Offene-Posten-Liste verwalten: Zahlung und Kunde

Eine Zahlung zu erfassen dauert fünf Sekunden. Schwierig wird es später, wenn jemand fragt, wer Ihnen gerade Geld schuldet. Dann öffnen Sie das Rechnungsprogramm, danach die Kontoumsätze, danach die Tabelle mit der Notiz, dass ein Kunde um zwei Wochen mehr gebeten hat.

Nichts davon ist kaputt. Die Rechnung existiert, der Zahlungseingang ist da, die Notiz liegt genau dort, wo Sie sie hinterlegt haben. Die Antwort verteilt sich auf drei Orte, und das Einzige, was sie verbindet, sind Sie.

Das Wichtigste in Kürze

Eine Offene-Posten-Liste zu verwalten heißt zu beantworten, wer Ihnen was schuldet und seit wann. Das ist eine andere Aufgabe, als den Betrag zu speichern.
Die Daten sind meist korrekt und trotzdem verstreut: Rechnungsprogramm, Bank und die Mailkonversation, in der die Frist tatsächlich verschoben wurde.
Ein Zahlungseingang gehört auf die Kundenkarte, neben die Arbeit, die er bezahlt hat.
Sechs Felder decken fast alles ab: Betrag, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Status, Zahldatum und Verwendungszweck.
Nach § 286 Absatz 3 BGB gerät ein Geschäftskunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang in Verzug.

Wonach Sie eigentlich fragen

"Offene Posten" klingt nach Buchhaltung, und das ist es nicht. Ihre Steuerkanzlei hat die Zahlen längst, abgestimmt und eingereicht, und sie ist nicht die Adresse, der Sie antworten müssen.

Die Frage, die Sie beantworten müssen, betrifft den Kunden:

Wer schuldet Ihnen heute etwas.
Wie lange steht es schon offen.
Ob Sie schon gemahnt haben und was zurückkam.
Ob dieser Kunde jedes Mal spät zahlt oder einmalig.

Die letzten beiden hält ein Rechnungsprogramm höchstens zum Teil vor, und nur wenn jemand sie einträgt. Xero zum Beispiel erfasst, wie lange jeder Kunde bis zur Zahlung braucht, und speichert Notizen am Kontakt. Stripe weiß, dass eine Rechnung offen ist. Es weiß nicht, dass der Kunde im März um 45 Tage gebeten hat und Sie zugestimmt haben.

Wo die Antwort auseinanderfällt

Die meisten Aufbauten verteilen eine Frage auf drei Systeme, und jedes einzelne macht seine Arbeit richtig.

Das Rechnungsprogramm (lexoffice, sevdesk, DATEV, Stripe) kennt Beträge, Daten und den Status bezahlt oder offen. Es weiß nicht, was außerhalb davon vereinbart wurde, etwa den per E-Mail gewährten Aufschub.

Die Kontoumsätze zeigen, dass Geld geflossen ist. Oft zeigen sie nicht, zu welcher Rechnung es gehörte, besonders wenn ein Kunde zwei auf einmal zahlt oder den Betrag rundet.

Ihr Postfach enthält den wichtigsten und am schlechtesten durchsuchbaren Teil: zugesagte Verlängerungen, strittige Positionen, das "wir zahlen zum 15." das nie in den Vertrag kam. Nur dort stehen die tatsächlichen Bedingungen, und sortieren lässt sich das nicht.

Legen Sie den Zahlungseingang auf die Kundenkarte

Die Reparatur ist kein weiteres Werkzeug. Sie besteht in der Entscheidung, dass Zahlung und Kunde ein Datensatz sind und nicht zwei.

In der Praxis heißt das: Jeder Kunde trägt seine eigene Zahlungshistorie, und den Kunden zu öffnen beantwortet die Frage ohne zweiten Tab. Sie sehen die drei Rechnungen, welche davon 20 Tage überfällig ist, die Notiz vom März über die 45 Tage und dass Sie am 2. gemahnt haben.

Wenn Kunden in einem Werkzeug und Zahlungen in einem anderen liegen, erzwingt jede Frage eine Verknüpfung von Hand.

Deshalb trägt eine Tabellenkalkulation weiter, als viele erwarten. Ein Blatt mit einer Zeile pro Kunde und einem verknüpften Blatt mit den Zahlungen beantwortet die Frage bei 30 Kunden völlig ausreichend. Es hört auf zu tragen, wenn Sie dieselbe Ansicht nach Überfälligkeit sortiert, auf offen gefiltert und für zwei Personen gleichzeitig aktuell brauchen. Dieselben zwei Auslöser entscheiden, wann die Kundenliste selbst aus der Tabelle herauswächst.

Was Sie pro Zahlung festhalten

Sechs Felder genügen. Mehr führt meistens dazu, dass niemand eines davon pflegt:

Feld	Warum es seinen Platz verdient
Betrag	Die Summe, um die es geht
Rechnungsdatum	Startet die Uhr
Fälligkeit	Die vereinbarte Frist, nicht die voreingestellte
Status	Entwurf, versendet, bezahlt, strittig
Zahldatum	Zeigt das tatsächliche Zahlverhalten je Kunde
Verwendungszweck	Bindet das Geld an die Arbeit

Das Zahldatum ist das Feld, das übersprungen wird, und dasjenige, das sich auszahlt. Die Fälligkeit sagt Ihnen, wer heute zu spät ist. Das Zahldatum, über ein Jahr gepflegt, sagt Ihnen, welche Kunden immer zu spät sind, und genau danach handeln Sie bei der Verlängerung.

Wann eine Zahlung offiziell zu spät ist

Das lohnt sich zu wissen, bevor Sie eine Rechnung anmahnen, denn Verzug ist juristisch definiert und nicht eine Frage der Geduld.

Nach § 286 Absatz 3 BGB gerät der Schuldner einer Entgeltforderung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen wurde. Ist der Zugang der Rechnung unsicher, gilt für Nichtverbraucher der Empfang der Gegenleistung als Startpunkt. Steht im Vertrag ein Kalenderdatum, bedarf es nach Absatz 2 gar keiner Mahnung.

Nach oben ist die Frist gedeckelt. § 271a BGB erklärt eine Vereinbarung über mehr als 60 Tage nur dann für wirksam, wenn sie "ausdrücklich getroffen und im Hinblick auf die Belange des Gläubigers nicht grob unbillig ist". Dahinter steht die Richtlinie 2011/7/EU, nach der Zahlungsfristen zwischen Unternehmen grundsätzlich auf 60 Kalendertage beschränkt sind.

Ein Kunde, der am Tag 75 ohne schriftliche Vereinbarung zahlt, ist also nicht langsam. Er ist in Verzug, und Sie können das sachlich benennen. Was Sie in welcher Reihenfolge schicken, ist eine eigene Leiter aus sechs Stufen.

Wo ein CRM passt und wo nicht

Ein CRM ist die Antwort, bei der man ankommt, selten die Frage, mit der man startet. Ehrlich gesagt: Für die Zahlungsverfolgung brauchen Sie keines. Sie brauchen eines, wenn Kundenkarte und Zahlungsdatensatz derselbe Datensatz sein müssen, für mehr als eine Person, gleichzeitig.

Genau daran trennen sich die Werkzeuge. Notion und Airtable lassen Sie die verknüpfte Struktur selbst bauen und erwarten, dass Sie sie pflegen. HubSpot und Pipedrive sind um den Deal herum gebaut, also vor der Rechnung. Syncek behält das Bearbeiten wie in einer Tabelle bei, das Sie ohnehin nutzen, und legt strukturierte Felder und Kundenhistorie auf denselben Datensatz, was der Form dieses Problems entspricht. Es ist im Early Access, der Weg hinein führt heute über die Warteliste.

Was Sie auch einsetzen, die Probe bleibt dieselbe. Öffnen Sie einen Kunden. Wenn Sie sehen, was er schuldet, seit wann und was er beim letzten Nachfragen gesagt hat, funktioniert die Verfolgung.

Häufige Fragen

Wie verwalte ich eine Offene-Posten-Liste richtig?

Halten Sie sechs Angaben pro Zahlung fest: Betrag, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Status, Zahldatum und Verwendungszweck. Führen Sie diese am Kunden und nicht in einem getrennten Register, damit das Öffnen eines Kunden die vollständige Zahlungshistorie zeigt. Es geht darum zu beantworten, wer Ihnen heute was schuldet, und dafür müssen Kunde und Geld in einer Ansicht stehen statt in zwei Systemen.

Wie führe ich Kunden und Zahlungen zusammen?

Speichern Sie Zahlungen als Zeilen, die zu einem Kundendatensatz gehören, nicht als eigenständige Liste. Eine Tabellenkalkulation löst das über ein Blatt je Zweck und eine gemeinsame Kundennummer. Ein CRM löst es über ein verknüpftes Feld. Beides trägt. Was scheitert, ist die Trennung in zwei Werkzeuge, denn dann verlangt jede Frage eine Verknüpfung von Hand.

Reicht eine Tabellenkalkulation für offene Posten?

Ja, bis zwei Dinge eintreten. Eine Tabelle trägt 30 Kunden bequem und kostet nichts. Sie gerät unter Druck, sobald mehr als eine Person gleichzeitig bearbeitet, oder sobald Sie dieselben Daten mehrfach sortiert brauchen, nach Überfälligkeit, nach Kunde, nach Status, ohne die Ansicht jedes Mal neu zu bauen. Die Menge ist selten der Auslöser, gemeinsamer Zugriff meistens schon.

Welche Felder braucht eine Offene-Posten-Liste?

Betrag, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Status, Zahldatum und eine kurze Beschreibung der Leistung. Sechs genügen. Listen mit 15 Feldern werden aufgegeben, weil das Ausfüllen länger dauert als die Aufgabe, die sie stützen sollen. Ergänzen Sie ein Mahndatum, wenn Sie regelmäßig nachfassen: zu wissen, dass Sie am 2. gefragt haben, erspart die unangenehme zweite Mail.

Wann ist eine Zahlung in Deutschland offiziell überfällig?

Nach § 286 Absatz 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, bei Verbrauchern nur mit ausdrücklichem Hinweis in der Rechnung. Steht ein Kalenderdatum im Vertrag, entfällt die Mahnung ganz. Längere Fristen als 60 Tage sind nach § 271a BGB nur wirksam, wenn sie ausdrücklich vereinbart und gegenüber dem Gläubiger nicht grob unbillig sind.

Woran erkenne ich Kunden, die immer zu spät zahlen?

Erfassen Sie das Zahldatum, nicht nur die Fälligkeit. Die Fälligkeit sagt Ihnen, wer heute zu spät ist. Das Zahldatum, über ein Jahr geführt, gibt Ihnen je Kunde den Abstand zwischen vereinbart und tatsächlich, und dieser Durchschnitt trennt einen schlechten Monat von einem Muster. Das ist die Zahl, die Sie bei der Verlängerung sehen wollen, und sie kostet ein Feld.

Brauche ich ein CRM für die Zahlungsverfolgung?

Nein. Ein Rechnungsprogramm plus Tabelle deckt eine Einzelperson ab. Ein CRM verdient seinen Platz, wenn Kundenkarte und Zahlungsdatensatz ein Datensatz sein müssen, sichtbar für mehrere Personen und gleichzeitig aktualisiert. Wenn nur Sie die Datei je öffnen, erledigt die Tabelle die Arbeit und ein Wechsel bringt Ihnen wenig. Der Auslöser ist fast nie die Zahl der Kunden, sondern der Moment, in dem eine zweite Person dieselbe Antwort braucht.