Cómo redactar un correo después de una reunión con un cliente

Es el seguimiento más fácil que vas a escribir, porque acabas de pasar una hora con esa persona y sabes exactamente qué ha dicho. También se desaprovecha a menudo, porque suele escribirse como una nota de agradecimiento cuando debería estar haciendo otra cosa.

¿Cómo es un buen correo de seguimiento después de una reunión?

Un ejemplo completo, con las cuatro partes en el orden en que se explican más abajo. Cambia lo que va entre corchetes y ya puedes enviarlo.

Asunto: Próximos pasos tras la reunión de hoy

Hola [nombre]:

Un placer conocerte hoy. Me contaste que el problema es [el problema, con las palabras que usó].

Por mi parte, te mando [lo prometido, por ejemplo la propuesta] el [día de la semana y fecha].

Para hacerlo bien necesito una sola cosa de tu parte: [un dato concreto, por ejemplo las cifras del año pasado].

Te llamo el [día de la semana] a las [hora] para comentarlo, salvo que te venga mal.

Un saludo,

[Tu nombre]

¿Para qué sirve de verdad el correo tras una reunión?

No para dar las gracias. El correo posterior a una reunión existe para dejar tu versión de la conversación por escrito mientras todavía nadie la discute. Cada uno sale de una reunión con un recuerdo ligeramente distinto. El tuyo llega el primero a su bandeja, en lenguaje claro, y si no hay nada equivocado lo darán por bueno. Es la alineación más barata que vas a conseguir, y por eso enviarlo el mismo día importa más que cómo esté redactado.

Además deja el siguiente paso puesto sin que tengas que pedirlo más adelante, que es la parte que de verdad mueve el trato.

¿Qué cuatro cosas debe llevar el correo?

Cuál dijeron que era el problema, con sus palabras y no con las tuyas. Si consigues devolvérselo bien, has demostrado que escuchabas mejor que cualquier frase diciendo que escuchabas.

Qué te has comprometido a hacer, y para cuándo. Da la fecha exacta. "En breve" no lo es, y es la única promesa del correo, así que es la que van a recordar.

Qué necesitas de ellos, si necesitas algo, y como una sola cosa concreta. Nada de "cualquier cosa me dices", que no pide nada y no consigue nada.

El siguiente contacto, propuesto y no preguntado. "Te mando los números el jueves y te llamo el lunes, salvo que te venga mal" se acepta más fácil que una pregunta, y deja el trato con un paso siguiente aunque no contesten.

Cuatro párrafos cortos. Este correo tiene que poder leerse en el móvil dentro del ascensor.

Cada parte, qué escribir y qué evitar:

Parte	Escribe	Evita
El problema	Cuál dijeron que era, con sus palabras	Tus palabras para describirlo
Tu compromiso	Qué te has comprometido a hacer, con la fecha exacta	"En breve", que no es una fecha
Lo que necesitas	Una sola cosa concreta, si necesitas algo	"Cualquier cosa me dices", que no pide nada y no consigue nada
El siguiente contacto	Propuesto: "Te mando los números el jueves y te llamo el lunes, salvo que te venga mal"	Una pregunta

¿Qué no debe llevar el correo?

El resumen de todo. Si se tarda diez minutos en leerlo, eso es un acta y no un seguimiento, y las actas no las lee nadie. Adjuntos que no han pedido. Una presentación enviada sin más convierte una respuesta de dos líneas en una tarea, y las tareas se aplazan.

Cualquier cosa que suene a cierre. El trabajo de este correo es precisión e inercia. Presionar aquí se lee como no haber escuchado.

¿Qué parte se salta casi todo el mundo?

Registra la reunión y deja puesto el siguiente paso antes de escribir el correo, no después. El correo es lo que ve el cliente; el registro es lo que hace que el trato sobreviva a una quincena ocupada. Deja la fecha prometida como recordatorio en el trato y, si la reunión ha cambiado algo de verdad, mueve la fase ahora que todavía recuerdas por qué.

El orden importa. Escrito primero, el correo tiende a describir lo que pretendes hacer; escrito después del registro, describe lo que realmente va a pasar, y resulta que no siempre coinciden.

¿Y si no contestan?

Ese es otro correo con otro trabajo, y es el que va después del silencio. No mandes este dos veces: repetir un resumen que ya tienen no aporta nada, y el segundo correo necesita algo nuevo para que merezca abrirlo.

Preguntas frecuentes

¿Para qué sirve el correo de seguimiento después de una reunión con un cliente?

Para dejar tu versión de la conversación por escrito mientras todavía nadie la discute. No es una nota de agradecimiento, aunque casi siempre se escriba así. Cada uno sale de una reunión con un recuerdo algo distinto, y el primer relato por escrito que llega suele darse por bueno si no tiene nada equivocado. Además deja puesto el siguiente paso sin que tengas que pedirlo más adelante, que es la parte que de verdad mueve el trato.

¿Cuándo hay que enviar el correo después de una reunión con un cliente?

El mismo día. Enviarlo pronto importa más que cómo esté redactado, y compensa más que cualquier pulido. Cada persona sale de la reunión recordando algo ligeramente distinto. Si tu versión llega la primera, en lenguaje claro y sin nada equivocado, el cliente la dará por buena como registro de lo que se habló. Por eso el correo del mismo día es la alineación más barata que vas a conseguir en un trato.

¿Qué debe llevar el correo después de una reunión con un cliente?

Cuatro cosas. El problema tal como lo planteó el cliente, con las palabras que usó y no con las tuyas. Lo que te comprometiste a hacer, con una fecha exacta en lugar de "en breve". Lo que necesitas del cliente, si necesitas algo, como una sola cosa concreta. Y el siguiente contacto, propuesto y no preguntado. Con cuatro párrafos cortos basta, y el correo entero tiene que poder leerse en el móvil dentro del ascensor.

¿Qué conviene dejar fuera del correo posterior a una reunión?

Tres cosas. El resumen de todo, porque un correo que se tarda diez minutos en leer es un acta y no un seguimiento, y las actas no las lee nadie. Los adjuntos que el cliente no ha pedido. Y cualquier cosa que suene a cierre, porque presionar justo después de una reunión se lee como no haber escuchado. El trabajo de este correo es precisión e inercia, y para eso bastan cuatro párrafos cortos.

¿Conviene adjuntar documentos al correo que sigue a una reunión?

Solo los que el cliente ha pedido. Una presentación enviada sin más convierte una respuesta de dos líneas en una tarea, y las tareas se aplazan, así que el adjunto retrasa justo la respuesta que el correo busca. Si en la reunión prometiste un documento, el correo lo recoge como compromiso con fecha exacta, porque es la única promesa del mensaje y la que el cliente va a recordar.

¿El correo tras la reunión debe proponer el siguiente contacto o preguntarlo?

Proponerlo. "Te mando los números el jueves y te llamo el lunes, salvo que te venga mal" se acepta más fácil que una pregunta sobre cuándo le viene bien. Proponerlo deja además el trato con un paso siguiente aunque el cliente no conteste, porque la fecha ya está puesta por tu parte. Preguntar devuelve la agenda al cliente y deja el trato esperando una respuesta.

¿Se actualiza el CRM antes o después de escribir el correo tras la reunión?

Antes. Registra la reunión, deja la fecha prometida como recordatorio en el trato y, si la reunión ha cambiado algo de verdad, mueve la fase. Escrito primero, el correo tiende a describir lo que pretendes hacer. Escrito después del registro, describe lo que realmente va a pasar, y resulta que no siempre coinciden. El correo es lo que ve el cliente, pero el registro es lo que hace que el trato sobreviva a una quincena ocupada.

¿Hay que reenviar el resumen de la reunión si el cliente no contesta?

No. Repetir un resumen que el cliente ya tiene no aporta nada, y un segundo correo necesita algo nuevo para que merezca abrirlo. El silencio después de una reunión pide otro correo con otro trabajo, el que se escribe cuando no hay respuesta. Si el primero proponía el siguiente contacto, el trato ya tiene un paso siguiente, así que lo que toca es hacer ese contacto y no mandar el resumen otra vez.