Cómo calcular la duración del ciclo de ventas
La duración del ciclo de ventas son los días entre un evento de inicio definido y el cierre. Cómo elegir el evento de inicio, por qué la mediana gana a la media y si los tratos perdidos deben contar.
Syncek Team · Biblioteca de referencia de CRM
/ 4 min de lectura / Art. #64
La duración del ciclo de ventas son los días que pasan entre un evento de inicio definido y el día en que se cierra el trato, resumidos sobre los tratos de una ventana. Medirlo es sencillo. Elegir el evento de inicio es donde dos personas sacan números distintos de los mismos datos, y donde el número deja de ser comparable con el del trimestre pasado.
¿Dónde arranca el reloj del ciclo de ventas?
Hay tres eventos de inicio defendibles, y miden cosas distintas:
- Primer contacto. El día que llegó el lead o le escribiste. Es el número más largo e incluye todo el tiempo anterior a cualquier cualificación.
- Cualificación. El día en que el trato pasó tu prueba de cualificación. Es el número útil más corto y el que describe vender en lugar de esperar.
- Creación del trato. El día que apareció la ficha. El más fácil de sacar, y solo significa algo si el equipo crea tratos de forma consistente.
La cualificación es la mejor opción por defecto, porque mide la parte que controlas. La creación del trato es la segunda opción honesta si tu equipo crea tratos en un momento predecible.
Los tres eventos de inicio, uno al lado del otro:
| Evento de inicio | El reloj arranca | Qué obtienes | Ten en cuenta |
|---|---|---|---|
| Primer contacto | El día que llegó el lead o le escribiste | El número más largo, con todo el tiempo anterior a cualquier cualificación | Mezcla vender con estar en una bandeja de entrada |
| Cualificación | El día en que el trato pasó tu prueba de cualificación | El número útil más corto, el que describe vender en lugar de esperar | La mejor opción por defecto, porque mide la parte que controlas |
| Creación del trato | El día que apareció la ficha | El número más fácil de sacar | Solo significa algo si el equipo crea tratos de forma consistente, y entonces es la segunda opción honesta |
Importa más que deje de cambiar que cuál elijas. Un ciclo que se acortó porque alguien redefinió el inicio no es un ciclo que se haya acortado.
¿Cuál es la fórmula de la duración del ciclo de ventas?
Para cada trato cerrado: fecha de cierre menos fecha de inicio, en días. Después toma la mediana de la ventana. Usa la mediana y no la media. La duración tiene una cola larga, porque un puñado de tratos se queda abierto meses y luego cierra, y la media se va detrás de ellos. La mediana te dice lo que hace un trato normal.
Puedes acompañarla de la media si quieres, pero planifica con la mediana.
¿Mides solo los ganados, o ganados y perdidos?
Los dos, por separado. Responden preguntas distintas.
Los ganados dan el número para previsión: si necesitas ingresos en 90 días, te dice si un trato que entra hoy puede llegar.
Los perdidos dan el número para el proceso. Un tiempo largo hasta perder significa que estás gastando semanas en tratos que nunca iban a cerrar, y eso suele ser un problema de cualificación y no de cierre.
Promediarlos juntos da un número que no responde a ninguna de las dos. Si solo tienes sitio para uno, quédate con los ganados.
¿Qué segmentos cambian la duración de tu ciclo de ventas?
Una duración global es un punto de partida y casi nunca una instrucción. Los segmentos que suelen moverla:
- Origen. Inbound y outbound casi nunca comparten ciclo.
- Tamaño del trato. Los tratos grandes tardan más, y si tu media va detrás de unos pocos grandes, la mediana también puede despistar.
- Si el trato se atascó. Un trato que pasó seis semanas en una fase y luego cerró lleva esas seis semanas dentro. Leer los tratos atascados aparte evita tratarlos como duración normal.
¿Para qué sirve la duración del ciclo de ventas?
La previsión es el uso principal. La duración te dice con cuánta antelación necesitas pipeline en pie para llegar a un objetivo, que es la entrada que da sentido a un ratio de cobertura. El segundo uso es detectar un cambio. Un ciclo que se alarga un 30% es una señal real, y suele aparecer antes que la caída de ingresos.
El tercero es fijar la cadencia de seguimiento. Si un trato normal tarda 45 días y el tuyo lleva 90 abierto, no es lento, está parado, y eso se trata distinto.
¿Qué rompe la medición de la duración del ciclo?
Tratos reabiertos después de marcarse como perdidos, que producen ciclos de meses y son un artefacto de la ficha y no de la venta. Fechas de cierre retocadas. Alguien que cierra el mes editando una fecha rompe la serie en silencio, y nada más en el CRM lo va a señalar.
Números pequeños. Por debajo de unos 10 tratos cerrados en la ventana, la mediana se mueve con un solo trato.
¿Qué necesitas en el CRM para calcular la duración del ciclo?
Necesitas una marca de inicio fiable y una fecha de cierre fiable. La creación del trato se registra sola. La fecha de cualificación normalmente no, así que necesita un campo, o una fase cuya entrada puedas fechar con confianza. Exporta los tratos cerrados con las dos fechas, resta, ordena y toma la fila del medio. Ese es todo el cálculo. El trabajo está en las definiciones, no en la aritmética.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la fórmula de la duración del ciclo de ventas?
Para cada trato cerrado, resta la fecha de inicio a la fecha de cierre y quédate con los días. Después toma la mediana de los tratos de tu ventana. La resta es lo fácil. El número solo es comparable cuando el evento de inicio está escrito y deja de cambiar, porque un ciclo que se acortó tras redefinir el inicio no se ha acortado.
¿Se mide desde el primer contacto o desde la cualificación?
La cualificación es la mejor opción por defecto, porque mide la parte del proceso que controlas y no la espera anterior. El primer contacto da un número más largo que mezcla vender con estar en una bandeja de entrada. La creación del trato vale como segunda opción si tu equipo crea registros en un momento predecible. Elige una y mantenla.
¿Cuentan los tratos perdidos en la duración del ciclo?
Mídelos, pero aparte. Los ganados responden a una pregunta de previsión: si un trato que entra hoy puede cerrar a tiempo para un objetivo. Los perdidos responden a una de proceso, porque tardar mucho en perder significa semanas gastadas en tratos que nunca iban a cerrar. Juntos no responden a ninguna. Si solo llevas uno, lleva los ganados.
¿Cuál es la duración media de un ciclo de ventas B2B?
Las medias publicadas sirven de poco: la cifra se mueve con el tamaño del trato, el precio, quién decide y el canal, y vuelve a cambiar según el evento de inicio desde el que cuentes. Tu propia mediana de los últimos doce meses planifica mucho mejor. Lee la tendencia antes que el nivel, porque la dirección es lo que avisa de que algo cambió.
¿Por qué se usa la mediana y no la media?
La duración tiene una cola larga. Un puñado de tratos se queda abierto meses y luego cierra, y la media se va detrás, así que describe un trato que casi nadie tiene. La mediana describe el normal. Acompáñala de la media si quieres, pero planifica con la mediana y trata una distancia creciente entre las dos como un problema de segmentación.
¿Cómo se acorta un ciclo de ventas?
Mira dónde están los días antes de cambiar nada. Casi siempre la respuesta está en una fase concreta: un paso retiene los tratos mucho más que el resto, normalmente porque le pide al comprador una decisión de alguien que nunca participó. Cualificar más duro también acorta el número, aunque en parte por quitar tratos y no por vender más rápido.
¿Cómo afecta la duración del ciclo a la previsión?
Te dice con cuánta antelación tiene que existir el pipeline. Si un trato normal tarda 45 días, los ingresos de este trimestre tienen que estar en juego bastante antes de la mitad, y lo que se cree después cae en el siguiente. Es el dato que hace que un ratio de cobertura signifique algo y no sea solo un número.