Cómo hacer una previsión de ventas desde el pipeline

Una previsión desde el pipeline son tus tratos abiertos multiplicados por el ritmo al que han cerrado históricamente tratos como esos. La aritmética lleva un minuto. Todo lo que hace fiable a una previsión ocurre antes: si tus fases significan algo, si los pesos salen de tu propio histórico y si los tratos del pipeline son reales.

Los dos métodos que conviene conocer

Ponderada por fase. Cada fase lleva una probabilidad sacada del histórico, y cada trato aporta su valor por esa probabilidad. Un trato de 10.000 € en una fase que cierra históricamente el 40% de las veces aporta 4.000 €.

Por compromiso. Quien lleva el trato dice si va a cerrar este periodo, y la previsión es la suma de los compromisos. Sin aritmética, solo criterio.

La ponderada escala y no depende del ánimo de nadie. La de compromiso es más precisa cuando hay pocos tratos grandes, porque quien ha hablado con el comprador sabe cosas que ninguna fase codifica.

Con unos doce meses de tratos cerrados de los que sacar los pesos, usa la ponderada como número y los compromisos como contraste; cuando discrepan mucho, la discrepancia es la salida útil. Sin ese historial no hay de dónde sacar los pesos, así que empieza por los compromisos y un simple recuento de tratos abiertos por fase.

Los dos métodos, uno al lado del otro:

Pregunta	Ponderada por fase	Por compromiso
¿Cómo funciona?	Cada fase lleva una probabilidad sacada del histórico, y cada trato aporta su valor por esa probabilidad	Quien lleva el trato dice si va a cerrar este periodo, y la previsión es la suma de los compromisos
¿Dónde es más fuerte?	Escala y no depende del ánimo de nadie	Cuando hay pocos tratos grandes, porque quien ha hablado con el comprador sabe cosas que ninguna fase codifica
¿Con unos doce meses de tratos cerrados?	Es el número	Es el contraste
¿Sin ese historial?	No hay de dónde sacar los pesos	Empieza por ella, con un simple recuento de tratos abiertos por fase

¿De dónde deben salir los pesos de cada fase?

Un error común es usar las probabilidades que trae el CRM de fábrica. Son la estimación de un proveedor sobre un pipeline genérico, y suelen ser optimistas. Saca los tuyos: para cada fase, coge los tratos que han entrado alguna vez en ella y divide los que acabaron ganados entre el total. Ese ratio es el peso de la fase. Doce meses de histórico bastan para casi cualquier equipo pequeño.

De hacerlo salen dos cosas que valen más que la previsión. Las fases con pesos casi idénticos son una sola fase con dos nombres. Y donde el peso da un salto grande de una fase a la siguiente, la fase anterior al salto es donde se pierden la mayoría de los tratos.

¿Qué tratos cuentan como dentro de la previsión?

Solo los tratos que pueden cerrarse en el periodo. Eso significa fecha de cierre prevista dentro y margen suficiente para el tiempo que tardan tus tratos. Un trato con fecha dentro del trimestre pero al que todavía le falta más del ciclo típico que los días que quedan no está en la previsión de este trimestre, diga lo que diga el campo. Es el mismo filtro que necesita un ratio de cobertura, y olvidarlo es la razón de que ambos números salgan altos.

¿Cuáles son las tres formas en que una previsión miente?

Fases sin prueba de salida. Ponderar asume que una fase significa algo concreto. Si se aplica de memoria, el peso es aritmética precisa sobre una intuición. Ese es el argumento para fases definidas por una prueba escrita.

Tratos que nadie toca. Un trato atascado sigue llevando su peso completo, así que un pipeline lleno de ellos prevé ingresos que dejaron de ser probables hace semanas. Filtra por última actividad antes de fiarte del total.

Fechas de cierre que se desplazan. Si una fecha se mueve cada vez que llega, el trato aporta a una previsión a la que nunca llegará. Cuenta cuántas veces se ha movido. Dos son una señal; cuatro son una respuesta.

¿Cómo se lee una previsión de ventas con honestidad?

Una previsión es un rango, y la forma honesta de presentarla son tres números: el total ponderado, el total comprometido y la suma de tratos que ya pasaron el punto en el que suelen cerrar. Si el ponderado es mucho mayor que los compromisos, el pipeline guarda tratos en los que no cree quien los trabaja. Suele ser un problema de cualificación, y aparece en la previsión mucho antes que en los ingresos.

Si los compromisos superan al ponderado, o tus pesos están desfasados o alguien se compromete por optimismo. Las dos cosas conviene saberlas, y la previsión es el único sitio donde salen una al lado de la otra.

¿Qué hace falta sacar del CRM para montar la previsión?

Necesitas fase, valor, fecha de cierre prevista y última actividad en cada trato abierto, más histórico cerrado suficiente para sacar los pesos. Exporta los abiertos con esos cuatro campos, multiplica valor por peso de fase y suma. Hazlo igual cada periodo. Una previsión que cambia de método entre trimestres no puede compararse consigo misma, y comparar es casi todo para lo que sirve.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se hace una previsión de ventas desde el pipeline?

Multiplica cada trato abierto por el ritmo al que han cerrado históricamente tratos como ese, y suma el resultado. La aritmética lleva un minuto. Lo que hace fiable el número ocurre antes: que tus fases signifiquen algo concreto, que los pesos salgan de tu propio histórico y no de los valores de fábrica de un proveedor, y que los tratos del pipeline sean reales. Solo entran en el cálculo los tratos que pueden cerrarse en el periodo.

¿Qué diferencia hay entre una previsión ponderada por fase y una por compromiso?

En la ponderada por fase, cada fase lleva una probabilidad sacada del histórico y cada trato aporta el valor multiplicado por esa probabilidad, así que un trato de 10.000 € en una fase que cierra el 40% de las veces aporta 4.000 €. En la de compromiso, quien lleva cada trato dice si cerrará este periodo y se suman esos compromisos. La ponderada escala y no depende del ánimo de nadie. La de compromiso acierta más con pocos tratos grandes, porque quien habló con el comprador sabe cosas que ninguna fase codifica.

¿Qué significa que la previsión ponderada y los compromisos no coincidan?

Depende de hacia dónde vaya la diferencia. Si el ponderado es mucho mayor que los compromisos, el pipeline guarda tratos en los que no cree quien los trabaja. Suele ser un problema de cualificación, y aparece en la previsión mucho antes que en los ingresos. Si los compromisos superan al ponderado, o tus pesos están desfasados o alguien se compromete por optimismo. Una discrepancia grande, en cualquier sentido, es la salida más útil de una previsión.

¿Qué tratos deben entrar en una previsión de ventas?

Solo los que pueden cerrarse en el periodo. Eso significa una fecha de cierre prevista dentro del periodo y margen suficiente para lo que suelen tardar tus tratos. Un trato con fecha dentro del trimestre pero al que todavía le falta más del ciclo típico que los días que quedan no está en la previsión de este trimestre, diga lo que diga el campo. Filtra también por última actividad, porque un trato atascado sigue llevando el peso completo y prevé ingresos que dejaron de ser probables hace semanas.

¿Debe seguir en la previsión un trato cuya fecha de cierre no deja de moverse?

Normalmente no. Si una fecha de cierre se mueve cada vez que llega, el trato aporta a una previsión a la que nunca llegará. Cuenta cuántas veces se ha movido la fecha de cada trato. Dos veces es una señal y cuatro son una respuesta. Las fechas que se desplazan son una de las tres formas en que una previsión miente sin que se note, junto con las fases sin prueba de salida y los tratos que nadie toca.

¿Cómo se presenta una previsión de ventas?

Como un rango y no como una sola cifra. La versión honesta son tres números: el total ponderado, el total comprometido y la suma de tratos que ya pasaron el punto en el que suelen cerrar. Leídos juntos, muestran en qué parte del pipeline cree de verdad quien lo trabaja y qué tratos van con retraso. La previsión es el único sitio donde la aritmética del pipeline y el criterio de quien lleva cada trato aparecen uno al lado del otro.

¿Qué datos del CRM necesitas para hacer la previsión?

Cuatro campos en cada trato abierto: fase, valor, fecha de cierre prevista y última actividad, más histórico cerrado suficiente para sacar los pesos de cada fase. Exporta los tratos abiertos con esos campos, multiplica el valor por el peso de la fase y suma. Filtrar por última actividad antes de fiarte del total evita que los tratos atascados lo inflen. Hazlo igual cada periodo, porque comparar con previsiones anteriores es casi todo para lo que sirve.