Cómo registrar un trato perdido en un CRM
Tres pasos: márcalo como cerrado perdido, anota el motivo en un campo estructurado y no en una nota, y conserva la ficha en lugar de borrarla.
Syncek Team · Biblioteca de referencia de CRM
/ 4 min de lectura / Art. #22
Gestionar bien un trato perdido son tres pasos: márcalo como cerrado perdido, anota el motivo en un campo estructurado y no en una nota, y conserva la ficha en lugar de borrarla. El campo de motivo es la parte que los equipos se saltan y la única que da fruto después, porque un motivo por el que puedes filtrar se convierte en un informe y un motivo enterrado en una nota no se convierte en nada.
Usa un campo, no una nota
Una nota que dice "se fueron con un competidor, el precio pesaba, y el momento tampoco ayudaba" la lee una persona y es invisible para todos los informes que vayas a sacar.
Haz que el motivo de pérdida sea un campo de selección única con una lista corta. Selección única y no texto libre, porque el texto libre produce "precio", "Precio", "demasiado caro" y "presupuesto" como cuatro respuestas a una sola pregunta. Corta, porque una lista de veinte se acaba usando como una de tres.
De seis a ocho opciones cubren casi cualquier empresa pequeña:
| Motivo | Cuándo merece la pena volver a mirarlo |
|---|---|
| Precio | Rara vez, salvo que cambien tus precios |
| Se fue con un competidor | Cerca de la renovación de ese competidor |
| Sin presupuesto | El siguiente año presupuestario |
| No se tomó ninguna decisión | Cuando haya una persona decisora confirmada |
| Momento, revisar más adelante | En la fecha que pusiste al cerrar |
| No encaja | Casi nunca, que es el filtro funcionando |
| Se quedó en silencio | Trátalo como falta de respuesta, no como pérdida |
Añade un campo de texto libre para el detalle si lo quieres. Mantén el campo estructurado obligatorio al cerrar.
Por qué importa conservar la ficha
Borrar un trato perdido lo saca de tu historial, y tu historial es donde viven los números útiles. La tasa de victorias no significa nada sin las derrotas, y el ciclo medio de venta tampoco.
La lista de motivos además zanja discusiones. Si "no se tomó ninguna decisión" es tu grupo más grande, el problema es la cualificación y no el precio, y descontar no lo va a mover. Mira la distribución cada trimestre: una pérdida es una anécdota y veinte son un patrón.
Cuándo reabrir uno
La columna de la derecha es la razón por la que merece la pena rellenar el campo. Pon fecha de revisión cuando cierres por momento, para que la ficha salga sola a tu encuentro en vez de esperar a que alguien se acuerde.
Reabre creando un trato nuevo en lugar de editar el viejo. El viejo es tu registro de lo que pasó. Para una agencia, ese registro suele ser el próximo proyecto.
Hazlo en el momento en que lo sabes
Los tratos perdidos se registran tarde o no se registran, porque cerrarlos es burocracia sin recompensa. El coste es un pipeline inflado con tratos que terminaron hace semanas, que es un trato atascado sobre el que nadie decidió con otro nombre.
HubSpot y Pipedrive traen un campo de motivo de cierre perdido, Attio y Syncek permiten añadir una selección única al objeto trato, y Airtable o Google Sheets lo hacen con una columna validada. Lo que importa es que cerrar exija el campo, y que el cambio de fase ocurra cuando ocurre. Una fase de cerrado perdido más un campo de motivo gana a un pipeline lleno de fases con sabor a derrota.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se registra un trato perdido en un CRM?
Muévelo a una fase de cerrado perdido y anota el motivo en un campo estructurado de selección única, no en una nota. Conserva la ficha en lugar de borrarla. Un motivo estructurado se puede agrupar y contar después, y eso convierte pérdidas sueltas en un patrón sobre el que actuar. Los motivos en texto libre producen varias formas de escribir la misma respuesta y no permiten informar con fiabilidad.
¿Hay que borrar los tratos perdidos del CRM?
No. Las pérdidas son lo que da sentido a la tasa de victorias y al ciclo de venta, y borrarlas infla tu rendimiento aparente mientras destruye el historial que lo sostiene. Las fichas de cerrado perdido son además la mejor fuente de listas de reactivación, sobre todo los tratos perdidos por momento o presupuesto y no por encaje. Consérvalos cerrados y fuera de tus vistas de pipeline activo.
¿Qué motivos de pérdida conviene ofrecer?
De seis a ocho opciones cubren a la mayoría de empresas pequeñas: precio, se fue con un competidor, sin presupuesto, no se tomó decisión, momento, no encaja y se quedó en silencio. Mantén la lista corta, porque una lista larga se acaba usando como una corta igualmente, con todo cayendo en las dos o tres primeras opciones. Añade un campo de texto libre opcional para el detalle.
¿Cuándo se reabre un trato cerrado perdido?
Crea un trato nuevo en vez de reabrir el viejo, para que sobreviva el registro original de lo que pasó. Los mejores candidatos son los perdidos por momento o presupuesto y no por encaje: pon una fecha de revisión al cerrarlos para que la oportunidad vuelva a salir sola. Los perdidos contra un competidor merecen una mirada cerca de la fecha de renovación de ese competidor.
¿Qué significa que la mayoría se pierdan por "sin decisión"?
Normalmente significa que el problema es la cualificación y no el precio ni el producto. Los tratos que acaban sin decisión no solían tener una persona decisora confirmada ni una fecha real, así que avanzan con normalidad hasta que hace falta la aprobación y ahí se paran. Descontar no arregla esto, porque nadie rechazó el precio. Apretar la comprobación de cualificación río arriba, sí.
¿El motivo de pérdida debería ser obligatorio?
Sí, en la acción de cerrar concretamente. Exigirlo en el momento en que se cierra un trato es la única forma fiable de que se rellene, porque nadie vuelve después a completarlo. Mantenlo a un clic de una lista corta para que la exigencia cueste un segundo y no un minuto, y así el hábito sobrevive a una semana ocupada.