Cómo hacer una revisión semanal del pipeline

Veinte minutos, cada semana, para un equipo de dos o tres, en cuatro bloques: un minuto para las tres cifras, diez para los tratos sin siguiente paso, cinco para los que han movido la fecha de cierre y cuatro para lo que alguien quiera plantear. Si la tuya dura una hora, la duración no viene del número de tratos. Viene de un orden del día que recorre todo el pipeline en vez de las partes que necesitan una decisión.

El orden del día, en este orden

Un minuto: las tres cifras. Tratos nuevos, tratos que se han movido, tratos sin siguiente paso. Contexto, no debate.

Diez minutos: tratos sin siguiente paso. Cada uno se lleva una decisión, y solo hay tres: poner el siguiente paso, mover la fase o marcarlo perdido. "Lo dejamos de momento" no es una de ellas, porque eso es lo que ha generado la lista.

Cinco minutos: tratos que han movido su fecha de cierre. Una fecha que se ha movido dos veces te está diciendo que el trato no es lo que dice la fase.

Cuatro minutos: lo que alguien quiera plantear. Al final a propósito, y corto a propósito.

Son veinte minutos. Cabe porque tres cuartas partes del pipeline no se mencionan.

Los veinte minutos, bloque a bloque:

Minutos	Punto	La regla
1	Las tres cifras: tratos nuevos, tratos que se han movido, tratos sin siguiente paso	Contexto, no debate
10	Tratos sin siguiente paso	Cada uno se lleva una de tres decisiones: poner el siguiente paso, mover la fase o marcarlo perdido
5	Tratos que han movido la fecha de cierre	Una fecha que se ha movido dos veces te está diciendo que el trato no es lo que dice la fase
4	Lo que alguien quiera plantear	Al final a propósito, y corto a propósito

¿Marca el tamaño del pipeline la duración de la revisión?

Un equipo con 40 tratos abiertos no necesita el doble de reunión que uno con 20. La mayoría de los tratos de cualquier pipeline no necesitan que se diga nada esta semana: se han movido, o tienen un siguiente paso con fecha futura, y las dos cosas ya se ven.

Lo que hay que hablar son las excepciones. Y esas son un número más o menos fijo pase lo que pase con el tamaño, que es justo por lo que la reunión puede ser corta y seguir siéndolo mientras creces.

Las tres costumbres que la alargan

Recorrer trato por trato. Una frecuente, y da sensación de rigor. Es la razón de que la reunión crezca con el pipeline, cosa que nada del trabajo exige.

Informar en vez de decidir. "Sigo esperando respuesta" es un estado, y un estado es algo que la ficha ya debería decir. Si la reunión es donde se actualiza el CRM, estás pagando tarifa de reunión por meter datos.

Resolver el trato en la sala. Un trato que necesita veinte minutos de estrategia necesita otra conversación con las dos personas implicadas, no cinco escuchando.

¿Qué tiene que ser cierto antes de empezar la revisión?

La reunión solo es corta si la ficha está al día. Cada trato abierto necesita fase y siguiente paso con fecha antes de empezar, y actualizarlos es el trabajo de la semana, no el de la reunión. Cuando una revisión se pasa siempre de tiempo, el hallazgo suele estar antes: nadie actualiza las fases, así que la reunión lo hace en directo. Vale la pena arreglarlo por sí mismo, y de paso la revisión se acorta.

¿Qué haces con las decisiones que salen de la revisión del pipeline?

El resultado es una lista corta de decisiones y otra más corta de tratos que ahora tienen dueño. Si no se decidió nada, la reunión fue un informe, y un informe puede ser un mensaje. Casi todo el dinero recuperable de un pipeline pequeño está en los tratos que han dejado de moverse, y la revisión es el único momento fijo en que alguien los mira en conjunto. Esa es toda la justificación para tenerla, y también por qué la lista de excepciones va arriba y no abajo.

Hazla la misma mañana cada semana. Una revisión que se mueve se acaba saltando, y una revisión saltada aparece seis semanas después como un pipeline que parece más sano de lo que está.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto debería durar una revisión semanal del pipeline?

Veinte minutos para un equipo de dos o tres. La duración la marca el orden del día, no el número de tratos abiertos: la mayoría se han movido esta semana o tienen un siguiente paso con fecha futura, y ninguna de las dos cosas hace falta decirla en voz alta. Solo se hablan las excepciones, y esas son un número más o menos fijo aunque el pipeline crezca.

¿Qué va en el orden del día de una revisión de pipeline?

Cuatro bloques, en este orden: un minuto para tres cifras (tratos nuevos, tratos que se han movido, tratos sin siguiente paso), diez minutos para los tratos sin siguiente paso, cinco para los que han movido la fecha de cierre y cuatro para lo que alguien quiera plantear. El orden importa más que los minutos. Las excepciones van primero porque ahí están las decisiones.

¿Quién tiene que estar en la revisión del pipeline?

Quien lleva tratos, y nadie más. Un trato que necesita veinte minutos de estrategia necesita otra conversación con las dos personas implicadas, no cinco escuchando. Si alguien va solo para enterarse de cómo va todo, lo que quiere es un informe y no una reunión, y un informe se puede mandar como mensaje esa misma mañana.

¿Por qué se nos alarga siempre la revisión del pipeline?

Casi siempre porque las fichas no están al día cuando empieza, así que la reunión las actualiza en directo y a precio de reunión. La otra causa habitual es recorrer trato por trato, que da sensación de rigor y hace que la reunión crezca con el pipeline. Las dos se arreglan antes: pon fase y siguiente paso durante la semana y la revisión se acorta sola.

¿Necesita una revisión de pipeline quien trabaja solo?

Sí, y en unos diez minutos, porque no hay nada que explicarle a nadie. Abre las dos mismas listas, tratos sin siguiente paso y tratos que han movido la fecha de cierre, y dale una decisión a cada uno. El valor no está en la reunión, está en tener un momento fijo en el que miras las excepciones juntas en vez de mirarlas cuando te acuerdas.

¿Conviene hacer la revisión siempre a la misma hora?

Sí. Una revisión que se mueve se aplaza, luego se salta, y una revisión saltada aparece seis semanas después como un pipeline lleno de tratos sobre los que nadie ha decidido nada. La misma mañana cada semana vale más que el hueco perfecto. Al principio de semana mejor, porque así las decisiones que salen tienen el resto de la semana para ejecutarse.

¿Qué tiene que salir de una revisión del pipeline?

Dos listas: las decisiones tomadas y los tratos que ya tienen dueño y fecha. Lo demás es un acta de lo que se dijo. Si termina la reunión y el CRM está igual que antes, fue un informe, y un informe sale más barato como mensaje. La prueba es fácil: cuenta los tratos cuyo siguiente paso ha cambiado durante la reunión.

¿Se puede hacer la revisión del pipeline por escrito?

En parte. Las tres cifras y la lista de tratos sin siguiente paso se pueden publicar por escrito, y así todo el mundo las lee antes de que se hable. Lo que no funciona por escrito es la decisión sobre el trato que nadie quiere dar por perdido, que es justo la que necesita a dos personas en el mismo minuto. Publica las listas y reúnete para las excepciones.