Cómo encontrar contactos duplicados en un CRM

Encuentra los duplicados ordenando por el campo que debería ser único, no por el nombre. Primero el correo electrónico, porque es el único campo que casi todo el mundo rellena igual. Luego el teléfono, sin el formato. Luego empresa más apellido, que pilla los casos en los que una ficha tiene la dirección del trabajo y la otra la personal. El nombre es el peor sitio para empezar, porque la misma persona aparece como Pepe, José y J. García y esas tres no se ordenan juntas.

Cada pasada pilla una cosa

El correo pilla la mayoría y casi no da falsos positivos. Dos fichas con una dirección son una persona.

El teléfono pilla las fichas creadas desde una llamada o una tarjeta, donde nadie escribió un correo. Quita espacios, guiones y prefijos antes de comparar, o el mismo número en dos formatos no se reconocerá a sí mismo.

Empresa más apellido pilla el resto y es la pasada que necesita ojos humanos, porque dos personas pueden compartir apellido en una misma empresa.

Decide qué ficha sobrevive antes de fusionar

Elige la ficha que se queda por el historial que lleva, no por la que se ve más ordenada. Una ficha escueta con tres años de actividad vale más que una completa creada la semana pasada.

Y fusiona en una sola dirección. Fusionar A en B y luego B en A deja una ficha cuyos valores vienen de la última ejecución, y nadie sabe cuál fue.

Fusionar no suele tener vuelta atrás

Comprueba antes de empezar si tu CRM puede deshacer una fusión. Muchos no pueden, y los que sí suelen devolver la ficha sin sus relaciones.

Exporta antes las filas afectadas. Son dos minutos que convierten una operación irreversible en recuperable, y es la misma razón por la que un CSV se revisa antes de importar y no después.

Luego arregla la entrada

Deduplicar es mantenimiento hasta que cambias lo que crea duplicados. Las fuentes habituales son una importación sin clave de coincidencia, un formulario que no comprueba fichas existentes y dos personas metiendo el mismo lead desde sitios distintos.

Dale al CRM un campo único con el que casar y el problema se reduce a los casos que de verdad requieren criterio. Si no, repetirás estas pasadas el trimestre que viene, que es la razón de que la limpieza vaya en el calendario y de que qué se guarda y cuánto tiempo se decida una sola vez.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se encuentran contactos duplicados en un CRM?

Ordenando por el campo que debería ser único, no por el nombre. El correo pilla la mayoría casi sin falsos positivos. El teléfono, sin espacios ni prefijos, pilla las fichas creadas desde llamadas. Empresa más apellido pilla el resto y necesita revisión, porque dos personas pueden compartir apellido en la misma empresa legítimamente.

¿Por qué buscar por nombre funciona mal?

Porque la misma persona se ha metido como Pepe, José y J. García, y eso no se ordena junto. Los nombres también varían por tildes, apellidos compuestos y transcripciones. Ordenar por nombre encuentra los duplicados que ya eran evidentes y se deja los que cuestan dinero, que son las fichas creadas con meses de diferencia por personas distintas.

¿Qué ficha hay que conservar?

La que lleva el historial, no la que parece más completa. La actividad, los tratos y las notas son caros de recrear; los campos vacíos son baratos de rellenar. Una ficha escueta con tres años de correspondencia vale más que una ordenada creada la semana pasada. Fusiona siempre en la misma dirección para que el resultado no dependa del orden.

¿Se puede deshacer una fusión?

A menudo no, y donde se puede la ficha recuperada suele volver sin sus relaciones. Compruébalo en tu herramienta antes de empezar y no después. Exportar las filas afectadas lleva un par de minutos y convierte una operación irreversible en recuperable, algo que merece la pena incluso cuando la herramienta dice tener deshacer.

¿Cómo se evita que vuelvan?

Cambiando lo que los crea. Las fuentes habituales son importaciones sin clave de coincidencia, formularios que no comprueban fichas existentes y dos personas metiendo el mismo lead por vías distintas. Dale al CRM un campo con el que casar de forma fiable, normalmente el correo, y quedarán solo los casos que requieren una decisión humana.