Qué debe incluir un informe de actividad comercial
Tres cifras, una página, el mismo día cada semana. Qué lleva un informe de actividad, las dos métricas que premian el comportamiento equivocado y por qué el informe vale menos que la conversación que abre.
Syncek Team · Biblioteca de referencia de CRM
/ 4 min de lectura / Art. #87
Un informe de actividad comercial debe incluir tres cifras, en una página y el mismo día cada semana: tratos nuevos creados, tratos que han cambiado de fase y tratos sin siguiente paso. La tercera es la lista de excepciones, la única cifra que señala trabajo concreto. Juntas responden a la pregunta para la que existe el informe: si está pasando lo suficiente, en los tratos correctos, para llegar al número. La mayoría de los informes responden a otra, quién ha estado ocupado, y esa no vale nada.
Las tres cifras
Tratos nuevos creados. Cuánto ha entrado. Sin esto, cualquier otra cifra es la historia de un pipeline que encoge contada como si fuera sobre esfuerzo.
Tratos que han cambiado de fase. Movimiento, no agitación. Un trato con cuatro llamadas que sigue donde estaba no se ha movido, y el informe debe decirlo.
Tratos sin siguiente paso. La lista de excepciones. Es la única cifra de la página que señala trabajo concreto, y es sobre la que la gente actúa.
El importe y la tasa de cierre pueden esperar. Empieza por aquí, porque estas tres se leen en diez segundos y se pueden discutir al momento.
Qué dejar fuera
Llamadas hechas y correos enviados, como cifras principales. Miden pulsaciones. Cualquier métrica que una persona pueda mejorar sin ayudar a un cliente acabará mejorándose así, y los recuentos de actividad son los más fáciles de inflar.
Sirven como diagnóstico cuando algo pinta mal: un comercial con movimiento y sin actividad merece una pregunta, y al revés también. Como titular, enseñan al equipo que el informe va de parecer ocupado.
Todo lo que no puedas accionar esta semana. Una tendencia trimestral en un informe semanal es decoración.
Qué va en la página semanal y qué se queda fuera:
| Cifra | ¿En el informe? | Por qué |
|---|---|---|
| Tratos nuevos creados | Sí | Cuánto ha entrado: sin esto, cualquier otra cifra es la historia de un pipeline que encoge contada como si fuera sobre esfuerzo |
| Tratos que han cambiado de fase | Sí | Movimiento, no agitación: un trato con cuatro llamadas que sigue donde estaba no se ha movido |
| Tratos sin siguiente paso | Sí, al final | Es la única cifra de la página que señala trabajo concreto, y es sobre la que la gente actúa |
| El importe y la tasa de cierre | Más adelante | Empieza por las tres que se leen en diez segundos y se pueden discutir al momento |
| Llamadas hechas y correos enviados | No como cifras principales | Miden pulsaciones, y sirven como diagnóstico cuando algo pinta mal |
| Todo lo que no puedas accionar esta semana | No | Una tendencia trimestral en un informe semanal es decoración |
¿De dónde salen las cifras de un informe de actividad comercial?
Las tres salen de campos que ya mantienes si el pipeline está en orden: fecha de creación, fase y un siguiente paso con fecha. Nada de esto necesita un campo nuevo ni una rutina de registro. Si el informe cuesta de montar, ese es el hallazgo. Un CRM que no puede decir qué tratos se han movido esta semana es un CRM donde nadie actualiza la fase, y eso no se arregla informando mejor.
¿Por qué importa más la cadencia que el contenido?
La cadencia importa más que el contenido. Un informe que llega una mañana previsible se lee; el que llega cuando alguien se acuerda se convierte en un correo que la gente archiva. Una página. Si no cabe, lo que sobraba no se iba a comentar.
¿Para qué sirve de verdad un informe semanal de ventas?
El informe existe para abrir una conversación: cuál de estos tratos está parado y qué lo desatascaría. Si nadie cambia lo que hace el lunes, has construido un cuadro de mando y no una costumbre. Por eso la lista de excepciones va al final del informe y no al principio. Las tres cifras ponen el contexto, y luego la reunión se dedica a los tratos que han dejado de moverse, que es donde está el dinero recuperable.
¿Qué hace que un informe de actividad comercial engañe?
Informar sobre un pipeline que nadie ha cualificado. La actividad contra tratos que nunca iban a comprar es idéntica a la actividad contra los reales, y parece una semana estupenda hasta que cierra el trimestre. Limpia primero la cualificación. El informe se hará más pequeño y empezará a ser cierto.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir un informe de actividad comercial?
Tres cifras: tratos nuevos creados, tratos que han cambiado de fase y tratos sin siguiente paso. Juntas responden a si está pasando lo suficiente, en los tratos correctos, para llegar al número. Cuenta movimiento y no agitación: un trato con cuatro llamadas que sigue donde estaba no se ha movido. El importe y la tasa de cierre pueden esperar. Estas tres se leen en diez segundos y se pueden discutir al momento.
¿Qué hay que dejar fuera de un informe de actividad comercial?
Las llamadas hechas y los correos enviados como cifras principales, y todo lo que no puedas accionar esta semana. Los recuentos de actividad miden pulsaciones, y cualquier métrica que una persona pueda mejorar sin ayudar a un cliente acabará mejorándose así. Siguen sirviendo como diagnóstico cuando algo pinta mal: un comercial con movimiento y sin actividad merece una pregunta, y al revés también. Una tendencia trimestral en un informe semanal es decoración.
¿Qué cifra de un informe de actividad importa más?
Los tratos sin siguiente paso. Esa lista de excepciones es la única cifra de la página que señala trabajo concreto, y por eso es sobre la que la gente actúa. Los tratos nuevos y los que han cambiado de fase ponen el contexto. La conversación que debe abrir el informe es cuál de esos tratos está parado y qué lo desatascaría, porque en los tratos que han dejado de moverse está el dinero recuperable.
¿Qué datos necesitas para un informe de actividad comercial?
Tres campos que ya mantienes si el pipeline está en orden: la fecha de creación de cada trato, la fase en la que está y un siguiente paso con fecha. Nada del informe necesita un campo nuevo ni una rutina de registro. Si el informe cuesta de montar, eso ya es el hallazgo. Un CRM que no puede decir qué tratos se han movido esta semana es uno donde nadie actualiza la fase, y eso no se arregla informando mejor.
¿Qué extensión debe tener un informe de actividad comercial?
Una página, enviada el mismo día cada semana. Si no cabe en una página, lo que sobraba no se iba a comentar. La cadencia importa más que el contenido: un informe que llega una mañana previsible se lee, y el que llega cuando alguien se acuerda se convierte en un correo que la gente archiva.
¿Para qué sirve un informe de actividad comercial?
Para abrir una conversación: cuál de estos tratos está parado y qué lo desatascaría. La mayoría de los informes responden a otra pregunta, quién ha estado ocupado, y esa no vale nada. Las cifras están para preparar la conversación sobre los tratos. Si nadie cambia lo que hace el lunes después de leer el informe, has construido un cuadro de mando y no una costumbre.
¿Conviene informar sobre la actividad comercial antes de cualificar el pipeline?
No, y hacerlo igualmente es un fallo común al informar sobre actividad. La actividad contra tratos que nunca iban a comprar es idéntica a la actividad contra los reales, así que el informe muestra una semana estupenda hasta que cierra el trimestre. Limpia primero la cualificación. El informe se hará más pequeño y empezará a ser cierto.