Elegir los tipos de campo adecuados en tu CRM

El error más común cuando un equipo monta un CRM es usar campos de texto libre para todo. «Estado: activo» en un registro, «Activo» en otro, «cliente activo» en un tercero. Tres registros, tres valores y cero capacidad de filtrar o sacar informes. Los tipos de campo existen precisamente para evitar este caos de datos.

El problema: los campos de texto libre generan entropía

Cada vez que un usuario escribe un valor en lugar de seleccionarlo, introduces variación. Un estudio de Harvard Business Review concluyó que solo el 3% de los datos de las empresas cumple con estándares básicos de calidad. En un CRM, la mala calidad de datos se traduce en oportunidades perdidas: no puedes filtrar «todos los clientes activos» si el campo de estado tiene 12 grafías distintas de «activo».

Tipos de campo que imponen estructura

Los CRMs modernos ofrecen tipos de campo específicamente diseñados para limitar la entrada a valores válidos. Los más importantes:

Selector (simple y múltiple): opciones predefinidas como «Lead», «Cualificado», «Ganada». Los usuarios eligen de una lista, así que los valores son siempre consistentes. Úsalo para estado, sector, origen o cualquier dato categórico.
Fecha: guarda objetos fecha reales, no cadenas de texto. «5 de abril» y «5/4/2026» pasan a ser el mismo valor. Puedes ordenar, filtrar por rango y calcular tiempos entre fechas.
Teléfono (con código de país): valida el formato y guarda el código de país por separado. Se acabó adivinar si «+34 612 345 678» y «612345678» son el mismo número.
Moneda: guarda importe y código de divisa a la vez. 5.000 EUR y 5.000 USD son valores distintos. Imprescindible para equipos de venta internacional.
Email: valida el formato al entrar. Detecta «juan@gmial.com» antes de que se convierta en un correo que rebota en tu próxima campaña.
Relación: enlaza registros entre tablas. Un contacto pertenece a una empresa. Una oportunidad pertenece a un contacto. Las relaciones te dejan navegar tus datos como un grafo conectado, no como filas aisladas.

Cómo diseñar tu esquema de campos

Empieza simple. Cuando montas tu CRM por primera vez, define solo los campos que necesitas hoy, no los que podrías necesitar dentro de seis meses. Un buen esquema inicial para una tabla de contactos:

Nombre (texto)
Empresa (relación a la tabla de empresas)
Email (email)
Teléfono (teléfono con código de país)
Estado (selector: Lead, Activo, Baja)
Último contacto (fecha)
Valor de la oportunidad (moneda)

Siempre puedes añadir campos más tarde. Añadir un campo es barato; limpiar seis meses de datos sin estructura en un campo de texto es caro.

Ejemplos reales de tipos de campo que evitan datos malos

Imagina un campo «Fecha de cierre de la oportunidad». Como texto libre, tu equipo mete «el viernes que viene», «Q2», «junio-ish» y «2026-06-15». Ninguno de esos valores se puede ordenar ni filtrar de forma fiable. Como campo fecha, hay un único formato y tu informe de pipeline muestra una línea temporal de verdad.

O el clásico «Origen del lead». Como texto libre: «Google», «google ads», «Google Ad», «paid search». Como campo selector con opciones predefinidas: «Google Ads», «Búsqueda orgánica», «Referido», «Outreach en frío». Ahora tu informe de atribución de marketing significa algo. Cuando solo el 3% de los datos de las empresas cumple estándares básicos de calidad, un mal diseño de campos suele ser la raíz, y la razón principal por la que los negocios pequeños abandonan su CRM a los pocos meses.

Los tipos de campo adecuados no solo organizan tus datos: hacen que tu CRM sea fiable. Cuando tu equipo confía en los datos, usa la herramienta de verdad.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los principales tipos de campo de un CRM?

Seis hacen casi todo el trabajo: selección (simple y múltiple) para valores categóricos como estado, sector u origen; fecha para todo lo que vayas a ordenar o medir entre dos puntos; teléfono con el prefijo de país guardado aparte; moneda, que guarda el importe y el código de divisa juntos; correo, que valida el formato al escribirlo; y relación, que enlaza un contacto con una empresa o un trato con un contacto. El texto libre es el séptimo y es el que menos conviene usar.

¿Por qué son un problema los campos de texto libre?

Porque cada vez que alguien escribe un valor en lugar de elegirlo introduce variación. No puedes filtrar «todos los clientes activos» si el campo de estado guarda doce formas de escribir activo. Un estudio de Harvard Business Review encontró que solo el 3% de los datos de las empresas cumple estándares básicos de calidad, y en un CRM la causa suele ser el diseño de los campos más que el descuido.

¿Qué es un campo de selección y cuándo conviene usarlo?

Un campo de selección ofrece una lista fija de opciones y la persona elige una, así que el valor guardado siempre es consistente. Úsalo para todo lo categórico: fase del trato, origen del lead, sector, estado del cliente. La prueba es si alguna vez querrás filtrar o agrupar por ese campo. Si la respuesta es sí, es una selección y no una caja de texto.

¿Qué es un campo de relación en un CRM?

Una relación enlaza registros entre tablas: un contacto pertenece a una empresa, un trato pertenece a un contacto. Es lo que convierte un montón de filas sueltas en un grafo por el que puedes navegar. Sin él acabas reescribiendo el nombre de la empresa en cada contacto, que es el mismo problema de entropía un nivel más arriba.

¿Se deben guardar los teléfonos como texto?

No. Un campo de teléfono valida el formato y guarda el prefijo aparte, así «+34 612 345 678» y «612345678» son el mismo número en lugar de parecer dos contactos. El mismo argumento vale para el correo, donde validar el formato caza una errata como «gmial.com» antes de que se convierta en un rebote en tu próxima campaña.

¿Con qué campos debería empezar una ficha de contacto?

Con siete basta el primer día: nombre como texto, empresa como relación a la tabla de empresas, correo, teléfono con prefijo, estado como selección entre lead, activo y perdido, último contacto como fecha e importe del trato como moneda. Ese esquema responde a las preguntas que un equipo pequeño se hace de verdad en sus primeros meses.

¿Cuántos campos debería tener un CRM al principio?

Solo los que necesitas hoy, no los que quizá necesites dentro de seis meses. Añadir un campo después es barato. Limpiar seis meses de valores sin estructura acumulados en un campo de texto es caro, y es el trabajo que la mayoría de los equipos nunca llega a hacer.

¿Qué pasa si elijo mal el tipo de campo?

Lo pagas en la limpieza y no en la configuración. Una fecha de cierre guardada como texto libre acumula «el viernes que viene», «Q2», «por junio» y «2026-06-15», y ninguna de esas se ordena ni se filtra; convertirlas después es a mano. Por eso el diseño de campos merece veinte minutos al principio: es el momento más barato que va a tener.