Convenciones de nombres en el CRM que sobreviven a un equipo
Reglas para nombrar empresas, campos, fases y etiquetas, elegidas para que dos personas escribiendo lo mismo obtengan el mismo resultado. Con las cuatro decisiones que conviene poner por escrito y la más difícil de deshacer.
Syncek Team · Biblioteca de referencia de CRM
/ 5 min de lectura / Art. #67
Una convención de nombres no va de orden. Es lo que decide si al buscar una empresa la encuentras, y si un informe cuenta un cliente o tres.
No va de elegir un nombre para tu sistema CRM, que es una cuestión de marca. Son cuatro decisiones, escritas una vez, que impiden que dos personas metan el mismo dato de forma distinta.
¿Cómo se escriben los nombres de empresa en un CRM?
El problema que se repite es una empresa bajo varios nombres. Acme, Acme SL, ACME S.L. y Acme, S.L. son cuatro fichas, cuatro trozos de un historial y un informe de facturación que se queda corto justo en tu mayor cuenta.
La regla que funciona: guarda la empresa como la gente la dice, sin la forma jurídica. Acme, no Acme SL. Deja la razón social en un campo aparte si facturas desde el CRM, que es donde de verdad hace falta. La búsqueda, los informes y el reconocimiento humano se apoyan en la forma corta, y el sufijo es justo la parte que cambia según quién la haya escrito.
Por lo mismo, quita los artículos iniciales ("El Grupo Acme" se archiva por la E) y respeta las mayúsculas que usa la propia empresa.
¿Cómo se nombran los campos personalizados de un CRM?
Los campos se nombran como preguntas durante la configuración y luego se leen como etiquetas para siempre. "¿Tienen almacén?" se lee fatal en todas las fichas y no ordena por ningún sitio útil. "Almacén" es el mismo campo y se lee como el encabezado de una columna, que es lo que es.
Tres reglas que evitan casi todo el dolor:
Nada de abreviaturas que solo entiende quien las creó. "VAM" es irrecuperable dentro de ocho meses. "Valor anual" no.
La palabra compartida primero cuando los campos van juntos. "Contrato inicio" y "Contrato fin" quedan pegados en una lista alfabética de campos. "Inicio de contrato" y "Fin de contrato" no, y todos los selectores de campo del producto son alfabéticos.
No metas el tipo en el nombre. "Fecha de renovación fecha" pasa más de lo que parece, y un campo llamado "Notas texto" no le dice al lector nada que el campo no dijera ya.
¿Qué hace que el nombre de una fase sea bueno?
El nombre de una fase tiene que permitir que dos personas mirando la misma oportunidad coincidan en dónde está. Eso funciona cuando el nombre describe algo que ha ocurrido, no una sensación sobre cómo va la cosa. "Propuesta enviada" se puede comprobar. O se envió o no se envió. "Caliente" no se puede comprobar, y dos comerciales colocarán la misma oportunidad en sitios distintos, lo que convierte el informe de pipeline en una medida de optimismo en vez de una medida de posición.
Cortas, en pasado siempre que puedas, y numeradas solo si tu sistema no conserva ya su orden.
¿Cómo se deberían nombrar las etiquetas de un CRM?
Las etiquetas son el campo más libre de cualquier CRM y el que más rápido se degrada, porque suelen ser una caja de texto que crea lo que escribas. Seis meses después tienes "grandes cuentas", "Grandes Cuentas", "gc" y "grandes-cuentas-2026", y ninguna es fiable en un filtro.
Dos reglas, tomadas una vez:
Minúsculas y una sola forma. Elige minúsculas y mantente ahí, porque casi todos los campos de etiqueta distinguen mayúsculas al filtrar aunque en pantalla se vean idénticas.
Una etiqueta es una categoría, no una nota. Si una etiqueta solo se le fuera a poner a una ficha, es una nota. Las etiquetas se ganan el sitio siendo reutilizadas, y una lista donde casi todas aparecen una vez es una lista por la que nadie filtra.
Esta es la más difícil de arreglar después. Renombrar un campo actualiza una etiqueta. Limpiar tags significa abrir todas las fichas que llevan la equivocada, y el desorden solo se ve cuando ya es grande.
¿Dónde hay que escribir la convención de nombres?
Cuatro decisiones son un documento corto, y uno que nadie encuentra es lo mismo que ningún documento. Ponlo donde tu equipo ya mira: una nota fijada, la lista de incorporación o la descripción del propio campo si tu CRM lo permite. Una convención funciona cuando alguien nuevo la sigue sin que se lo digan, y eso solo pasa si está a la vista en el momento en que está escribiendo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una convención de nombres en un CRM?
Un conjunto corto de reglas sobre cómo se nombran fichas, campos, fases y etiquetas, para que dos personas metiendo el mismo dato obtengan el mismo resultado. Importa porque la búsqueda y los informes dependen de que los valores sean idénticos, y las diferencias pequeñas parten un cliente en varios.
¿El nombre de la empresa debe llevar SL, SA o SLU?
Normalmente no en el campo de nombre principal. Guarda la forma corta que la gente dice de verdad y deja la razón social en un campo aparte si facturas desde el CRM. El sufijo es la parte que más varía según quién escriba, así que es la parte que crea duplicados.
¿Cómo se deberían nombrar los campos personalizados de un CRM?
Como etiquetas y no como preguntas, sin abreviaturas, y con la palabra compartida delante cuando los campos forman un grupo. "Contrato inicio" y "Contrato fin" quedan juntos en un selector alfabético, que es como los presentan casi todos los productos. Nombra el campo por lo que guarda y no por el informe que quieres sacar, porque el informe cambia y el campo no, y un campo llamado "Campaña Q3" sobrevive al trimestre que lo bautizó.
¿Qué hace bueno el nombre de una fase del pipeline?
Que dos personas puedan comprobarlo sobre la misma oportunidad y coincidir. Las fases que describen un hecho ocurrido, como "Propuesta enviada", se pueden decidir. Las que describen una sensación, como "Caliente", no, y convierten el informe de pipeline en una medida de ánimo.