Cuántas plantillas de correo necesita un equipo pequeño

Seis plantillas cubren el proceso comercial de la mayoría de negocios pequeños. Los equipos que montan treinta acaban escribiendo más despacio que los que montaron seis, que es justo lo contrario de para lo que servía la biblioteca.

Cuenta los momentos, no los mensajes

Es una prueba más estricta de lo que parece. Un primer correo de contacto la pasa, porque mandas muchos y la forma es estable. Una nota que acompaña un presupuesto la pasa. Un mensaje que explica tu precio a un cliente concreto con una objeción concreta no la pasa, porque la objeción cambia y la plantilla solo te daría un párrafo que tendrás que reescribir igualmente.

Repasa tu carpeta de enviados de un mes y marca los mensajes que has escrito dos veces en la práctica. Esa lista es tu biblioteca de plantillas, y suele ser corta.

Las seis que se ganan el sitio

Un primer mensaje de contacto. Una respuesta a una consulta entrante, que es un mensaje distinto del de contacto y que muchas veces falta. Un seguimiento que lleva algo nuevo. Una nota que acompaña un presupuesto. Un cierre educado para cuando un trato se ha quedado callado. Y un mensaje de arranque o de siguientes pasos para después de un sí. El primero es el de forma más estable, y lo que lleva dentro es lo mismo cada vez.

Si tu proceso tiene un momento propio que no está en esa lista, añádelo. Si alguna se usa dos veces al año, no la construyas.

Por qué una biblioteca grande es más lenta

Encontrar la plantilla correcta entre treinta lleva más tiempo que escribir cuatro frases. Nadie mantiene treinta, así que la mayoría se van quedando desfasadas y el equipo deja de fiarse de ninguna. Y una biblioteca grande anima a mandar la que casi encaja, que es peor que un mensaje corto escrito ahora, porque quien lee nota las costuras.

Hay un cuarto efecto que pesa más en equipo. Cuando la biblioteca es pequeña, todo el mundo las conoce todas y las corrige cuando dejan de funcionar. Cuando es grande, cada persona usa sus tres y el resto se pudre.

Qué va dentro y qué se queda en blanco

Escribe la estructura, el cierre y cualquier explicación que te veas repitiendo. Después deja un hueco que haya que rellenar con algo específico de esa persona, y márcalo con claridad para que no se pueda enviar sin rellenar. Ese hueco es lo que evita que una plantilla suene automática.

Ese hueco es lo que evita que el mensaje se lea como un envío masivo. También es lo que se salta cuando la biblioteca es grande y el día va cargado, que es otro argumento a favor de seis.

Cuándo retirar una

La señal más fuerte para reescribir es una plantilla cuyas respuestas se secaron. Si el mensaje de cierre dejó de producir respuestas, el problema es el mensaje y no quienes lo reciben, y los contactos que nunca responden merecen un intento honesto con otras palabras antes de desactivarlos. Las plantillas de las fases iniciales también conviene contrastarlas con lo que se supone que establece la cualificación, porque una plantilla que pide una reunión antes de habérsela ganado rendirá poco se redacte como se redacte.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas plantillas de correo necesita un negocio pequeño?

Unas seis en la mayoría de casos: un primer contacto, una respuesta a consulta entrante, un seguimiento, una nota de presupuesto, un cierre para tratos que se han quedado callados y un mensaje de siguientes pasos tras un sí. El número correcto sale de cuántos momentos verdaderamente repetidos tiene tu proceso, y casi todos tienen menos de los que se espera.

¿Qué plantillas de correo de ventas conviene tener?

Empieza por los momentos que gestionas más de una vez al mes y en los que la forma del mensaje no cambia entre clientes. Contacto inicial, respuestas entrantes, seguimientos, notas de presupuesto, cierres y arranque cubren casi todo. Salta cualquiera cuyo contenido cambie con el cliente, como el manejo de objeciones, porque la plantilla habría que reescribirla igualmente.

¿Tener demasiadas plantillas te hace ir más lento?

Sí, de tres formas que se acumulan. Encontrar la correcta en una lista larga lleva más tiempo que escribir un mensaje corto. Una biblioteca grande se queda desfasada porque nadie la mantiene entera. Y tener a mano una que casi encaja anima a mandarla en lugar de escribir algo que sí encaje, cosa que quien lee nota.

¿Qué debe incluir una plantilla de correo?

La estructura repetible, el cierre y cualquier explicación que escribas una y otra vez. También debe incluir un hueco claramente marcado que haya que rellenar con algo específico de quien recibe. Ese hueco es lo que evita que el mensaje se lea como un envío masivo, así que márcalo de forma tan evidente que no se pueda enviar todavía vacío.

¿Con qué frecuencia hay que actualizar las plantillas?

Revísalas dos veces al año y borra lo que no se use, porque una plantilla sin uso sigue alargando la lista y ralentiza encontrar la correcta. Reescribe antes de eso si las respuestas a una plantilla concreta se secan, porque una caída de respuestas señala al mensaje y no a quienes lo reciben.

¿Debería cada persona tener sus propias plantillas?

Un conjunto compartido funciona mejor en un equipo pequeño. Cuando todos usan las mismas seis, se corrigen en cuanto dejan de funcionar, porque lo nota más de una persona. Las bibliotecas personales se separan, se quedan desfasadas en privado y hacen imposible saber si un cambio en la tasa de respuesta vino del mensaje o de quién lo mandó.