¿Qué datos meter primero en un CRM?
Empieza por los tratos abiertos, no por la lista de contactos. Qué debe llevar la primera importación, el mínimo que necesita una ficha y por qué importarlo todo es una forma habitual de atascar una implantación.
Syncek Team · Biblioteca de referencia de CRM
/ 4 min de lectura / Art. #73
Mete los tratos que estás trabajando ahora mismo, las personas que van con ellos y el siguiente paso de cada uno. Esa es toda la primera importación. Lo demás, los contactos viejos, el negocio cerrado, los años de correo, puede esperar o no llegar nunca, y una implantación que empieza por ahí casi nunca termina.
¿Por qué empezar por los tratos en juego y no por la lista de contactos?
El instinto es importar la lista de contactos, porque existe y es grande. Es el primer movimiento equivocado. Una lista de contactos sin tratos asociados te da una agenda buscable. Nadie abre un CRM a diario para mirar una agenda. Lo que mete a un equipo en la herramienta cada mañana es el pipeline: qué está abierto, qué se ha movido, a quién hay que llamar hoy.
Así que la primera importación son los 20 o 50 tratos que tienes en juego. Las personas vienen con ellos, porque un trato sin persona asociada no es un trato.
¿Cuál es el mínimo que necesita una ficha?
Para cada trato abierto, cinco campos hacen casi todo el trabajo:
- Nombre, en una forma que otra persona pueda reconocer una semana después.
- Valor, en una sola moneda, y un número real en vez de un relleno.
- Fase, con una prueba de salida escrita para que signifique lo mismo para todos.
- Fecha de cierre prevista, que alguien esté dispuesto a revisar.
- Siguiente paso, con fecha. Este es el campo que hace que merezca la pena abrir la herramienta.
Todo lo que vaya más allá de esos cinco es opcional al importar. Añade campos cuando una pregunta que de verdad haces no se pueda responder sin uno, no por adelantado porque un campo podría servir.
¿Qué no hay que importar?
Negocio cerrado de hace más de un año. Parece histórico y se comporta como ruido. Si lo necesitas después, sigue en la hoja de cálculo.
Contactos sin relación. Una lista comprada o una exportación vieja añaden volumen y ninguna señal, y hacen que cualquier recuento posterior salga mal. Todo lo que no escribirías este trimestre puede quedarse fuera.
Todas las columnas que tienes. Una hoja acumula columnas que tuvieron sentido una vez. Importarlas todas crea campos que nadie rellena, y un CRM lleno de campos vacíos le enseña al equipo que los campos dan igual.
¿En qué orden se carga una primera importación?
Alcance y secuencia responden a preguntas distintas, y mezclarlas es la forma habitual de estropear una primera importación. Qué entra son los tratos abiertos y las personas que van en ellos, que es todo el argumento de arriba. En qué orden se cargan los ficheros es lo que pidan los enlaces.
Un enlace solo puede llegar a una ficha que ya existe. Importa un trato que nombra una empresa antes de que esa empresa esté, y el enlace se pierde, casi siempre en silencio: la fila se crea, el campo se queda vacío y la importación lo cuenta como correcto. Así que carga la primera importación en tres ficheros pequeños, en este orden: las empresas a las que pertenecen esos tratos, después las personas, y al final los tratos. Sáltate el primer fichero si vendes a individuos y no a organizaciones.
Es la misma secuencia que usa una migración completa de CRM, con una fracción de las filas. Y solo si lo necesitas, tratos cerrados históricos para las cuentas de tasa de conversión.
Cada paso debería terminar con la herramienta usable. Si no puedes hacer tu revisión de pipeline del lunes con esos ficheros dentro, meter más datos no lo va a arreglar.
Qué entra, cuándo y por qué:
| Qué | ¿Se importa? | Por qué, o cuándo |
|---|---|---|
| Las empresas a las que pertenecen esos tratos | Primero | Un enlace solo llega a una ficha que ya existe, así que lo apuntado se carga antes. Sáltalo si vendes a individuos |
| Las personas de esos tratos | Después | Un trato sin persona asociada no es un trato |
| Los tratos abiertos | En tercer lugar | Lo que mete a un equipo en la herramienta cada mañana es el pipeline |
| Tratos cerrados históricos | Más tarde, solo si los necesitas | Para las cuentas de tasa de conversión |
| Negocio cerrado de hace más de un año | No | Parece histórico, se comporta como ruido y sigue en la hoja de cálculo |
| Contactos sin relación | No | Añaden volumen y ninguna señal, y hacen que cualquier recuento posterior salga mal |
| Todas las columnas que tienes | No | Un CRM lleno de campos vacíos le enseña al equipo que los campos dan igual |
¿Por qué importarlo todo atasca una implantación?
Una importación grande saca a la vez todas las inconsistencias: personas duplicadas, tres formatos de fecha, valores en dos monedas, una columna de fase con once grafías distintas. Limpiar eso es un proyecto, y ocurre antes de que nadie haya sacado valor de la herramienta.
Los equipos que se atascan casi siempre se atascaron aquí. Pasaron dos semanas en una migración, salieron en vivo con una base de datos en la que nadie confiaba y volvieron a la hoja de cálculo.
La importación pequeña le da la vuelta. Una semana de uso te dice qué campos necesitas de verdad, y limpias los datos que te quedaste en vez de todos.
¿Cómo tiene que estar el fichero antes de importarlo?
Importes lo que importes, la forma importa más que el tamaño: una fila por cosa, un significado por columna, fechas consistentes y una sola moneda. Esas reglas son las mismas para 30 filas que para 3.000, y con 30 se aplican en una mañana, que es otro argumento para empezar pequeño. Preparar bien el CSV es casi toda la importación.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos hay que meter primero en un CRM?
Los tratos que estás trabajando ahora mismo, las personas que van con ellos y el siguiente paso de cada uno. Esa es toda la primera importación, normalmente entre 20 y 50 tratos. Los contactos viejos, el negocio cerrado y los años de correo pueden esperar o no llegar nunca. La prueba es si la herramienta queda usable al terminar ese primer paso, no cuánta hoja de cálculo ha cruzado.
¿Por qué empezar por los tratos y no por toda la lista de contactos?
Porque una lista de contactos sin tratos asociados es una agenda buscable, y nadie abre un CRM cada mañana para mirar una agenda. Lo que devuelve a un equipo a diario es el pipeline: qué está abierto, qué se ha movido, a quién hay que llamar hoy. Las personas llegan igualmente con los tratos, porque un trato sin nadie asociado no es un trato. Eso es una pregunta de alcance, no de orden de carga: dentro de la primera importación los ficheros siguen entrando en orden de enlace, empresas, luego personas, luego tratos.
¿Qué campos necesita un trato abierto al importar?
Cinco hacen casi todo el trabajo. Un nombre que otra persona reconozca una semana después. Un valor, en una sola moneda y como número real. Una fase, con una prueba de salida escrita para que signifique lo mismo para todos. Una fecha de cierre prevista que alguien esté dispuesto a revisar. Y un siguiente paso con fecha, que es el campo que hace que merezca la pena abrir la herramienta.
¿Hay que importar los contactos viejos y los tratos cerrados?
Casi nunca. El negocio cerrado de hace más de un año parece histórico y se comporta como ruido, y sigue en la hoja de cálculo si hace falta. Los contactos a los que no escribirías este trimestre añaden volumen, ninguna señal, y hacen que cualquier recuento posterior salga mal. Los tratos cerrados históricos solo compensan cuando de verdad necesitas las cuentas de conversión, y con la herramienta ya en uso diario.
¿Por qué una importación grande atasca una implantación?
Porque saca todas las inconsistencias a la vez: personas duplicadas, tres formatos de fecha, valores en dos monedas, una columna de fase con once grafías. Limpiar eso es un proyecto en sí mismo, y ocurre antes de que nadie haya sacado valor de la herramienta. Dos semanas de migración, una base de datos en la que nadie confía, y el equipo vuelve a la hoja de cálculo.
¿Cómo sé si la primera importación fue suficiente?
Haz encima tu revisión de pipeline del lunes. Si los tratos abiertos, sus fases y sus siguientes pasos te dejan celebrar esa reunión, la importación cumplió y todo lo demás es opcional. Si no te deja, meter más datos no lo va a arreglar, porque el problema es la forma de lo que entró y no la cantidad.
¿Importar poco significa preparar menos el fichero?
No, y eso es un argumento a favor de empezar pequeño, no en contra. Una fila por cosa, un significado por columna, fechas consistentes y una sola moneda son las mismas reglas para 30 filas que para 3.000. Hacerlo con 30 te deja una herramienta usable en una mañana, y una semana de uso real te dice qué campos necesita de verdad la siguiente importación.