Cómo migrar datos de un CRM a otro
Tres trabajos disfrazados de uno: exportar todo, decidir qué se mueve de verdad e importar en dos pasadas. Lo difícil es decidir qué se queda atrás.
Syncek Team · Biblioteca de referencia de CRM
/ 5 min de lectura / Art. #53
Una migración de CRM son tres trabajos con un solo nombre. Sacar los datos. Decidir qué se mueve de verdad. Meterlos. Casi todo el dolor viene de tratarlos como un solo paso y dejar el del medio para el final.
Lista de comprobación para migrar de CRM
Los tres trabajos se reparten en siete pasos, en el orden en que se hacen. Cada uno tiene una comprobación que superar antes de empezar el siguiente.
| # | Paso | Qué hacer | Está hecho cuando |
|---|---|---|---|
| 1 | Exporta todo | Exporta contactos, empresas, tratos, notas e histórico de correo en archivos separados mientras la suscripción siga activa. Edita solo copias. | Los campos personalizados y el cuerpo de las notas coinciden con la pantalla en un puñado de registros que conoces bien. |
| 2 | Decide qué no se mueve | Escribe la regla antes de mirar los datos y aplícala a las copias. | La regla está por escrito y todo lo que deja fuera está en un archivo guardado. |
| 3 | Fusiona los duplicados | Busca contactos y empresas duplicados en las copias y fusiónalos. | Cada persona y cada empresa aparece una sola vez. |
| 4 | Mapea los campos | Pon los campos antiguos junto a los nuevos. A cada campo sin pareja, dale una casa nueva o descártalo. | Ningún campo antiguo queda sin decidir, y cada valor de un campo de valores fijos, como la fase del ciclo, tiene pareja. |
| 5 | Importación piloto | Importa de 10 a 20 registros por orden: empresas, contactos, tratos. Abre cada uno en el sistema nuevo. | Cada campo ha caído donde dice el mapeo, y cada contacto y cada trato está enlazado con la empresa correcta. |
| 6 | Importación completa | Carga el resto en el mismo orden y, al final, notas y actividades. | Cada capa tiene tantos registros como filas tenía el archivo importado. |
| 7 | Mantén legible el CRM antiguo | Conserva el acceso de lectura alrededor de un mes. | Ha pasado el mes, y cada petición de algo que no migraste se ha resuelto en el sistema antiguo. |
Exporta todo antes de cancelar nada
Hazlo el primer día, cuando lo decidas, no la semana en que te vas.
Exporta contactos, empresas, tratos, notas e histórico de correo por separado, y guarda los archivos originales sin tocar. Trabajarás sobre copias. En cuanto caduque la suscripción puedes perder el acceso a las exportaciones, y un proveedor al que has avisado no tiene prisa por ayudarte.
Comprueba que la exportación contiene de verdad lo que veías en pantalla. Los campos personalizados y el cuerpo de las notas son dos que se pierden a menudo.
Decide qué no se mueve
Este es el paso que la gente se salta, y es donde está el valor.
Una migración es el único momento en que te regalan una limpieza. Contactos que nunca respondieron, tratos cerrados hace tres años, empresas que ya no existen: moverlos cuesta tiempo de importación ahora y ensucia todas las vistas después. Los tratos abiertos que dejaron de moverse son la misma pregunta, y si el pipeline es realista se responde mejor antes de importar que después.
Escribe la regla antes de mirar los datos, para no decidir registro a registro. Algo así: contactos con alguna actividad en dos años, todos los tratos cerrados, notas asociadas a cualquiera de los dos. Después encuentra los duplicados antes de importar y no después, porque fusionar es más fácil en una hoja de cálculo que en una base de datos.
Dale un sitio a lo que dejas atrás. Un archivo guardado sigue estando bajo tus reglas de conservación, y «no lo migramos» no es lo mismo que «lo borramos».
Mapea los campos una vez, en papel
Lista los campos antiguos en una columna y los nuevos al lado. Marca cada campo antiguo que no tenga casa nueva y decide ahí mismo si creas una o lo descartas.
Esto lleva una hora y evita una reimportación. La alternativa es descubrir a mitad de carga que la fase del ciclo tiene cuatro valores en el sistema antiguo y tres en el nuevo.
Importa en dos pasadas
Primero empresas, luego contactos, luego tratos. Cada capa referencia a la anterior, así que cargarlas en otro orden produce huérfanos.
Haz una importación de prueba de 10 a 20 registros, míralos en el sistema nuevo y solo entonces carga el resto. Preparar bien el CSV es lo que marca la diferencia entre una pasada y cinco.
La semana siguiente
Mantén el sistema antiguo legible un mes si puedes. No como plan B, sino porque el primer mes es cuando alguien pide justo lo que no migraste.
Preguntas frecuentes
¿Cómo migrar datos de un CRM a otro?
Exporta todo primero, mientras la suscripción sigue activa. Después decide qué se mueve de verdad, con una regla escrita y no registro a registro. Mapea los campos antiguos a los nuevos en papel antes de cargar nada. Por último importa por capas, empresas, luego contactos y luego tratos, probando de 10 a 20 registros antes de cargar el resto.
¿Qué no conviene migrar a un CRM nuevo?
Nada que no crearías hoy. Contactos sin actividad en dos años, tratos cerrados hace tanto que nadie los reporta y empresas que ya no existen. Una migración es el único momento en que te regalan una limpieza, y mover registros muertos cuesta tiempo de importación ahora y ensucia todas las vistas después.
¿En qué orden hay que importar los datos?
Primero empresas, luego contactos, luego tratos y por último notas y actividades. Cada capa referencia a la anterior, así que cargar contactos antes que sus empresas crea registros huérfanos que hay que reenlazar a mano. Prueba el orden con 10 a 20 registros antes de comprometerte con la carga completa, porque arreglar la secuencia después cuesta mucho más.
¿Cuánto hay que conservar el CRM antiguo tras migrar?
Alrededor de un mes de acceso de lectura si el contrato lo permite, y no como plan B. Las primeras semanas son cuando alguien pide justo lo que no llegó, normalmente una nota o un campo personalizado que nadie listó. Tenerlo legible convierte eso en una consulta en lugar de un incidente.
¿Qué se pierde normalmente en una exportación de CRM?
Los campos personalizados y el cuerpo de las notas. Los dos parecen estar en pantalla y los dos faltan o se cortan a menudo en el archivo exportado. Compruébalos concretamente contra un puñado de registros que conozcas bien, antes de fiarte del archivo, porque cuando lo notes durante la importación el sistema antiguo puede haber desaparecido.
¿Conviene limpiar los datos antes o después de importar?
Antes, en la hoja de cálculo, siempre. Fusionar duplicados y arreglar valores inconsistentes es mucho más fácil en un archivo que puedes ordenar y filtrar que en una base de datos con relaciones ya construidas. Limpiar después significa además que los registros malos existen en los informes durante todo lo que dure la limpieza.