Was bidirektionale E-Mail-Synchronisation wirklich bedeutet
Der Begriff beschreibt zwei verschiedene Dinge, und jeder versteht darunter das, womit er zuletzt Ärger hatte. Was ein CRM damit meint, was in welche Richtung kopiert wird und die vier Fragen, die Sie vor dem Einschalten stellen sollten.
Syncek Team · CRM-Referenzbibliothek
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Bidirektionale E-Mail-Synchronisation heißt, dass ein CRM Ihr Postfach liest und auch hineinschreibt. Eingehende Mail wird an den zugehörigen Kontakt oder Geschäftsvorgang gehängt, in der Regel über die E-Mail-Adresse, und Mail, die Sie aus dem CRM senden, erscheint in Ihrem echten Ordner "Gesendet", während Antworten in Ihrem gewohnten Posteingang ankommen. Einseitige Synchronisation liefert nur die erste Hälfte.
Der Begriff deckt auch eine Konstellation ab, die damit nichts zu tun hat: ein privates und ein dienstliches Konto im Gleichlauf zu halten. Das ist eine Frage des Mailprogramms, und die Antwort steht in den Einstellungen Ihres Anbieters. Hier geht es um die Bedeutung, in der jede CRM-Dokumentation den Begriff verwendet.
Wie verbindet sich ein CRM in beide Richtungen mit Ihrem Postfach?
Eingehend: vom Postfach ins CRM. Das CRM beobachtet Ihr Postfach und hängt die passenden Nachrichten an den zugehörigen Kontakt oder Geschäftsvorgang. Zugeordnet wird in der Regel über die E-Mail-Adresse, eine Nachricht von jemandem, der bereits im CRM steht, landet also ohne Ihr Zutun auf dem richtigen Datensatz. Diese Hälfte ist gemeint, wenn jemand sagt, ein CRM "kann E-Mail".
Ausgehend: vom CRM ins Postfach. Mail, die Sie aus dem CRM heraus senden, erscheint in Ihrem echten Ordner "Gesendet", und Antworten kommen in Ihrem gewohnten Posteingang an statt in einem System, in das niemand schaut. Diese Hälfte macht die erste erst brauchbar. Ohne sie führen Sie zwei Postfächer und müssen sich merken, welches Gespräch wo liegt.
Einseitige Synchronisation liefert die erste Hälfte ohne die zweite. Sie funktioniert, und sie gewöhnt Ihrem Team unauffällig ab, sie zu benutzen: Wer aus dem CRM sendet, dem verschwindet der Verlauf aus dem Postfach, in dem er tatsächlich arbeitet.
Wo stößt die E-Mail-Synchronisation an ihre Grenzen?
Sie legt nicht alles korrekt ab. Zugeordnet wird über die Adresse, eine Nachricht vom privaten Konto einer Person oder von einer Kollegin im selben Unternehmen, die nicht im CRM steht, landet also nicht dort, wo Sie es erwarten. Jedes System hat eine Regel für diesen Fall, und die eigene sollte man kennen.
Sie entscheidet nicht, was aufbewahrenswert ist. Ein synchronisiertes Postfach hängt die Parkquittung, die aus der Buchhaltungsadresse eines Kunden kommt, an dessen Datensatz, weil die Adresse passt. Die meisten Systeme bieten an, Domains auszuschließen oder Verläufe als privat zu markieren, und die meisten Teams richten das erst ein, wenn etwas Unangenehmes auf einem geteilten Datensatz auftaucht.
Sie ersetzt keine Notizen. Ein Verlauf hält fest, was schriftlich gesagt wurde, nicht was am Telefon vereinbart wurde, und das Telefonat ist meistens genau der Teil, den eine Kollegin nächsten Monat braucht.
Was sollten Sie prüfen, bevor Sie Ihr Postfach mit dem CRM verbinden?
Wessen Postfach, und wer sieht es? Synchronisierte Mail wird üblicherweise für alle sichtbar, die den Datensatz sehen dürfen. Das ist der Sinn der Sache, und es ist zugleich der Punkt, den man klärt, bevor ein ganzes Team die Funktion einschaltet. Fragen Sie, was mit einer Nachricht passiert, die auf einem Datensatz landet, den eine Kollegin lesen kann.
Was passiert mit Anhängen? Manche Systeme speichern sie, manche verlinken auf die Ursprungsnachricht, manche ignorieren sie ganz. Das wiegt schwerer, als es klingt, wenn ein Vertrag in einem Verlauf steckt.
Wie weit reicht sie zurück? Die meisten Systeme synchronisieren ab dem Tag der Verbindung nach vorn, einige bieten einen Import der Historie an. Zu wissen, welches von beidem Sie haben, verhindert die Annahme, der Datensatz sei vollständig.
Was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt? Das Postfach wird getrennt, und ob die bereits synchronisierte Historie bleibt oder verschwindet, ist eine Frage mit zwei möglichen Antworten, je nach Produkt. Stellen Sie sie, solange die Person noch da ist.
Wann ist die einseitige Synchronisation die richtige Wahl?
Wenn Sie vor allem festhalten wollen, was gesagt wurde, und Ihr Team ohnehin aus dem gewohnten Mailprogramm sendet, hat rein eingehende Synchronisation weniger Teile, die schiefgehen können. Für die bidirektionale spricht, dass Gespräche im CRM beginnen, und das zählt, sobald sich mehrere Personen ein Konto teilen und niemand raten sollte, ob schon nachgefasst wurde.
Die beiden Varianten im direkten Vergleich:
| Frage | Einseitige Synchronisation | Bidirektionale Synchronisation |
|---|---|---|
| Was wird kopiert? | Mail aus Ihrem Postfach ins CRM, angehängt an den passenden Kontakt oder Geschäftsvorgang | Dasselbe, und Mail, die Sie aus dem CRM senden, erscheint in Ihrem echten Ordner "Gesendet" |
| Wo wird gesendet? | Weiterhin im Mailprogramm, das CRM führt nur Buch | Auch aus dem CRM, und Antworten landen in Ihrem gewohnten Posteingang |
| Wo liegt das Gespräch? | Auf zwei Orte verteilt, und Sie müssen sich merken, welches Gespräch wo liegt | In einem einzigen Verlauf |
| Wann passt sie? | Sie wollen vor allem festhalten, was gesagt wurde, und das Team sendet ohnehin aus dem gewohnten Mailprogramm | Gespräche beginnen im CRM, und mehrere Personen teilen sich ein Konto |
Schalten Sie sie zuerst für eine einzige Person ein. Eine Woche mit einem Postfach zeigt Ihnen, welche Ausschluss- und Datenschutzregeln Sie brauchen, und das lernt sich billiger an einem Datensatz als an vierhundert.
Häufige Fragen
Was bedeutet bidirektionale E-Mail-Synchronisation?
In einem CRM bedeutet es, dass das System Ihr Postfach liest und auch hineinschreibt. Eingehend werden Nachrichten automatisch an den passenden Kontakt oder Geschäftsvorgang gehängt. Ausgehend erscheint Mail, die Sie aus dem CRM senden, in Ihrem echten Ordner "Gesendet", und Antworten landen in Ihrem gewohnten Posteingang.
Was ist der Unterschied zwischen einseitiger und bidirektionaler Synchronisation?
Die einseitige kopiert Mail ins CRM und hört dort auf, gesendet wird weiterhin im Mailprogramm und das CRM führt nur Buch. Die bidirektionale sendet zusätzlich, damit ein einziger Verlauf bestehen bleibt statt eines Gesprächs, das auf zwei Orte verteilt ist.
Ist das dasselbe wie zwei E-Mail-Konten zu synchronisieren?
Nein, auch wenn der Begriff für beides verwendet wird. Zwei Konten zu synchronisieren hält ein privates und ein dienstliches Postfach im Gleichlauf und ist eine Einstellung Ihres Mailanbieters. Bidirektionale CRM-Synchronisation verbindet ein Postfach mit einem System für Kundendatensätze. Sind beide aktiv, sieht das CRM das Postfach, das Sie mit ihm verbunden haben. Post, die nur im anderen Konto landet, ist für den Datensatz also unsichtbar.
Werden Anhänge mitsynchronisiert?
Das hängt vom Produkt ab. Manche speichern die Datei, manche behalten einen Link zur Ursprungsnachricht, manche synchronisieren nur den Text. Das sollte man prüfen, bevor man annimmt, ein per Mail geschickter Vertrag sei über den Datensatz auffindbar. Prüfen Sie es mit einer echten Datei statt in der Dokumentation: Schicken Sie sich ein unterschriebenes PDF, öffnen Sie den Datensatz und sehen Sie nach, ob die Datei dort liegt oder nur eine Zeile, die den Versand vermerkt.
Können Kolleginnen und Kollegen meine synchronisierte Mail sehen?
In der Regel ja, bei Nachrichten an Datensätzen, die sie ohnehin sehen dürfen, und genau darum synchronisiert man. Prüfen Sie, wie Ihr System private Verläufe und ausgeschlossene Domains behandelt, bevor Sie ein Postfach verbinden, in dem auch private Mail liegt. Die Einstellung, die Sie suchen, ist die Liste ausgeschlossener Domains, und die sichere Reihenfolge ist: erst ausfüllen, dann das Postfach verbinden. Ein bereits synchronisierter Verlauf muss gelöscht werden, verbergen reicht nicht.