Una factura impagada es una secuencia. Seis pasos, y las palabras de cada uno.
Reclamar se siente personal porque lo improvisas cada vez. Catorce páginas: los seis pasos contados desde el vencimiento, el canal y la primera frase de cada uno, qué cambia en la ficha del cliente y la condición que te lleva al siguiente. Las tres decisiones que se toman antes de emitir la factura tienen su propia sección.
Syncek no emite facturas, no cobra pagos y no se conecta con tu programa de contabilidad. Lo que guarda es la ficha del cliente y el tablero por el que va la reclamación. Cualquier objeto con fases se convierte en un pipeline Kanban con el tiempo en cada fase a la vista, más campos de fecha, un campo de responsable, columnas ordenables y vistas guardadas, así que el paso en el que está una cuenta se ve, no se recuerda. Prueba de Business de 15 días, sin tarjeta. Exportación a CSV o JSON cuando quieras, también después de cancelar.
Seis pasos, contados desde el vencimiento. Catorce páginas.
| Paso · días desde el vencimiento | Qué haces, y qué cambia en la ficha |
|---|---|
| 01Vencidadía 0 | Nada. Que pase la fecha todavía no es un hecho.Ficha: estado vencida. Salida: cobrada. |
| 02Recordatorio+3 días | Responde en el hilo de la factura. Da por hecho que se ha traspapelado, repite el importe y pide la fecha en que van a pagar.Ficha: estado recordatorio, fecha de pago prometida. Salida: un pago o una fecha. |
| 03Llamada+10 días | Teléfono, no correo. Pides una fecha, no el dinero. Pon la fecha por escrito ese mismo día.Ficha: estado llamada, fecha de pago prometida, responsable con nombre. Salida: una fecha por escrito. |
| 04Requerimiento formal+21 días | Por escrito, con copia a quien firma. Las condiciones, el importe, los días de retraso y la fecha en que se para el trabajo.Ficha: estado requerimiento formal, importe en riesgo. Salida: pago o plan por escrito. |
| 05Pausa+30 días | El trabajo se para. Dilo con calma, por escrito, y di exactamente qué lo reanuda.Ficha: estado pausa, entrega bloqueada. Salida: pago o fin del contrato. |
| 06Decisión+45 días | Plan de pago, darla por perdida, o pasarla a cobro. No decidir es la opción cara.Ficha: el desenlace, marcado para siempre en la cuenta. Salida: cerrada. |
Preguntas sobre reclamar una factura impagada
¿Qué hago si un cliente no paga una factura?
Recorre seis pasos, contados desde el vencimiento y no desde el envío. El día 0 es Vencida, y todavía no pasa nada. El día 3 es un Recordatorio en el mismo hilo de la factura. El día 10 es una Llamada. El día 21 es un Requerimiento formal por escrito, con copia a quien firma. El día 30 es la Pausa, cuando se para la entrega. El día 45 es la Decisión: plan de pago por escrito, darla por perdida, o pasarla a cobro. Cada paso tiene una condición de salida, así que decide el calendario y no tu estado de ánimo.
¿Cuánto hay que esperar para reclamar una factura impagada?
Tres días desde el vencimiento. Un recordatorio tan pronto se lee como un aviso por si se ha traspapelado, que es el tono que te interesa en el primer contacto. Si esperas dos semanas, el primer mensaje pesa más de lo que debería, porque para entonces ya estás molesto y el cliente lo nota.
¿Debo parar el trabajo si el cliente no paga?
Sí, el día 30, y solo si el punto de parada estaba en las condiciones firmadas. Dicha con calma, por escrito y diciendo qué la levanta, una pausa es una condición del contrato. Improvisada el día 30 desde el enfado, la misma frase suena a ultimátum. Por eso el punto de parada es una de las tres decisiones que se toman antes de emitir la factura.
¿Qué campo casi nadie guarda?
La fecha de pago prometida, la que dijo el cliente. La mayoría apunta lo que envió. Casi nadie apunta lo que contestaron. Una fecha escrita convierte el siguiente contacto en un seguimiento de algo acordado, y le da su primera frase: dijiste el 30.
¿La ficha de reclamación es gratis?
Sí. Catorce páginas A4 en PDF, a cambio de un correo, en inglés, español, alemán y portugués. Sirve en papel, en una hoja de cálculo o en cualquier CRM. Sin llamada y sin secuencias de emails.
El CRM para el que se escribió esta guía.
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