Como fazer seguimento depois de enviar um orçamento

O silêncio depois de um orçamento sabe pior do que o silêncio antes dele, e normalmente é melhor notícia. Antes do orçamento estava a adivinhar se havia interesse. Pediram-lhe um número, portanto em algum momento alguém decidiu que valia a pena descobrir. O silêncio que se segue raramente é um não. É quase sempre a decisão a mexer-se em sítios que você não vê.

Essa diferença devia mudar o que envia.

Envie o primeiro quando disse que ia enviar

Se deu uma data, use-a. Dizer "volto a escrever na quinta" e escrever na quinta é a credibilidade mais barata que existe, e quase toda a gente a dispensa.

Se não deu data, três dias úteis é um valor por omissão razoável. Mais cedo soa a nervos com o seu próprio número. Muito mais tarde e quem pediu já passou para a coisa seguinte da lista.

Marque a data no momento em que envia o orçamento, por escrito, antes de fechar o separador. Um seguimento que tenciona fazer não está agendado. Um passo seguinte com data está.

"Só para saber como está" é a falha típica

Pede a quem recebe que faça o trabalho todo: lembrar-se de quem você é, procurar o orçamento, reconstruir onde ia e depois redigir um ponto de situação em benefício seu. Não responder é mais fácil.

Dê-lhe alguma coisa a que reagir. Qualquer uma destas traz a sua própria razão de existir:

• Uma linha concreta do orçamento. "A linha de arranque assume que a importação somos nós a fazer. Se preferirem fazê-la, essa linha sai." Agora há uma decisão à frente dele, não um pedido de estado.
• Alguma coisa que mudou. Disponibilidade, uma data, um prazo de entrega. Esta é a mais forte, porque é informação genuinamente nova e não um toque disfarçado.
• A pergunta que não fez. "Uma coisa que devia ter perguntado: quem mais precisa de ver isto antes de poder avançar?" Essa pergunta é muitas vezes a resposta inteira.

Como facilita ao cliente dizer que não?

Quase todo o orçamento encravado está encravado porque a resposta é não e ninguém quer escrevê-la. Pode encurtar isso em semanas com uma frase: "Se não é a altura certa, diga-me e eu deixo de insistir."

Vai receber mais nãos. Vai recebê-los um mês mais cedo, e um não sobre o qual pode agir ganha a um talvez que relê todas as semanas. Se mantém o negócio aberto depois disso é outra decisão, e a forma geral de uma sequência de seguimento está em como fazer seguimento sem ser insistente.

Não baixe um preço que ninguém contestou

Este é o erro concreto que esta situação convida. O silêncio é ambíguo, o preço é aquilo que mais o preocupa, por isso é tentador reabrir o número sem ninguém pedir: "Se calhar conseguia fazer alguma coisa no preço."

Três problemas. Disse-lhe que o primeiro número não era real, portanto o segundo provavelmente também não é. Tornou o preço no assunto sem qualquer prova de que fosse o obstáculo. E gastou a sua única cedência antes de alguém a pedir.

Espere pela objeção. Se vier, costuma ser concreta e pode responder-lhe concretamente. Se nunca vier, o obstáculo era outra coisa e ficou com a sua margem.

O que deve registar quando o orçamento termina?

Quando terminar, seja como for, registe o motivo e escolha-o de uma lista curta em vez de o escrever à mão. Motivos escritos à mão não se conseguem contar depois, por isso ao fim de um ano a orçamentar continuará sem saber se perde por preço, por prazos, ou para o mesmo concorrente de sempre.

É essa a parte que se acumula. Qualquer seguimento isolado importa menos do que saber, daqui a doze meses, que orçamentos valia a pena ter enviado.

Perguntas frequentes

Quanto tempo se deve esperar para fazer seguimento de um orçamento?

Faça o seguimento na data que deu quando o enviou. Se não deu data, três dias úteis é um valor por omissão razoável: cedo o suficiente para o orçamento ainda estar fresco na cabeça dele, tarde o suficiente para não parecer que anda atrás do seu próprio email.

O que se escreve num email de seguimento de um orçamento?

Dê-lhe alguma coisa a que reagir em vez de lhe pedir um ponto de situação. Nomeie uma linha concreta do orçamento que ele possa querer mudar, conte-lhe alguma coisa que tenha mesmo mudado, ou faça a pergunta que não fez da primeira vez, por exemplo quem mais tem de aprovar.

Deve baixar o preço se o cliente ficar calado?

Não, não sem lho pedirem. O silêncio não é uma objeção de preço, e dar desconto antes de alguém objetar diz ao cliente que o seu primeiro número não era real e gasta a sua única cedência a troco de nada. Espere pela objeção e responda a essa objeção. Se acabar por ceder, mexa também no âmbito: um preço menor pelo mesmo trabalho ensina ao cliente que os seus números se negoceiam, e o orçamento seguinte parte do valor com desconto.

Quantas vezes se deve insistir num orçamento?

Três ou quatro ao longo de três a quatro semanas, cada vez mais espaçados. Decida o número antes de começar e não no momento, e registe a data de cada tentativa, para saber sempre que orçamentos deixou de perseguir sem o dizer.

E se o cliente disser que é caro?

Isso é progresso, porque é concreto e tem resposta. Pergunte com o que está a comparar. A resposta costuma ser um âmbito diferente e não um fornecedor diferente, e o âmbito pode mudar sem mexer na sua tarifa. Se estiver a comparar com outro fornecedor, pergunte o que inclui esse valor antes de responder, porque dois orçamentos para o mesmo trabalho costumam diferir no que incluem e não na tarifa.