Cómo gestionar contactos de empresa en un CRM

Guarda la empresa y la persona como dos fichas enlazadas, no como una ficha con el nombre de la empresa escrito en un campo. Una persona cambia de trabajo y una empresa sigue existiendo, y una base de datos que trate la empresa como texto en la persona no sobrevive a ninguno de los dos casos. Una vez separadas, la pregunta interesante es qué guardas en el enlace y no en cada lado.

Por qué la empresa necesita ficha propia

Si escribes el nombre en cada persona acabas el año con cuatro grafías de la misma empresa. Acme, Acme SL, Acme S.L. y ACME no agrupan, y ningún informe puede contarlas.

La ficha de empresa también guarda lo que pertenece a la organización y no a nadie en concreto: el responsable de la cuenta, el contrato, la fecha de renovación, el importe total del trabajo hecho. Una empresa se gana su ficha con la misma prueba que una persona: si alguna decisión comercial dependerá de ella.

El cargo va en la relación

Lo interesante no suele ser ni la persona ni la empresa, sino la conexión: esta persona decide el presupuesto aquí, aquella es el contacto del día a día, una tercera revisa lo técnico.

Guardar eso como campo en la persona se rompe en cuanto se va a otra empresa, porque su cargo allí no es su cargo en cualquier sitio. Guardarlo en el enlace mantiene ciertas las dos cosas.

Una persona, una ficha

Cuando alguien aparece en dos empresas, es una ficha de persona enlazada dos veces, no dos personas. Duplicarla parte el historial en dos y garantiza que la mitad que abra el siguiente compañero sea la equivocada.

Es la misma regla que hace tratable encontrar duplicados: la persona es lo único, y la empresa es contexto.

Decide quién posee qué

La propiedad de la empresa y la de la persona responden a preguntas distintas y las dos se hacen. El responsable de cuenta es quien lleva la relación; el de contacto es quien habló con esa persona la última vez.

Un equipo pequeño puede juntarlas, pero escribe cuál quieres decir. Es el campo que más se rellena de forma inconsistente, y la propiedad inconsistente es lo que devuelve una base limpia al desorden en dos trimestres. Las agencias tienen un matiz más, porque la relación con el cliente dura más que el trato.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se guardan empresas y personas en un CRM?

Como fichas separadas con un enlace entre ellas. Una persona cambia de empleador y la empresa sigue sin ella, así que un diseño que guarde la empresa como texto en la persona no sobrevive a ninguno de los dos casos. Separarlas también evita que la misma organización aparezca con cuatro grafías, que es lo que impide contarlas.

¿Dónde va el cargo de una persona?

En la relación entre persona y empresa, no en la persona. Un cargo solo es cierto en el contexto de una organización: quien decide el presupuesto aquí no dice nada de su puesto en la siguiente. Guardarlo en el enlace mantiene exactas tanto la ficha de la persona como la de la empresa cuando cambia de trabajo.

¿Y si alguien trabaja con dos empresas?

Una ficha de persona, enlazada a las dos. Crear una segunda parte el historial, y la mitad que abra tu compañero será justo la que le faltaba. El enlace es lo que lleva el detalle propio de cada empresa, como el cargo y la fecha de inicio, así que dos enlaces expresan la situación sin duplicar a nadie.

¿Quién debe ser el propietario de una empresa?

Quien lleva la relación en conjunto, que no siempre es quien habló más recientemente con un contacto concreto. Son dos preguntas distintas y las dos se hacen, así que decide si registras un propietario o dos y escribe la definición. La propiedad inconsistente es de las formas más rápidas de que una base ordenada deje de ser fiable.

¿Qué va en la ficha de empresa y no en la de persona?

Todo lo que sea cierto de la organización y no de un individuo: el contrato, la renovación, el responsable de cuenta, el importe total facturado, el sector y el tamaño. Si un campo tuviera que repetirse igual en cada persona de esa empresa, va en la empresa, porque los campos duplicados se separan y luego se contradicen.