Qué pasa con el correo cuando alguien deja el equipo

Cuando alguien se va pasan tres cosas y se confunden entre sí. La sincronización se para. El histórico ya sincronizado normalmente se queda. Y la decisión de quién puede leerlo ahora cae en quien tenga la consola de administración esa semana.

Solo la primera es técnica.

¿Qué pasa con la sincronización al desactivar la cuenta?

Al desactivar la cuenta, la conexión se rompe en horas, porque el token deja de ser válido. A partir de ahí no llega nada nuevo. Lo que eso no hace es eliminar nada. Los mensajes ya adjuntos a contactos y tratos son ahora registros del CRM, y se comportan como todos los demás: se quedan hasta que alguien los borra. Lo mismo pasa con lo que registró el seguimiento mientras enviaba: las aperturas están en la ficha, no en la persona.

Suele ser lo correcto. Una conversación con un cliente es información de la empresa, y perder los últimos seis meses porque se fue quien la escribió es peor resultado que la alternativa.

¿Quién puede leerlo ahora?

Aquí es donde la gente se sorprende. Esos mensajes son visibles para cualquiera con acceso al registro, que a menudo es todo el equipo, y ya lo eran antes de que nadie se fuera. Así que la pregunta no es «¿guardamos esto?», es «¿esto estaba pensado alguna vez para el equipo?». Si esa persona usó su buzón para algo personal, parte de eso está ahora en registros compartidos sin una forma evidente de encontrarlo. Buscar en la lista de actividad a sus corresponsales personales es la única limpieza práctica, y es mucho más fácil antes de desactivar la cuenta.

Es el argumento más fuerte a favor de mantener el correo personal fuera de la sincronización, y la salida de alguien es cuando llega la factura de no haberlo hecho.

¿El buzón y el CRM son la misma decisión?

Mantener un buzón abierto para reenviar es una decisión de correo. Conservar sus registros del CRM es una decisión de datos. Tienen responsables distintos, costes distintos y a menudo base legal distinta en la UE y el Reino Unido. Decídelas por separado y escribe las dos. En varias jurisdicciones el buzón de una persona que se va tiene obligaciones de conservación propias, y eso conviene comprobarlo bien en lugar de suponerlo.

La primera semana

Reasigna los registros antes de desactivar la cuenta. Sus contactos, sus tratos abiertos y cualquier empresa donde figurara como dueña: las empresas necesitan dueño aunque los contactos individuales se repartan entre varias personas.

Después pon fecha de fin al histórico de correo en lugar de dejarlo para siempre, como parte de tus reglas de conservación.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa con los correos sincronizados cuando alguien se va?

La sincronización se para en cuestión de horas tras desactivar el buzón, porque el token de conexión deja de ser válido. Los mensajes ya sincronizados siguen en el CRM como registros normales y se quedan hasta que alguien los borra. Suele ser el resultado correcto, ya que una conversación con un cliente es información de la empresa y no propiedad personal.

¿Pueden los compañeros leer los correos de quien se fue?

Sí, cualquiera con acceso al contacto o al trato puede leer los mensajes adjuntos, y eso ya era cierto mientras esa persona trabajaba ahí. Desactivar su cuenta no cambia nada sobre la visibilidad. Si se sincronizó correspondencia personal, ahora está en registros compartidos, y encontrarla es mucho más fácil antes de cerrar la cuenta.

¿Hay que borrar los correos de un antiguo empleado?

No por defecto, porque las conversaciones con clientes son registros de negocio y borrarlas destruye el contexto que necesita la siguiente persona. Lo que sí hay que hacer es decidir un periodo de conservación en vez de guardarlos para siempre, y aparte eliminar lo personal que se sincronizara por error. Son dos trabajos con dos justificaciones.

¿Hace falta mantener el buzón abierto tras una salida?

Esa es una decisión de correo y no del CRM, y las dos se confunden. El CRM guarda su propia copia de todo lo sincronizado, así que cerrar el buzón no elimina esos registros. Si conviene mantener el buzón depende de las necesidades de reenvío y, en varias jurisdicciones, de obligaciones de conservación que conviene comprobar bien.

¿Qué hacer en el CRM antes de desactivar una cuenta?

Reasignar primero, desactivar después. Mueve sus contactos, sus tratos abiertos y cualquier empresa donde figurara como dueña a quien tome el relevo. Hacerlo al revés deja registros apuntando a un usuario desactivado, cosa que algunas herramientas ocultan por completo de las vistas, así que el trabajo desaparece en silencio en lugar de moverse.

¿Cómo eliminar el correo personal que se sincronizó?

Busca en la lista de actividad del CRM a sus corresponsales y dominios personales conocidos, en vez de intentar leerlo todo. Borra esas entradas y, si nunca se configuraron reglas de exclusión, añádelas ahora para que no pase lo mismo con la siguiente persona. Es mucho más fácil mientras su cuenta todavía existe para buscar contra ella.