O que deve ter um relatório de vendas
Três números, uma página, no mesmo dia todas as semanas. O que leva um relatório de atividade, as duas métricas que premeiam o comportamento errado e porque o relatório vale menos do que a conversa que abre.
Syncek Team · Biblioteca de referência de CRM
/ 4 min de leitura / Art. #87
Um relatório de atividade comercial deve ter três números, numa página e no mesmo dia todas as semanas: negócios novos criados, negócios que mudaram de fase e negócios sem passo seguinte. O terceiro é a lista de exceções, o único número que aponta trabalho concreto. Juntos respondem à pergunta para a qual o relatório existe: se está a acontecer o suficiente, nos negócios certos, para chegar ao número. A maioria dos relatórios responde a outra, que é quem andou ocupado, e essa não vale nada.
Os três números
Negócios novos criados. Quanto entrou. Sem isto, qualquer outro valor é a história de um pipeline a encolher contada como se fosse sobre esforço.
Negócios que mudaram de fase. Movimento, não agitação. Um negócio com quatro chamadas que continua onde estava não se moveu, e o relatório tem de o dizer.
Negócios sem passo seguinte. A lista de exceções. É o único número da página que aponta trabalho concreto, e é aquele sobre o qual as pessoas agem.
O valor e a taxa de fecho podem esperar. Comece por aqui, porque estes três leem-se em dez segundos e discutem-se logo a seguir.
O que deixar de fora
Chamadas feitas e emails enviados, como números principais. Medem teclas. Qualquer métrica que uma pessoa consiga melhorar sem ajudar um cliente acabará melhorada assim, e as contagens de atividade são as mais fáceis de inflacionar.
Servem como diagnóstico quando alguma coisa parece errada: movimento sem atividade merece uma pergunta, e o contrário também. Como destaque, ensinam à equipa que o relatório é sobre parecer ocupado.
Tudo o que não conseguir acionar esta semana. Uma tendência trimestral num relatório semanal é decoração.
O que entra na página semanal e o que fica de fora:
| Número | No relatório? | Porquê |
|---|---|---|
| Negócios novos criados | Sim | Quanto entrou: sem isto, qualquer outro valor é a história de um pipeline a encolher contada como se fosse sobre esforço |
| Negócios que mudaram de fase | Sim | Movimento, não agitação: um negócio com quatro chamadas que continua onde estava não se moveu |
| Negócios sem passo seguinte | Sim, no fim | É o único número da página que aponta trabalho concreto, e é aquele sobre o qual as pessoas agem |
| O valor e a taxa de fecho | Mais tarde | Comece pelos três que se leem em dez segundos e se discutem logo a seguir |
| Chamadas feitas e emails enviados | Não como números principais | Medem teclas, e servem como diagnóstico quando alguma coisa parece errada |
| Tudo o que não conseguir acionar esta semana | Não | Uma tendência trimestral num relatório semanal é decoração |
De onde vêm os números de um relatório de atividade comercial?
Os três saem de campos que já mantém se o pipeline estiver em ordem: data de criação, fase e um passo seguinte com data. Nada disto precisa de um campo novo nem de um hábito de registo. Se o relatório for difícil de montar, é essa a conclusão. Um CRM que não consegue dizer que negócios se moveram esta semana é um CRM onde ninguém atualiza a fase, e isso não se resolve a relatar melhor.
Porque é que a cadência importa mais do que o conteúdo?
A cadência importa mais do que o conteúdo. Um relatório que chega numa manhã previsível é lido; o que chega quando alguém se lembra passa a ser um email que se arquiva. Uma página. O que não couber não ia ser discutido de qualquer maneira.
Para que serve mesmo um relatório semanal de vendas?
O relatório existe para abrir uma conversa: qual destes negócios está parado e o que o destrancaria. Se ninguém mudar o que faz na segunda-feira, construiu um painel e não um hábito. É também por isso que a lista de exceções fica no fim do relatório e não no início. Os três números dão o contexto, e depois a reunião é para os negócios que deixaram de andar, que é onde está a receita ainda recuperável.
O que torna enganador um relatório de atividade comercial?
Relatar sobre um pipeline que ninguém qualificou. A atividade em negócios que nunca iam comprar é igual à atividade nos reais, e parece uma boa semana até o trimestre fechar. Limpe primeiro a qualificação. O relatório fica mais pequeno e começa a ser verdade.
Perguntas frequentes
O que deve ter um relatório de vendas?
Três números: negócios novos criados, negócios que mudaram de fase e negócios sem passo seguinte. Juntos respondem se está a acontecer o suficiente, nos negócios certos, para chegar ao número. Conte movimento e não agitação: um negócio com quatro chamadas que continua onde estava não se moveu. O valor e a taxa de fecho podem esperar. Estes três percebem-se em dez segundos e discutem-se logo a seguir.
O que deixar de fora de um relatório de vendas?
As chamadas feitas e os emails enviados como números principais, e tudo o que não conseguir acionar esta semana. As contagens de atividade medem teclas, e qualquer métrica que uma pessoa consiga melhorar sem ajudar um cliente acabará melhorada assim. Continuam a servir como diagnóstico quando alguma coisa parece errada: um comercial com movimento e sem atividade merece uma pergunta, e o contrário também. Uma tendência trimestral num relatório semanal é decoração.
Que número de um relatório de vendas importa mais?
Os negócios sem passo seguinte. Essa lista de exceções é o único número da página que aponta trabalho concreto, e por isso é aquele sobre o qual as pessoas agem. Os negócios novos e os que mudaram de fase dão o contexto. A conversa que o relatório deve abrir é sobre qual desses negócios está parado e o que o destrancaria, porque é nos negócios que deixaram de andar que está a receita ainda recuperável.
De que dados precisa um relatório de vendas?
Três campos que já mantém se o pipeline estiver em ordem: a data de criação de cada negócio, a sua fase e um passo seguinte com data. Nada no relatório precisa de um campo novo nem de um hábito de registo. Se o relatório for difícil de montar, é essa a conclusão. Um CRM que não consegue dizer que negócios se moveram esta semana é um CRM onde ninguém atualiza a fase, e isso não se resolve a relatar melhor.
Que extensão deve ter um relatório de vendas?
Uma página, enviada no mesmo dia todas as semanas. O que não couber numa página não ia ser discutido de qualquer maneira. A cadência importa mais do que o conteúdo: um relatório que chega numa manhã previsível é lido, e o que chega quando alguém se lembra passa a ser um email que se arquiva.
Qual é o objetivo de um relatório de vendas?
Abrir uma conversa: qual destes negócios está parado e o que o destrancaria. A maioria dos relatórios responde a outra pergunta, quem andou ocupado, e essa não vale nada. Os números servem para preparar a conversa sobre os negócios. Se ninguém mudar o que faz na segunda-feira depois de ler o relatório, construiu um painel e não um hábito.
Faz sentido relatar a atividade antes de qualificar o pipeline?
Não, e fazê-lo mesmo assim é uma falha comum nos relatórios de atividade. A atividade em negócios que nunca iam comprar é igual à atividade nos reais, por isso o relatório mostra uma boa semana até o trimestre fechar. Limpe primeiro a qualificação. O relatório fica mais pequeno e começa a ser verdade.