Una fila por cliente. Toda la relación, en tres hojas.

Sí. Es un archivo .xlsx gratuito, sin registro y sin pedirte el correo. No lleva macros ni celdas bloqueadas, así que nada deja de funcionar tras una prueba y puedes cambiar cualquier columna, hoja u opción de los desplegables. Las filas de ejemplo usan empresas inventadas con direcciones de example.com, así que bórralas antes de meter tus propios clientes.

Sí. Sube el archivo a Google Drive y ábrelo con Google Sheets, o ábrelo en Excel o en LibreOffice Calc. Los desplegables leen las opciones de la hoja Listas, y las columnas calculadas usan MAX.SI.CONJUNTO, SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI, CONTAR.SI.CONJUNTO y HOY. En Excel, MAX.SI.CONJUNTO necesita Excel 2019 o Microsoft 365, así que en Excel 2016 Último contacto y Próximo seguimiento muestran un error en lugar de una fecha.

Clientes lleva empresa, persona de contacto, teléfono, correo, estado, cómo llegó hasta ti, qué compró, última compra y tu campo, más cuatro columnas calculadas: último contacto, próximo seguimiento, cobrado y pendiente de cobro. Historial lleva fecha, cliente, tipo, qué pasó, qué toca ahora y una fecha de seguimiento. Cobros lleva una fila por factura con importe, fechas y estado. Resumen cuenta lo que tienes pendiente.

Busca en la hoja Historial la fecha más reciente del cliente de esa fila y la muestra en la hoja Clientes. Apunta una llamada, un correo o una reunión en Historial y el último contacto de ese cliente cambia solo. Ordena Clientes por esa columna, de más antigua a más reciente, y arriba quedan los clientes con los que nadie habla últimamente. El nombre tiene que coincidir exactamente.

Sí. La hoja Cobros lleva una fila por factura, con importe, fecha de factura, vencimiento, estado, fecha de cobro y concepto. Días de retraso cuenta desde el vencimiento y se vacía cuando el estado pasa a Cobrada. En Clientes, cada fila suma lo que ese cliente ha pagado y lo que tiene pendiente, y el Resumen da el total de las dos cosas. Apunta la fecha de cobro aunque la factura se pague a tiempo.

Ninguna plantilla cumple por sí sola, porque el RGPD hace responsable de los datos al negocio que los guarda. El archivo te pone fácil seguir las reglas: una fila por cliente te deja encontrar o borrar todo lo de una persona, el estado Antiguo marca las filas que quizá ya no necesites y Excel puede cifrar el archivo con contraseña. Syncek nunca recibe lo que escribes en él.

Sí, hoja por hoja, porque cada hoja de datos es una fila de cabecera y una fila por registro. Antes borra las filas vacías que quedan debajo de tu último registro: siguen teniendo las fórmulas y una importación lee cada una como un registro. Deja sin asignar las columnas sombreadas, que salen de las otras hojas. Syncek lee archivos .xlsx directamente, hasta 5.000 filas por importación.

Casi nunca por el tamaño. Una hoja de cálculo aguanta muchas filas antes de que el volumen sea el problema. Empieza a apretar cuando la edita más de una persona a la vez, o cuando las conversaciones se quedan en el correo de alguien y nunca llegan a la hoja Historial. En ese punto el cliente y la conversación tienen que ser un mismo registro que vea todo el equipo, que es lo que hace un CRM.