Como fazer uma reunião de pipeline semanal
Vinte minutos para uma equipa pequena, e a duração é dada pela ordem de trabalhos, não pelo pipeline. O que olhar, por que ordem, e os três hábitos que transformam a revisão numa reunião de ponto de situação.
Syncek Team · Biblioteca de referência de CRM
/ 4 min de leitura / Art. #79
Vinte minutos, todas as semanas, para uma equipa de dois ou três, em quatro blocos: um minuto para os três números, dez para os negócios sem passo seguinte, cinco para os que mexeram a data de fecho e quatro para o que alguém quiser levantar. Se a sua dura uma hora, a duração não vem do número de negócios. Vem de uma ordem de trabalhos que percorre o pipeline todo em vez das partes onde é preciso decidir.
A ordem de trabalhos, por esta ordem
Um minuto: os três números. Negócios novos, negócios que se mexeram, negócios sem passo seguinte. Contexto, não discussão.
Dez minutos: negócios sem passo seguinte. Cada um leva uma decisão, e só há três: pôr o passo seguinte, mudar a fase, ou marcar como perdido. "Deixamos ficar por agora" não é uma delas, porque foi isso que gerou a lista.
Cinco minutos: negócios que mexeram a data de fecho. Uma data que já andou duas vezes está a dizer-lhe que o negócio não é o que a fase afirma.
Quatro minutos: o que alguém quiser levantar. No fim de propósito, e curto de propósito.
São vinte minutos. Cabe porque três quartos do pipeline nunca são mencionados.
Os vinte minutos, bloco a bloco:
| Minutos | Ponto | A regra |
|---|---|---|
| 1 | Os três números: negócios novos, negócios que se mexeram, negócios sem passo seguinte | Contexto, não discussão |
| 10 | Negócios sem passo seguinte | Cada um leva uma de três decisões: pôr o passo seguinte, mudar a fase ou marcar como perdido |
| 5 | Negócios que mexeram a data de fecho | Uma data que já andou duas vezes está a dizer-lhe que o negócio não é o que a fase afirma |
| 4 | O que alguém quiser levantar | No fim de propósito, e curto de propósito |
É o tamanho do pipeline que define a duração da reunião?
Uma equipa com 40 negócios abertos não precisa do dobro da reunião de uma com 20. Sobre a maior parte dos negócios de qualquer pipeline não há nada a dizer esta semana: mexeram-se, ou têm um passo seguinte com data futura, e as duas coisas já se veem.
O que é preciso falar são as exceções. E essas são um número mais ou menos fixo aconteça o que acontecer ao tamanho, e é por isso que a reunião pode ser curta e continuar curta à medida que se cresce.
Os três hábitos que a esticam
Percorrer negócio a negócio. Um hábito comum, e dá sensação de rigor. É a razão de a reunião crescer com o pipeline, coisa que nada no trabalho exige.
Relatar em vez de decidir. "Continuo à espera de resposta" é um ponto de situação, e isso é uma coisa que o registo já devia dizer. Se a reunião é onde o CRM é atualizado, está a pagar preço de reunião por introdução de dados.
Resolver o negócio na sala. Um negócio que precisa de vinte minutos de estratégia precisa de outra conversa com as duas pessoas envolvidas, não de cinco a ouvir.
O que tem de ser verdade antes de a reunião começar?
A reunião só é curta se o registo estiver em dia. Cada negócio aberto precisa de fase e de passo seguinte com data antes de começar, e mantê-los é o trabalho da semana, não o da reunião. Quando uma revisão passa sempre do tempo, a conclusão costuma estar a montante: ninguém atualiza as fases, por isso a reunião fá-lo ao vivo. Vale a pena resolver por si só, e a revisão encurta como efeito secundário.
O que faz com as decisões que saem da reunião de pipeline?
O resultado é uma lista curta de decisões e outra mais curta de negócios que agora têm dono. Se não se decidiu nada, a reunião foi um relatório, e um relatório pode ser uma mensagem. Quase toda a receita ainda recuperável de um pipeline pequeno está nos negócios que deixaram de andar, e a reunião é o único momento fixo em que alguém os olha em conjunto. É essa toda a justificação para a ter, e também a razão de a lista de exceções ficar no topo e não no fim.
Faça-a na mesma manhã todas as semanas. Uma reunião que anda a mudar acaba por ser saltada, e uma reunião saltada aparece seis semanas depois como um pipeline que parece mais saudável do que está.
Perguntas frequentes
Quanto tempo deve durar uma reunião de pipeline semanal?
Vinte minutos para uma equipa de dois ou três. A duração é dada pela ordem de trabalhos e não pelo número de negócios abertos: a maior parte mexeu-se esta semana ou tem um passo seguinte com data futura, e nenhuma das duas coisas precisa de ser dita em voz alta. Só se falam as exceções, e essas são um número quase fixo à medida que o pipeline cresce.
O que entra na ordem de trabalhos de uma reunião de pipeline?
Quatro blocos, por esta ordem: um minuto para três números (negócios novos, negócios que se mexeram, negócios sem passo seguinte), dez minutos para os negócios sem passo seguinte, cinco para os que mexeram a data de fecho e quatro para o que alguém quiser levantar. A ordem conta mais do que os minutos. As exceções vão no topo porque é aí que estão as decisões.
Quem deve estar na reunião de pipeline?
Quem tem negócios a seu cargo, e mais ninguém. Um negócio que precisa de vinte minutos de estratégia precisa de outra conversa com as duas pessoas envolvidas, e não de cinco a ouvir. Se alguém vai só para saber como estão as coisas, o que quer é um relatório e não uma reunião, e um relatório pode seguir como mensagem na mesma manhã.
Porque é que a nossa reunião de pipeline se estica sempre?
Quase sempre porque os registos não estão em dia quando começa, por isso a reunião atualiza-os ao vivo e a preço de reunião. A outra causa habitual é percorrer negócio a negócio, que dá sensação de rigor e faz a reunião crescer com o pipeline. As duas resolvem-se a montante: ponha fase e passo seguinte durante a semana e a reunião encurta sozinha.
Quem trabalha sozinho precisa de uma reunião de pipeline?
Sim, e leva uns dez minutos porque não há nada a explicar a ninguém. Abra as mesmas duas listas, negócios sem passo seguinte e negócios que mexeram a data de fecho, e dê uma decisão a cada um. O valor não está na reunião, está em ter um momento fixo em que as exceções são vistas em conjunto em vez de quando se lembra delas.
A reunião de pipeline deve ser sempre à mesma hora?
Sim. Uma reunião que anda a mudar é adiada, depois saltada, e uma reunião saltada aparece seis semanas depois como um pipeline cheio de negócios sobre os quais ninguém decidiu nada. A mesma manhã todas as semanas vale mais do que o horário perfeito. No início da semana é a metade útil da regra, porque as decisões que saem de lá ficam com o resto da semana para serem executadas.
O que tem de sair de uma reunião de pipeline?
Duas listas: as decisões tomadas e os negócios que passam a ter dono e data. O resto é um registo do que foi dito. Se a reunião acaba e o CRM está igual ao que estava, foi um relatório, e um relatório sai mais barato como mensagem. O teste é simples: conte os negócios cujo passo seguinte mudou durante a reunião.
A reunião de pipeline pode ser feita por escrito?
Em parte. Os três números e a lista de negócios sem passo seguinte podem ser publicados por escrito, e toda a gente os lê antes de se dizer o que quer que seja. O que não funciona por escrito é a decisão sobre o negócio que ninguém quer dar por perdido, que é precisamente a que precisa de duas pessoas no mesmo minuto. Publique as listas e reúna-se para as exceções.