Fases do pipeline e percentagens de probabilidade

A probabilidade de uma fase significa uma coisa só: de cada cem negócios que historicamente chegaram a esta fase, quantos acabaram ganhos. É uma taxa de base tirada do seu próprio passado. Não é uma opinião sobre o negócio que tem à frente, e as duas coisas confundem-se a toda a hora.

De onde vêm os números do costume?

Quase todos os CRM trazem qualquer coisa próxima de 10, 25, 50, 75 e 90 distribuída por cinco fases. Isso são valores predefinidos, não conclusões. É uma curva suave que alguém escolheu porque fica razoável num gráfico, e não foi medida no seu negócio, no seu mercado nem nas suas definições de fase.

Dois pipelines com os mesmos nomes de fase podem ter taxas genuinamente diferentes, porque uma fase só vale o que valer a regra de entrada que está por trás. Se a sua fasquia de "qualificado" for exigente, o número real fica acima dos 25%. Se entra tudo o que respira, fica abaixo. O valor predefinido não pode saber qual dos dois é o seu caso.

Como é que calcula os seus?

A contar. Pegue em todos os negócios que chegaram à fase durante uma janela suficientemente longa e divida os que acabou por ganhar pelo total. Os que continuam abertos não contam de nenhum dos lados dessa divisão, pela razão exposta em pipeline e funil: ainda não aconteceram.

Há dois erros habituais aqui. O denominador são todos os negócios que alguma vez chegaram à fase, incluindo os que depois saltaram para a frente, e não os que estão lá parados hoje. E o numerador são os negócios ganhos, não os que avançaram um passo, que é uma taxa diferente e muito menos útil.

Qual é o problema das equipas pequenas?

O mais provável é que não tenha negócios suficientes para isto significar seja o que for. Uma taxa calculada sobre doze negócios tem uma margem de erro que engole a resposta. Se ganhou quatro em doze, esses 33% são compatíveis com qualquer coisa entre uns 12% e uns 60%, e uma previsão construída em cima disso é teatro de precisão. É esta a parte que a maioria dos artigos sobre o tema deixa de fora, e é precisamente a que decide o que deve mesmo fazer.

O limiar não é exato, mas abaixo de umas trinta a cinquenta oportunidades fechadas por fase está a ler ruído. A maioria das equipas pequenas chega lá ao ano, não ao trimestre.

O que é que se faz entretanto?

Não pondere o pipeline de todo. Uma lista de negócios abertos com valores e datas é um objeto genuinamente útil. Multiplicar cada um por uma percentagem inventada e somá-los produz um número que parece uma previsão e não é.

Duas coisas que funcionam com pouco volume:

• Categorias de compromisso em vez de percentagens. Três gavetas, decididas por uma pessoa: provável, possível, pouco provável. Menos decimais falsas, e toda a gente consegue dizer o que quer dizer.
• Conte negócios, não receita ponderada. "Quatro negócios em negociação" é verificável. "47.300 € ponderados" não é, e ninguém lhe sabe dizer que pressuposto mexeu no número.

Enquanto não tiver o volume, cada troca numa linha:

Em vez de	Use	Porquê
Ponderar cada negócio aberto por uma percentagem	Uma lista de negócios abertos com valores e datas	A soma ponderada parece uma previsão e não é
Percentagens	Categorias de compromisso decididas por uma pessoa: provável, possível, pouco provável	Menos decimais falsas, e toda a gente consegue dizer o que quer dizer
Receita ponderada: "47.300 € ponderados"	Uma contagem: "Quatro negócios em negociação"	Uma contagem é verificável, e ninguém lhe sabe dizer que pressuposto mexeu no número ponderado

Que falha é preciso vigiar?

A comum é usar o pipeline ponderado como previsão. Um total ponderado é um valor esperado ao longo de muitos negócios, portanto descreve uma carteira e não um mês. Com oito negócios abertos vai estar errado quase sempre, e de uma maneira que parece má execução em vez de má aritmética.

A falha mais silenciosa: comerciais a ajustar a percentagem negócio a negócio. No momento em que a percentagem de uma fase passa a ser editável deixa de ser uma taxa de base e passa a ser um estado de espírito, e desaparece a razão inteira para a ter.

Se, em vez disso, quiser alguma coisa para acompanhar todos os meses, as quatro entradas da velocidade de vendas são feitas de coisas que se contam: negócios abertos, taxa de fecho, valor médio e duração do ciclo. Abaixo de uns trinta negócios fechados no período, leia-as lado a lado e salte a divisão que as junta num só número. E digam o que disserem as percentagens, a qualificação mexe-lhes mais do que qualquer esquema de ponderação, porque muda o que entra no pipeline em vez de mudar como o etiqueta depois.

Perguntas frequentes

O que é a probabilidade de uma fase do pipeline?

Uma taxa de base tirada do seu próprio passado: de cada cem negócios que historicamente chegaram a essa fase, quantos acabaram ganhos. Descreve a fase, não o negócio que tem à frente, e as duas coisas confundem-se a toda a hora. A probabilidade de uma fase não diz nada sobre porque é que um negócio concreto vai ou não avançar. Diz apenas como acabaram os negócios que chegaram antes ao mesmo ponto.

De onde vêm as percentagens habituais das fases do pipeline?

Os 10, 25, 50, 75 e 90 que quase todos os CRM trazem distribuídos por cinco fases são valores predefinidos, não conclusões. São uma curva suave que alguém escolheu porque fica razoável num gráfico, e não foram medidos no seu negócio, no seu mercado nem nas suas definições de fase. Dois pipelines com os mesmos nomes de fase podem ter taxas genuinamente diferentes, porque uma fase só vale o que valer a regra de entrada que está por trás.

Como se calcula a probabilidade de fecho de uma fase?

A contar. Pegue em todos os negócios que chegaram à fase durante uma janela suficientemente longa e divida os que acabou por ganhar pelo total. Os que continuam abertos não contam de nenhum dos lados, porque ainda não aconteceram. O denominador são todos os negócios que alguma vez chegaram à fase, incluindo os que depois saltaram para a frente, e não os que lá estão hoje. O numerador são os negócios ganhos, não os que avançaram um passo.

Porque é que as probabilidades por fase não são fiáveis numa equipa pequena?

Porque uma taxa calculada sobre poucos negócios tem uma margem de erro que engole a resposta. Se ganhou quatro em doze, esses 33% são compatíveis com qualquer coisa entre uns 12% e uns 60%, e uma previsão construída em cima disso é teatro de precisão. O limiar não é exato, mas abaixo de uns trinta a cinquenta negócios fechados por fase está a ler ruído, e a maioria das equipas pequenas chega lá ao ano, não ao trimestre.

Uma equipa pequena deve ponderar o pipeline?

Não enquanto não tiver volume para sustentar as percentagens. Multiplicar cada negócio aberto por uma percentagem inventada e somar o resultado produz um número que parece uma previsão e não é. Um total ponderado é um valor esperado ao longo de muitos negócios, portanto descreve uma carteira e não um mês, e com oito negócios abertos vai estar errado quase sempre. Uma lista de negócios abertos com valores e datas é o objeto mais útil.

O que pode uma equipa pequena usar em vez de probabilidades por fase?

Duas coisas que funcionam com pouco volume. Categorias de compromisso em vez de percentagens: três gavetas decididas por uma pessoa, provável, possível e pouco provável, com menos decimais falsas e um significado que toda a gente consegue explicar. E contagem de negócios em vez de receita ponderada: "quatro negócios em negociação" é verificável, um total ponderado não é, e ninguém sabe dizer que pressuposto o mexeu. As duas servem até haver negócios fechados suficientes para calcular taxas reais.

Os comerciais devem ajustar a probabilidade negócio a negócio?

Não. No momento em que a percentagem de uma fase passa a ser editável negócio a negócio, deixa de ser uma taxa de base e passa a ser um estado de espírito, e desaparece a razão inteira para a ter. A percentagem existe para descrever como acabaram historicamente os negócios dessa fase. A opinião de um comercial sobre um negócio concreto é informação útil, mas pertence a outro sítio, como uma categoria de compromisso, e não a um número que diz ser histórico.