Plantillas de correo que no parecen automáticas

A quien lee no le molestan las plantillas. Todos los mensajes que has recibido de una persona que te cae bien estaban construidos sobre una forma que reutiliza, y a nadie le importa.

Lo que sí molesta es un mensaje que podría haberse enviado a cualquiera. Esa es otra propiedad, y tiene arreglo sin renunciar a las plantillas ni escribir cada correo desde cero. La biblioteca debería quedarse en unas seis plantillas.

Señal uno: el saludo que le vale a todo el mundo

«Espero que estés bien.» «Espero que la semana vaya genial.» «Espero que tengáis mucho trabajo por ahí.»

Sustituye el saludo por el motivo por el que escribes. Un cambio de puesto, una oferta de empleo, una pregunta que hizo en público, un proyecto que viste. Si no sabes nombrar un motivo, eso conviene saberlo antes de enviar nada.

Señal dos: la afirmación que no se ha ganado

Cambia la afirmación por una observación con la que se pueda discutir. «La mayoría de agencias que vemos llevan los contratos recurrentes en una hoja de cálculo y se les pasa la fecha de renovación» es una frase con la que alguien puede estar de acuerdo o no, y eso es lo que hace posible una respuesta.

Señal tres: el ritmo uniforme

Cuando todas las frases de un mensaje miden más o menos lo mismo, y todos los párrafos tienen más o menos las mismas frases, el texto se lee como generado aunque cada frase suelta esté bien. La escritura humana es irregular. Tiene una frase de tres palabras al lado de una de veinticinco.

La variable tiene que ser real

Una variable real es algo que costó un minuto encontrar y que solo puede aplicarse a esa persona. El nombre de su producto. Una cifra de su propia web. Lo concreto que publicó la semana pasada.

Construye la plantilla a partir de un mensaje que funcionó

Busca uno en tus enviados. Borra lo específico de ese destinatario y marca los huecos. Lo que queda es una forma ya probada con una persona, que es más de lo que puede decir cualquier plantilla escrita desde una página en blanco.

Escribe una frase nueva, siempre

Es una disciplina pequeña con un efecto grande, y es lo primero que se cae cuando la biblioteca crece o el día se acorta. Mantener la biblioteca pequeña es parte de cómo la proteges. Si escribes repetidamente a las mismas cuentas, estructurar los registros por cuenta y no por venta suelta hace mucho más rápido encontrar esa frase nueva, porque el histórico está en un solo sitio.

Léelo en voz alta antes de enviarlo

Todo lo que no le dirías a esa persona a la cara salta al instante. El carraspeo corporativo, la afirmación no ganada, el saludo: todos suenan mal dichos, aunque pasen desapercibidos en una pantalla.

Si una plantilla sobrevive a la lectura en voz alta y aun así no recibe respuestas, el problema no es la redacción. Los contactos que nunca responden necesitan una decisión sobre la lista y no otra reescritura.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hacer que una plantilla de correo no parezca automática?

Quita el saludo genérico y sustitúyelo por el motivo por el que escribes a esa persona. Cambia las afirmaciones irrefutables por una observación con la que quien lee pueda estar en desacuerdo. Después rompe el ritmo uniforme metiendo una frase muy corta donde no se espera. Esos tres cambios arreglan casi todo lo que delata una plantilla, sin renunciar a las plantillas.

¿Qué hace que un correo parezca una plantilla?

Tres cosas, sobre todo. Una primera línea que le valdría a cualquier destinatario, del tipo esperar que el mensaje le encuentre bien. Una afirmación con la que nadie podría discutir, del tipo ayudar a crecer a empresas como la suya. Y un ritmo uniforme en el que todas las frases y párrafos miden más o menos lo mismo, que se lee como generado aunque cada frase esté bien por separado.

¿Poner el nombre de pila cuenta como personalización?

No. Los campos combinados llevan décadas siendo estándar en las herramientas de envío masivo y quien lee los reconoce al instante. La personalización real es un detalle concreto que costó un minuto encontrar y que solo aplica a esa persona: el nombre de su producto, algo que publicó, una cifra de su propia web. Una de esas rinde más que cinco campos combinados.

¿Cómo se escribe una buena plantilla de correo de ventas?

Extráela de un mensaje real que obtuvo una respuesta real, en lugar de escribirla desde una página en blanco. Borra lo específico de ese destinatario, marca los huecos con claridad y conserva la estructura que ya funcionó con una persona. Deja al menos una frase que haya que escribir de nuevo cada vez, y deja el asunto fuera de la plantilla.

¿Por qué ignoran los correos de plantilla?

Normalmente porque el mensaje podría haberse enviado a cualquiera, lo que le dice a quien lee que no se invirtió tiempo antes de pedirle el suyo. No lo causa reutilizar una estructura. Un mensaje construido sobre una forma reutilizada con una observación de verdad específica rinde muy distinto de la misma forma con un campo combinado.

¿Cómo comprobar si un correo suena automático?

Léelo en voz alta antes de enviarlo. Todo lo que no le dirías a esa persona a la cara se oye al instante, y el lenguaje corporativo que pasa desapercibido en una pantalla suena mal dicho. Lleva unos quince segundos y detecta más que cualquier lista de comprobación. Si un mensaje pasa esa prueba y sigue sin respuestas, mira la lista en vez de la redacción.