Qué incluir en el primer correo a un cliente potencial

Un primer correo necesita cuatro cosas: un motivo por el que escribes a esa persona y no a cualquiera, una afirmación que pueda comprobar, una pregunta que se responda en una línea y una forma cómoda de decir que no. La longitud importa menos de lo que parece. Un correo corto que podrías haber enviado a mil personas funciona peor que uno algo más largo que solo tenía sentido para quien lo recibe.

Empieza por el motivo

La primera línea es donde fallan casi todos los correos. «Espero que estés bien» no dice nada y gasta la única frase que ibas a conseguir que leyeran.

Sustitúyela por la razón de que esa persona esté en tu lista: un cambio de puesto, una oferta de empleo, una herramienta que mencionan en público, una pregunta que hicieron en algún sitio. Si no sabes nombrar el motivo, eso dice algo sobre la lista, no sobre tu redacción.

Una afirmación, no un folleto

Elige lo único que le importaría a tu lector si fuera cierto y dilo claro. Varias afirmaciones no multiplican las posibilidades de acertar: reparten la atención y hacen que el mensaje suene a plantilla.

Además tiene que ser comprobable. «Ayudamos a los equipos a trabajar mejor» no se puede rebatir y por eso se lee como ruido. «La mayoría de equipos que vemos llevan el pipeline en una hoja de cálculo y pierden el seguimiento» sí se puede rebatir, y eso es lo que hace posible una respuesta.

Una pregunta de una línea

Pide una respuesta, no una reunión. Una reunión pide treinta minutos a alguien que aún no te conoce; una pregunta pide diez segundos.

«¿Esto lo lleváis hoy en una hoja de cálculo?» se contesta con sí o no. «¿Tienes media hora el jueves?» obliga a abrir el calendario y a decidir, que es mucho más de lo que parece.

Dale una salida

Una línea que haga fácil el no funciona mejor que una que lo haga incómodo. «Si no es tu área, no hace falta que contestes» quita el coste social de ignorarte y además te filtra la lista. Cuando llegue el seguimiento, va en este mismo hilo y no en uno nuevo.

Deja constancia

El correo es la mitad del trabajo. Lo que envías tiene que quedar registrado en la ficha, para que quien la abra después sepa qué pasó. Es la misma disciplina que anotar una decisión sobre alguien que no contesta, y es lo que separa el seguimiento de la improvisación cuando un trato se atasca.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir el primer correo a un cliente potencial?

Cuatro cosas: un motivo por el que escribes a esa persona en concreto, una afirmación que pueda aceptar o rebatir, una pregunta que se responda en una sola línea y una salida explícita. Lo demás suele sobrar. La prueba para cada frase es si podrías enviarla igual a otra persona: si puedes, quítala.

¿Cuánto debe ocupar un correo en frío?

Lo justo para leerlo en el móvil sin desplazarse, que en la práctica son menos de 120 palabras. Importa más la concreción que la longitud: un correo de 60 palabras que vale para mil personas rinde menos que uno de 110 que solo valía para quien lo lee. Recorta lo que hable de tu empresa en vez de su situación.

¿Se pide una reunión en el primer correo?

Normalmente no. Una reunión pide media hora y una decisión de calendario a un desconocido; una pregunta pide diez segundos y un sí o un no. Preguntar algo que se contesta en una línea sube la tasa de respuesta, y la respuesta es lo que necesitas primero. La reunión se pide mejor cuando ya hay conversación.

¿Cuál es el error más común?

Abrir con una frase que valdría para cualquiera. Fórmulas como «espero que estés bien» gastan en nada la única línea que tenías garantizada. La apertura debe nombrar por qué esa persona está en tu lista, porque ese motivo es lo único que distingue tu correo del resto de la bandeja de entrada.

¿Conviene incluir enlaces?

Uno como mucho, y solo si responde a algo que plantea el correo. Varios enlaces hacen que parezca publicidad y obligan a decidir más de lo que el lector quería. Si el objetivo del mensaje es una pregunta, un enlace suele distraer de contestarla, y la respuesta vale más que el clic.