Cómo hacer seguimiento después de enviar un presupuesto

El silencio después de un presupuesto se siente peor que el de antes, y normalmente es mejor noticia. Antes del presupuesto estabas adivinando si había interés. Te pidieron un número, así que en algún momento alguien decidió que merecía la pena averiguarlo. El silencio que viene después rara vez es un no. Casi siempre es la decisión moviéndose por sitios que no ves.

Esa diferencia debería cambiar lo que envías.

Manda el primero cuando dijiste que lo harías

Si diste una fecha, úsala. Decir "te escribo el jueves" y escribir el jueves es la credibilidad más barata que existe, y casi todo el mundo se la salta.

Si no diste fecha, tres días laborables es un valor por defecto razonable. Antes suena a nervios por tu propio número. Mucho después y quien te lo pidió ya está en otra cosa de su lista.

Pon la fecha en el momento de enviar el presupuesto, por escrito, antes de cerrar la pestaña. Un seguimiento que piensas hacer no está programado. Un siguiente paso con fecha sí.

"Solo quería saber cómo lo veis" es el fallo típico

Le pide al que recibe que haga todo el trabajo: acordarse de quién eres, buscar el presupuesto, reconstruir por dónde iba y luego redactar un parte de situación en tu beneficio. No contestar es más fácil.

Dale algo a lo que reaccionar. Cualquiera de estas cosas trae su propia razón de existir:

• Una línea concreta del presupuesto. "La línea de puesta en marcha da por hecho que la importación la hacemos nosotros. Si preferís hacerla vosotros, esa línea desaparece." Ahora tiene una decisión delante, no una petición de estado.
• Algo que ha cambiado. Disponibilidad, una fecha, un plazo de entrega. Esta es la más fuerte, porque es información realmente nueva y no un toque disfrazado.
• La pregunta que no hiciste. "Una cosa que debí preguntar: ¿quién más tiene que ver esto antes de que pueda salir adelante?" Esa pregunta suele ser la respuesta entera.

¿Cómo le pones fácil al cliente decir que no?

Casi todo presupuesto atascado lo está porque la respuesta es no y nadie quiere escribirla. Puedes acortar eso semanas con una frase: "Si no es el momento, dímelo y dejo de insistir."

Vas a recibir más noes. Los vas a recibir un mes antes, y un no con el que puedes actuar le gana a un quizá que relees cada semana. Si mantener la oportunidad abierta después de eso es otra decisión, y la forma general de una secuencia de seguimiento está en cómo hacer seguimiento sin resultar pesado.

No bajes un precio que nadie ha discutido

Este es el error concreto que invita esta situación. El silencio es ambiguo, el precio es lo que más te preocupa, así que tienta reabrir el número sin que nadie lo pida: "Igual podría hacer algo con el precio."

Tres problemas. Le has dicho que el primer número no era real, así que el segundo probablemente tampoco. Has convertido el precio en el tema sin ninguna prueba de que fuera el obstáculo. Y te has gastado tu única concesión antes de que nadie la pidiera.

Espera la objeción. Si llega, suele ser concreta y puedes responderla concretamente. Si no llega nunca, el obstáculo era otra cosa y te has quedado con tu margen.

¿Qué deberías registrar cuando el presupuesto se cierra?

Cuando termine, salga como salga, registra el motivo y elígelo de una lista corta en vez de escribirlo a mano. Los motivos escritos a mano no se pueden contar después, así que al cabo de un año presupuestando seguirás sin saber si pierdes por precio, por plazos o contra el mismo competidor de siempre.

Esa es la parte que se acumula. Cualquier seguimiento suelto importa menos que saber, dentro de doce meses, qué presupuestos merecía la pena mandar.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si no diste una fecha al enviar el presupuesto?

Si no diste fecha, tres días laborables es un valor por defecto razonable: pronto para que el presupuesto siga fresco en su cabeza, tarde para que no parezca que persigues tu propio correo. Cuando sí diste una fecha, esa manda.

¿Qué se pone en un correo de seguimiento de un presupuesto?

Dale algo a lo que reaccionar en lugar de pedirle un estado. Nombra una línea concreta del presupuesto que quizá quiera cambiar, cuéntale algo que haya cambiado de verdad, o hazle la pregunta que no le hiciste la primera vez, por ejemplo quién más tiene que aprobarlo.

¿Hay que bajar el precio si el cliente se queda callado?

No, no sin que lo pidan. El silencio no es una objeción de precio, y descontar antes de que nadie objete le dice al cliente que tu primer número no era real y gasta tu única concesión a cambio de nada. Espera la objeción y responde a esa objeción. Si al final te mueves, mueve el alcance contigo: un precio menor por el mismo trabajo le enseña al cliente que tus números se negocian, y el siguiente presupuesto parte del precio rebajado.

¿Cuántas veces hay que insistir con un presupuesto?

Tres o cuatro a lo largo de tres o cuatro semanas, cada vez más espaciados. Decide el número antes de empezar y no sobre la marcha, y deja por escrito la fecha de cada intento, para saber siempre qué presupuestos has dejado de perseguir sin decirlo.

¿Y si el cliente dice que es caro?

Eso es avanzar, porque es concreto y se puede responder. Pregunta con qué lo está comparando. La respuesta suele ser un alcance distinto y no un proveedor distinto, y el alcance sí puedes cambiarlo sin tocar tu tarifa. Si lo compara con otro proveedor, pregunta qué incluye esa cifra antes de responderla, porque dos presupuestos del mismo trabajo suelen diferir en lo que entra y no en la tarifa.