Fases del pipeline y porcentajes de probabilidad
De dónde salen los 10/25/50/75/90 de siempre, por qué casi con toda seguridad no valen para tu pipeline y qué debería hacer un equipo pequeño en lugar de inventarse porcentajes que no puede sostener.
Syncek Team · Biblioteca de referencia de CRM
/ 4 min de lectura / Art. #90
La probabilidad de una fase significa una sola cosa: de cada cien oportunidades que históricamente han llegado hasta aquí, cuántas se acabaron ganando. Es una tasa base sacada de tu propio pasado. No es una opinión sobre la oportunidad que tienes delante, y las dos cosas se confunden a todas horas.
¿De dónde salen los números de siempre?
Casi todos los CRM vienen con algo parecido a 10, 25, 50, 75 y 90 repartido en cinco fases. Eso son valores por defecto, no hallazgos. Es una curva suave que alguien eligió porque queda razonable en un gráfico, y no se midió sobre tu negocio, tu mercado ni tus definiciones de fase.
Dos pipelines con los mismos nombres de fase pueden tener tasas de verdad distintas, porque una fase vale lo que valga la regla de entrada que hay detrás. Si tu listón de "cualificada" es exigente, el número real está por encima del 25%. Si entra cualquiera que respire, está por debajo. El valor por defecto no puede saber cuál de los dos eres.
¿Cómo calcular los tuyos?
Contando. Coge todas las oportunidades que llegaron a esa fase en una ventana lo bastante larga y divide las que acabaste ganando entre el total. Las que siguen abiertas no cuentan en ninguno de los dos lados de esa división, por lo mismo que se explica en pipeline y embudo: todavía no han pasado.
Aquí se cometen dos errores. El denominador son todas las oportunidades que pasaron por la fase alguna vez, incluidas las que después saltaron hacia delante, y no las que están ahí paradas hoy. Y el numerador son las oportunidades ganadas, no las que avanzaron un paso, que es una tasa distinta y mucho menos útil.
¿Cuál es el problema del equipo pequeño?
Lo más probable es que no tengas oportunidades suficientes para que esto signifique nada. Una tasa calculada sobre doce oportunidades tiene un margen de error que se traga la respuesta. Si ganaste cuatro de doce, ese 33% es compatible con cualquier cosa entre el 12% y el 60% aproximadamente, y una previsión construida encima es teatro de precisión. Esta es la parte que la mayoría de los artículos sobre el tema se saltan, y es justo la que decide qué deberías hacer.
El umbral no es exacto, pero por debajo de unas treinta o cincuenta oportunidades cerradas por fase estás leyendo ruido. Casi todos los equipos pequeños llegan a esa cifra en un año, no en un trimestre.
¿Qué hacer mientras tanto?
No ponderes el pipeline en absoluto. Una lista de oportunidades abiertas con su importe y su fecha es un objeto genuinamente útil. Multiplicar cada una por un porcentaje inventado y sumarlas produce un número que parece una previsión y no lo es.
Dos cosas que funcionan con poco volumen:
- Categorías de compromiso en lugar de porcentajes. Tres cajones que decide una persona: probable, posible, poco probable. Menos decimales falsos, y todo el mundo sabe decir qué quiere decir.
- Cuenta oportunidades, no ingresos ponderados. "Cuatro oportunidades en negociación" se puede comprobar. "47.300 € ponderados" no, y nadie te sabrá decir qué supuesto ha movido esa cifra.
Mientras no tengas el volumen, cada cambio en una línea:
| En lugar de | Usa | Por qué |
|---|---|---|
| Ponderar cada oportunidad abierta por un porcentaje | Una lista de oportunidades abiertas con importe y fecha | La suma ponderada parece una previsión y no lo es |
| Porcentajes | Categorías de compromiso que decide una persona: probable, posible, poco probable | Menos decimales falsos, y todo el mundo sabe decir qué quiere decir |
| Ingresos ponderados: "47.300 € ponderados" | Un recuento: "Cuatro oportunidades en negociación" | Un recuento se puede comprobar, y nadie te sabrá decir qué supuesto ha movido la cifra ponderada |
¿Qué fallo hay que vigilar?
El habitual es usar el pipeline ponderado como previsión. Un total ponderado es un valor esperado sobre muchas oportunidades, así que describe una cartera y no un mes. Con ocho oportunidades abiertas se equivocará casi siempre, y de una forma que parece mala ejecución en vez de mala aritmética.
El fallo silencioso: comerciales ajustando el porcentaje oportunidad a oportunidad. En el momento en que el porcentaje de una fase se vuelve editable deja de ser una tasa base y pasa a ser un estado de ánimo, y con eso desaparece la razón de tenerlo.
Si prefieres tener algo que mirar cada mes, las cuatro entradas de la velocidad de ventas se construyen con cosas que se pueden contar: oportunidades abiertas, tasa de cierre, importe medio y duración del ciclo. Por debajo de unas treinta oportunidades cerradas en el periodo, léelas una al lado de otra y sáltate la división que las junta en una sola cifra. Y digan lo que digan los porcentajes, la cualificación los mueve más que cualquier esquema de ponderación, porque cambia lo que entra en el pipeline en vez de cómo lo etiquetas después.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la probabilidad de una fase del pipeline?
Una tasa base sacada de tu propio pasado: de cada cien oportunidades que históricamente han llegado a esa fase, cuántas se acabaron ganando. Describe la fase, no la oportunidad que tienes delante, y las dos cosas se confunden a todas horas. La probabilidad de una fase no dice nada sobre por qué una oportunidad concreta va a avanzar o no. Solo dice cómo terminaron antes las que llegaron al mismo punto.
¿De dónde salen los porcentajes estándar de las fases del pipeline?
El 10, 25, 50, 75 y 90 que traen casi todos los CRM repartidos en cinco fases son valores por defecto, no hallazgos. Es una curva suave que alguien eligió porque queda razonable en un gráfico, y no se midió sobre tu negocio, tu mercado ni tus definiciones de fase. Dos pipelines con los mismos nombres de fase pueden tener tasas de verdad distintas, porque una fase vale lo que valga la regla de entrada que hay detrás.
¿Cómo se calcula la probabilidad de cierre de una fase?
Contando. Coge todas las oportunidades que llegaron a la fase en una ventana lo bastante larga y divide las que acabaste ganando entre el total. Las que siguen abiertas no cuentan en ninguno de los dos lados, porque todavía no han pasado. El denominador son todas las oportunidades que pasaron por la fase alguna vez, incluidas las que después saltaron hacia delante, y no las que están ahí hoy. El numerador son las ganadas, no las que avanzaron un paso.
¿Por qué no son fiables las probabilidades por fase en un equipo pequeño?
Porque una tasa calculada sobre pocas oportunidades tiene un margen de error que se traga la respuesta. Si ganaste cuatro de doce, ese 33% es compatible con cualquier cosa entre el 12% y el 60% aproximadamente, y una previsión construida encima es teatro de precisión. El umbral no es exacto, pero por debajo de unas treinta o cincuenta oportunidades cerradas por fase estás leyendo ruido, y casi todos los equipos pequeños llegan a esa cifra en un año, no en un trimestre.
¿Debe un equipo pequeño ponderar el pipeline?
No hasta que tenga volumen para sostener los porcentajes. Multiplicar cada oportunidad abierta por un porcentaje inventado y sumar el resultado produce un número que parece una previsión y no lo es. Un total ponderado es un valor esperado sobre muchas oportunidades, así que describe una cartera y no un mes, y con ocho oportunidades abiertas se equivocará casi siempre. Una lista de oportunidades abiertas con importe y fecha es el objeto más útil.
¿Qué puede usar un equipo pequeño en lugar de probabilidades por fase?
Dos cosas que funcionan con poco volumen. Categorías de compromiso en lugar de porcentajes: tres cajones que decide una persona, probable, posible y poco probable, con menos decimales falsos y un significado que todo el mundo sabe explicar. Y recuento de oportunidades en lugar de ingresos ponderados: «cuatro oportunidades en negociación» se puede comprobar, un total ponderado no, y nadie sabe decir qué supuesto lo ha movido. Las dos sirven hasta que haya cierres suficientes para calcular tasas reales.
¿Deben los comerciales ajustar la probabilidad de cada oportunidad?
No. En el momento en que el porcentaje de una fase se vuelve editable oportunidad a oportunidad, deja de ser una tasa base y pasa a ser un estado de ánimo, y con eso desaparece la razón de tenerlo. El porcentaje existe para describir cómo han terminado históricamente las oportunidades de esa fase. La opinión de un comercial sobre una oportunidad concreta es información útil, pero va en otro sitio, como una categoría de compromiso, y no dentro de un número que dice ser historia.