Cómo preparar un CSV antes de importarlo a un CRM

Preparar un CSV para importarlo a un CRM significa arreglar cinco cosas en el fichero antes: quitar duplicados, dejar cada columna con una cabecera y un solo tipo de dato, poner fechas y teléfonos en un formato consistente, decidir qué columna es la clave única, y luego importar diez filas de prueba. Limpiar en el fichero cuesta minutos. Limpiar después de la importación es el trabajo más lento que existe en un CRM.

Quita duplicados antes, no después

Un duplicado en una hoja de cálculo es un borrado. Después de importar es una fusión que tiene que reconciliar dos juegos de notas, correos y tratos. Ordena por dirección de correo y elimina las repeticiones exactas: el correo es el único campo fiablemente único, así que también es la columna que arreglar primero si hay filas que no lo tienen.

Una fila de cabecera, un dato por columna

Borra la fila de título, las celdas combinadas y las filas en blanco que separan bloques. Los importadores esperan que la fila uno sean cabeceras y que todo lo que venga después sean datos.

Separa cualquier cosa que contenga dos datos. "Jane Smith" se convierte en nombre y apellido, porque no puedes personalizar un correo desde una columna de nombre completo sin adivinar dónde acaba el nombre.

Nombra las cabeceras por lo que contienen. Una columna llamada "info" es una decisión aplazada a alguien que no se va a acordar.

Formatos: fechas, teléfonos, importes

Las fechas son el desastre fiable. 03/04/2026 son dos días distintos según quién lo lea, y una hoja de cálculo te reformateará la columna al abrir el fichero. Usa AAAA-MM-DD.

Los teléfonos necesitan prefijo de país y ninguna decoración: +34 910 000 000, con la columna formateada como texto antes, o un cero a la izquierda desaparece en silencio. Los importes deben ser un número plano.

Decide la clave única, y prueba con diez filas

Decide qué columna identifica una ficha antes de empezar, porque el importador te lo va a preguntar. Correo para personas, dominio para empresas. Sin clave, una segunda importación crea un segundo juego completo de todo.

Después importa diez filas, míralas en el CRM, y sólo entonces lanza el resto. Cualquier error de mapeo se ve en diez filas y sale caro en diez mil. Comprueba qué hace tu herramienta cuando encuentra una coincidencia: crear, saltar o actualizar. Equivocarse ahí es como un fichero se convierte en dos mil duplicados y en una pasada de limpieza que nadie necesitaba.

Guarda el fichero

Guarda el fichero que importaste, con la fecha en el nombre. Cuando algo parezca raro dentro de tres semanas, la pregunta será si el dato llegó así, y sólo el original la responde. Ahí es donde empieza a importar una regla de conservación.

HubSpot, Pipedrive, Attio y Syncek ofrecen mapeo de columnas y clave de coincidencia. La pantalla de mapeo merece leerse despacio: es el último punto donde un error sale barato. Si estás montando una estructura nueva, decide los objetos antes de importar y no después, y dale a cada uno fases para las que puedas escribir una prueba.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se prepara un CSV para importarlo a un CRM?

Arregla cinco cosas antes de importar: quita las filas duplicadas, deja una sola fila de cabecera con un tipo de dato por columna, unifica los formatos de fecha y teléfono, elige la columna que identifica de forma única cada ficha y haz una importación de prueba con diez filas. Hacerlo en la hoja de cálculo cuesta minutos, mientras que corregir lo mismo dentro del CRM después significa fusionar fichas en lugar de borrar filas.

¿Los duplicados se quitan antes o después de importar?

Antes, siempre. Quitar una fila duplicada en una hoja de cálculo es un solo borrado. El mismo duplicado dentro del CRM se convierte en una fusión que tiene que reconciliar dos juegos de notas, correos, tareas y tratos, y alguien tiene que decidir qué ficha sobrevive. Ordenar por dirección de correo y eliminar repeticiones exactas caza la mayoría en un par de minutos.

¿Qué formato de fecha hay que usar en una importación?

Usa AAAA-MM-DD. No es ambiguo, se ordena bien como texto y lo acepta cualquier importador del mercado. Formatos como 03/04/2026 significan dos fechas distintas según si quien lee espera primero el día o el mes, y las hojas de cálculo reformatean a menudo una columna de fecha al abrir el fichero, así que comprueba el formato después de tu última edición y no antes.

¿Qué es la clave única en una importación y por qué importa?

Es la columna que usa el importador para decidir si una fila es una ficha nueva o una existente. El correo funciona para personas y el dominio web para empresas. Sin clave, cada importación crea fichas nuevas, así que pasar el mismo fichero dos veces produce un juego duplicado completo. Comprueba si tu herramienta crea, salta o actualiza al encontrar coincidencia antes de lanzar el fichero entero.

¿Por qué hay que probar primero con diez filas?

Porque cualquier error de mapeo se ve en diez filas y sale caro en diez mil. Una importación de diez filas te permite abrir las fichas y confirmar que nombres, fechas y teléfonos han caído en los campos correctos y han mantenido su formato. Arreglar un mapeo equivocado después de una importación completa suele significar borrarlo todo y empezar de nuevo, suponiendo que las fichas aún se puedan identificar.

¿Hay que guardar el fichero importado?

Sí, guardado con la fecha de importación en el nombre. Cuando una ficha parezca rara semanas después, la única forma de saber si el dato llegó así o se cambió más tarde es el fichero original. Además te permite volver a lanzar una importación corregida contra un punto de partida conocido en lugar de reconstruir lo que contenía la fuente.