Qué significa de verdad la sincronización de email bidireccional
La expresión describe dos cosas distintas, y cada uno llega a ella pensando en la que le ha dado problemas. Qué entiende un CRM por bidireccional, qué se copia en cada dirección y las cuatro preguntas que conviene hacer antes de activarla.
Syncek Team · Biblioteca de referencia de CRM
/ 5 min de lectura / Art. #91
La sincronización de email bidireccional significa que el CRM lee tu buzón y además escribe en él. El correo que recibes se engancha al contacto o a la oportunidad que le corresponde, normalmente por dirección de correo, y el que envías desde el CRM aparece en tu carpeta de enviados de verdad, con las respuestas volviendo a tu bandeja de siempre. La sincronización de una sola dirección solo hace la primera mitad.
La expresión cubre también un montaje que no tiene nada que ver: mantener sincronizadas una cuenta personal y una del trabajo. Eso es una cuestión de cliente de correo, y la respuesta está en los ajustes de tu proveedor. Esta página va del sentido que usa la documentación de cualquier CRM.
¿Cómo conecta un CRM con tu buzón en las dos direcciones?
Entrada: del buzón al CRM. El CRM vigila tu buzón y engancha los mensajes que importan al contacto o a la oportunidad que les corresponde. El emparejamiento normalmente va por dirección de correo, así que un mensaje de alguien que ya está en tu CRM aterriza en su ficha sin que hagas nada. Esta mitad es lo que la gente quiere decir cuando dice que un CRM "tiene correo".
Salida: del CRM al buzón. El correo que envías desde dentro del CRM aparece en tu carpeta de enviados de verdad, y las respuestas vuelven a tu bandeja de siempre en lugar de a un sistema que nadie abre. Esta mitad es la que hace utilizable la primera. Sin ella tienes dos buzones y el trabajo extra de recordar en cuál vive cada conversación.
La sincronización de una sola dirección te da la primera sin la segunda. Funciona, y sin hacer ruido enseña a tu equipo a dejar de usarla, porque enviar desde el CRM hace desaparecer el hilo del buzón donde de verdad trabajan.
¿Dónde se queda corta la sincronización de email?
No lo archiva todo bien. El emparejamiento va por dirección, así que un mensaje enviado desde la cuenta personal de alguien, o desde un compañero suyo que no está en tu CRM, no va a aterrizar donde esperas. Todos los sistemas tienen una regla para ese caso y merece la pena conocer la tuya.
No decide qué merece guardarse. Un buzón sincronizado engancha a la ficha de un cliente el recibo del aparcamiento que llega desde su dirección de administración, porque la dirección coincide. Casi todos los sistemas permiten excluir dominios o marcar hilos como privados, y casi ningún equipo lo configura hasta que aparece algo incómodo en una ficha compartida.
No sustituye a las notas. Un hilo recoge lo que se dijo por escrito, no lo que se acordó por teléfono, y la llamada suele ser justo la parte que un compañero necesitará el mes que viene.
¿Qué hay que comprobar antes de conectar tu buzón al CRM?
¿El buzón de quién, y quién lo ve? El correo sincronizado suele quedar visible para cualquiera que pueda ver la ficha. Ese es el objetivo, y es también lo que hay que comprobar antes de que lo active un equipo entero. Pregunta qué pasa con un mensaje que cae en una ficha que puede leer un compañero.
¿Qué pasa con los adjuntos? Unos sistemas los guardan, otros enlazan al mensaje original y otros los ignoran. Importa más de lo que parece cuando el contrato vive dentro de un hilo.
¿Hasta dónde llega hacia atrás? Casi todos sincronizan hacia delante desde el día en que conectas y algunos ofrecen una importación del histórico. Saber cuál tienes evita dar por hecho que la ficha está completa.
¿Qué pasa cuando alguien se va? Su buzón se desconecta, y si el histórico ya sincronizado se queda o desaparece es una pregunta con dos respuestas posibles según el producto. Hazla mientras esa persona todavía trabaja contigo.
¿Cuándo es mejor la sincronización en una sola dirección?
Si lo que necesitas sobre todo es dejar constancia de lo que se dijo y tu equipo envía desde su cliente de siempre, la sincronización solo de entrada tiene menos piezas que se puedan torcer. El argumento a favor de la bidireccional es que las conversaciones empiezan en el CRM, y eso importa cuando varias personas comparten una cuenta y nadie debería estar adivinando si el seguimiento ya se envió.
Las dos opciones, lado a lado:
| Pregunta | Una sola dirección | Bidireccional |
|---|---|---|
| ¿Qué copia? | El correo de tu buzón al CRM, enganchado al contacto o a la oportunidad que corresponde | Lo mismo, y además el correo que envías desde el CRM, que aparece en tu carpeta de enviados de verdad |
| ¿Desde dónde envías? | Desde tu cliente de correo: el CRM solo guarda constancia | También desde el CRM, y las respuestas vuelven a tu bandeja de siempre |
| ¿Dónde vive la conversación? | Partida en dos sitios, y te toca recordar en cuál vive cada una | En un único hilo |
| ¿Cuándo conviene? | Necesitas sobre todo dejar constancia de lo que se dijo y el equipo envía desde el cliente de correo de siempre | Las conversaciones empiezan en el CRM y varias personas comparten una cuenta |
Actívala primero para una sola persona. Una semana con un buzón te dice qué reglas de exclusión y de privacidad necesitas, y eso sale más barato aprenderlo en una ficha que en cuatrocientas.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa sincronización de email bidireccional?
En un CRM significa que el sistema lee tu buzón y también escribe en él. De entrada, los mensajes se enganchan automáticamente al contacto o a la oportunidad que corresponde. De salida, el correo que envías desde el CRM aparece en tu carpeta de enviados real y las respuestas vuelven a tu bandeja de siempre.
¿Cuál es la diferencia entre sincronización de una y de dos direcciones?
La de una dirección copia el correo dentro del CRM y ahí se queda, así que enviar sigue ocurriendo en tu cliente de correo y el CRM solo guarda constancia. La bidireccional además envía, con lo que mantienes un único hilo en vez de una conversación partida en dos sitios.
¿Es lo mismo que sincronizar dos cuentas de correo?
No, y la expresión se usa para las dos cosas. Sincronizar dos cuentas mantiene a la par un buzón personal y uno del trabajo, que es un ajuste de tu proveedor de correo. La sincronización bidireccional de un CRM conecta un buzón con un sistema de fichas de cliente. Si tienes las dos activas, el CRM ve el buzón que le conectaste, así que el correo que solo llega a la otra cuenta es invisible para la ficha.
¿La sincronización incluye los adjuntos?
Depende del producto. Unos guardan el archivo, otros conservan un enlace al mensaje original y otros sincronizan solo el texto. Conviene comprobarlo antes de dar por hecho que un contrato enviado por correo se puede recuperar desde la ficha. Compruébalo con un archivo real en vez de con la documentación: mándate un PDF firmado, abre la ficha y mira si el archivo está ahí o solo una línea que dice que se envió.
¿Pueden mis compañeros ver mi correo sincronizado?
Normalmente sí, en los mensajes enganchados a fichas que ya podían ver, que es la razón de sincronizar. Comprueba cómo trata tu sistema los hilos privados y los dominios excluidos antes de conectar un buzón que también lleva correo personal. El ajuste que buscas es la lista de dominios excluidos, y el orden seguro es rellenarla primero y conectar el buzón después, porque un hilo ya sincronizado hay que borrarlo, no ocultarlo.