O que significa mesmo sincronização de email bidirecional

A sincronização de email bidirecional significa que o CRM lê a sua caixa de correio e também escreve nela. O email que recebe é anexado ao contacto ou ao negócio correspondente, normalmente pelo endereço de email, e o que envia de dentro do CRM aparece na sua pasta de enviados verdadeira, com as respostas a voltarem à caixa de entrada do costume. A sincronização num só sentido faz apenas a primeira metade.

A expressão cobre também uma montagem que não tem nada a ver: manter em sintonia uma conta pessoal e uma de trabalho. Isso é uma questão de programa de email, e a resposta está nas definições do seu fornecedor. Esta página trata do sentido usado na documentação de qualquer CRM.

Como é que um CRM liga à sua caixa de correio nos dois sentidos?

Entrada: da caixa de correio para o CRM. O CRM vigia a sua caixa e anexa as mensagens relevantes ao contacto ou ao negócio correspondente. A correspondência faz-se normalmente pelo endereço de email, por isso uma mensagem de alguém que já está no CRM aterra na ficha certa sem que você faça nada. É esta metade que as pessoas querem dizer quando afirmam que um CRM "tem email".

Saída: do CRM para a caixa de correio. O email que envia de dentro do CRM aparece na sua pasta de enviados verdadeira, e as respostas voltam à caixa de entrada do costume em vez de irem para um sistema que ninguém abre. É esta metade que torna a primeira utilizável. Sem ela fica com duas caixas de correio e o trabalho extra de se lembrar onde vive cada conversa.

A sincronização num só sentido dá-lhe a primeira sem a segunda. Funciona, e sem fazer barulho ensina a equipa a deixar de a usar, porque enviar a partir do CRM faz desaparecer o tópico da caixa onde as pessoas realmente trabalham.

Onde é que esta sincronização fica aquém?

Não arquiva tudo corretamente. A correspondência é feita pelo endereço, por isso uma mensagem enviada da conta pessoal de alguém, ou de um colega da mesma empresa que não está no CRM, não vai aterrar onde espera. Todos os sistemas têm uma regra para esse caso e vale a pena conhecer a sua.

Não decide o que merece ser guardado. Uma caixa sincronizada anexa à ficha de um cliente o recibo do parque de estacionamento que chega do endereço da contabilidade, porque o endereço corresponde. Quase todos os sistemas permitem excluir domínios ou marcar tópicos como privados, e quase nenhuma equipa configura isso até aparecer algo constrangedor numa ficha partilhada.

Não substitui as notas. Um tópico regista o que foi dito por escrito, não o que ficou combinado ao telefone, e a chamada costuma ser precisamente a parte de que um colega vai precisar no mês que vem.

O que deve verificar antes de ligar a caixa de correio ao CRM?

A caixa de quem, e quem a vê? O email sincronizado costuma ficar visível para quem puder ver a ficha. É esse o objetivo, e é também o ponto a esclarecer antes de uma equipa inteira ligar a funcionalidade. Pergunte o que acontece a uma mensagem que aterra numa ficha que um colega pode ler.

O que acontece aos anexos? Uns sistemas guardam-nos, outros ligam à mensagem original e outros ignoram-nos. Pesa mais do que parece quando é um contrato que está dentro de um tópico.

Até onde chega para trás? A maioria sincroniza para a frente a partir do dia em que liga, e alguns oferecem uma importação do histórico. Saber qual dos dois tem evita partir do princípio de que a ficha está completa.

O que acontece quando alguém sai da empresa? A caixa é desligada, e se o histórico já sincronizado fica ou desaparece é uma pergunta com duas respostas possíveis conforme o produto. Faça-a enquanto essa pessoa ainda cá está.

Quando é a sincronização num só sentido a escolha certa?

Se o que precisa sobretudo é de deixar registo do que foi dito e a equipa envia na mesma a partir do programa do costume, a sincronização só de entrada tem menos peças que possam correr mal. O argumento a favor da bidirecional é que as conversas começam no CRM, e isso conta quando várias pessoas partilham uma conta e ninguém devia estar a adivinhar se o seguimento já foi enviado.

Os dois sentidos, lado a lado:

Pergunta	Num só sentido	Bidirecional
O que copia?	O email da sua caixa de correio para o CRM, anexado ao contacto ou ao negócio correspondente	O mesmo, e ainda o email que envia a partir do CRM, que aparece na sua pasta de enviados verdadeira
De onde envia?	Do programa de email: o CRM apenas guarda o registo	Também do CRM, e as respostas voltam à caixa de entrada do costume
Onde vive a conversa?	Dividida por dois sítios, e tem de se lembrar onde vive cada uma	Num único tópico
Quando é a escolha certa?	Precisa sobretudo de deixar registo do que foi dito e a equipa envia na mesma a partir do programa do costume	As conversas começam no CRM e várias pessoas partilham uma conta

Ligue-a primeiro para uma única pessoa. Uma semana com uma caixa de correio diz-lhe de que regras de exclusão e de privacidade precisa, e isso sai mais barato aprender numa ficha do que em quatrocentas.

Perguntas frequentes

O que significa sincronização de email bidirecional?

Num CRM significa que o sistema lê a sua caixa de correio e também escreve nela. À entrada, as mensagens são anexadas automaticamente ao contacto ou ao negócio correspondente. À saída, o email que envia a partir do CRM aparece na sua pasta de enviados verdadeira e as respostas voltam à caixa de entrada do costume.

Qual é a diferença entre sincronização num sentido e bidirecional?

A de um sentido copia o email para o CRM e fica-se por aí, ou seja, o envio continua a acontecer no programa de email e o CRM apenas guarda o registo. A bidirecional também envia, o que mantém um único tópico em vez de uma conversa dividida por dois sítios.

É o mesmo que sincronizar duas contas de email?

Não, embora a expressão seja usada para as duas coisas. Sincronizar duas contas mantém em sintonia uma caixa pessoal e uma de trabalho, e é uma definição do seu fornecedor de email. A sincronização bidirecional de um CRM liga uma caixa de correio a um sistema de fichas de cliente. Se tiver as duas ativas, o CRM vê a caixa que lhe ligou, por isso o correio que só chega à outra conta é invisível para a ficha.

A sincronização inclui os anexos?

Depende do produto. Uns guardam o ficheiro, outros mantêm uma ligação para a mensagem original e outros sincronizam só o texto. Vale a pena confirmar antes de assumir que um contrato enviado por email se recupera a partir da ficha. Confirme com um ficheiro real em vez de com a documentação: envie a si mesmo um PDF assinado, abra a ficha e veja se o ficheiro lá está ou apenas uma linha a dizer que foi enviado.

Os meus colegas conseguem ver o meu email sincronizado?

Normalmente sim, nas mensagens anexadas a fichas que já podiam ver, que é a razão para sincronizar. Confirme como o seu sistema trata tópicos privados e domínios excluídos antes de ligar uma caixa que também transporta email pessoal. A definição a procurar é a lista de domínios excluídos, e a ordem segura é preenchê-la primeiro e ligar a caixa depois, porque um tópico já sincronizado tem de ser apagado e não apenas escondido.