlage von sich behaupten.

Schreiben Sie jedes Mal einen Satz neu

Das ist eine kleine Disziplin mit großer Wirkung, und sie fällt als Erstes weg, wenn die Sammlung wächst oder der Tag kurz wird. Die Sammlung klein zu halten gehört dazu, sie zu schützen. Wenn Sie wiederholt an dieselben Kunden schreiben, macht der Aufbau Ihrer Datensätze entlang der Kunden statt einzelner Verkäufe das Finden dieses neuen Satzes erheblich schneller, denn die Historie liegt an einem Ort.

Laut lesen, bevor es rausgeht

Alles, was Sie der Person nicht ins Gesicht sagen würden, fällt sofort auf. Das geschäftliche Räuspern, die unverdiente Behauptung, die Begrüßung: Alles klingt gesprochen falsch, während es auf dem Bildschirm stumm durchgeht.

Übersteht eine Vorlage das laute Lesen und bekommt trotzdem keine Antworten, liegt es nicht an der Formulierung. Kontakte, die überhaupt nie antworten, brauchen eine Entscheidung über die Liste und nicht eine weitere Überarbeitung.

Häufige Fragen

Wie sorgt man dafür, dass eine Mailvorlage nicht automatisch klingt?

Streichen Sie die allgemeine Begrüßung und setzen Sie den Grund ein, warum Sie dieser Person schreiben. Tauschen Sie unwiderlegbare Behauptungen gegen eine Beobachtung, der man widersprechen kann. Brechen Sie dann den gleichförmigen Rhythmus, indem Sie einen sehr kurzen Satz an eine unerwartete Stelle setzen. Diese drei Änderungen beheben das meiste, ohne dass Sie Vorlagen aufgeben.

Woran erkennt man, dass eine Mail eine Vorlage ist?

Vor allem an drei Dingen. Eine Anfangszeile, die auf jede empfangende Person passen würde, etwa die Hoffnung, dass es gut geht. Eine Behauptung, der niemand widersprechen könnte, etwa Unternehmen wie ihrem beim Wachsen zu helfen. Und ein gleichförmiger Rhythmus, in dem alle Sätze und Absätze ungefähr gleich lang sind, was als erzeugt liest, auch wenn jeder Satz für sich in Ordnung ist.

Zählt ein Vorname als Personalisierung?

Nein. Platzhalterfelder sind seit Jahrzehnten Standard in Massenversandwerkzeugen, und Lesende erkennen sie sofort. Echte Personalisierung ist ein konkretes Detail, dessen Suche eine Minute gekostet hat und das nur auf diese eine Person zutrifft: der Name ihres Produkts, etwas Veröffentlichtes, eine Zahl von ihrer Website. Eines davon wirkt stärker als fünf Platzhalter.

Wie schreibt man eine gute Vertriebsvorlage?

Gewinnen Sie sie aus einer echten Nachricht, die eine echte Antwort bekommen hat, statt sie auf leerem Blatt zu schreiben. Löschen Sie, was zu jener empfangenden Person gehörte, markieren Sie die Lücken deutlich und behalten Sie die Struktur, die an einem Menschen schon getragen hat. Lassen Sie mindestens einen Satz, der jedes Mal neu geschrieben werden muss.

Warum werden Vorlagenmails ignoriert?

Meist weil die Nachricht an jede beliebige Person hätte gehen können, was der lesenden Person sagt, dass vor der Bitte um ihre Zeit keine investiert wurde. Nicht die wiederverwendete Struktur verursacht das. Eine Nachricht auf wiederverwendeter Form mit einer wirklich konkreten Beobachtung wirkt ganz anders als dieselbe Form mit einem Platzhalter darin.

Wie prüft man, ob eine Mail automatisch klingt?

Lesen Sie sie vor dem Senden laut. Alles, was Sie der Person nicht ins Gesicht sagen würden, ist sofort hörbar, und geschäftliche Formeln, die auf dem Bildschirm stumm durchgehen, klingen gesprochen falsch. Es dauert etwa fünfzehn Sekunden und findet mehr als jede Prüfliste. Übersteht eine Nachricht das und bekommt trotzdem keine Antworten, sehen Sie sich die Liste an statt die Formulierung.