Cómo configurar un CRM el primer día
Contactos, tres campos, tus fases y una vista guardada. Todo lo demás es la semana dos, y configurarlo el primer día es como se abandona un CRM en el mes dos.
Syncek Team · Biblioteca de referencia de CRM
/ 4 min de lectura / Art. #56
El primer día no es para construir el sistema completo. Es para llegar a la versión más pequeña que te dice algo cierto, porque un CRM que nadie abre la primera semana es un CRM que nadie abre el sexto mes.
Cuatro cosas. Todo lo demás espera.
¿Qué contactos importas?
Mete a las personas con las que trabajas de verdad: cualquiera con quien hayas cruzado correo en el último año, más las empresas asociadas. Resiste la tentación de importar toda la agenda. Un sistema que se abre sobre cuatro mil contactos que no reconoces se lee como los datos de otro, y nadie mantiene los datos de otro.
Siempre puedes añadir más después. Quitarlos cuando ya hay informes montados cuesta más.
¿Cuántos campos necesitas el primer día?
Todos los CRM vienen con docenas y te dejan inventar más. El primer día necesitas un siguiente paso, una fecha para él y un importe en el trato. Con eso basta para responder a las dos preguntas para las que existe un pipeline: qué toca hoy y cuánto vale esto si entra. Añade campos cuando hayas echado uno de menos dos veces, no por anticipación. Los dos primeros son además todo un sistema de seguimiento, que es lo que de verdad les falta a casi todos los equipos pequeños.
La versión de treinta campos es una forma habitual de torcer esto. Cada campo vacío es una pequeña acusación, y un registro cubierto de ellos deja de parecer digno de actualizarse. Con tres campos basta también para leer la actividad sin contar personas.
¿Qué haces antes de configurar las fases?
No en la herramienta. En una página, con palabras. Nombra cada fase y el hecho que tiene que ser cierto para entrar en ella. «Presupuesto» no es una fase hasta que alguien sepa decir qué prueba que un trato está ahí. Decidir qué significa una fase es todo este trabajo, y es la parte que una herramienta no puede hacer por ti.
Cinco fases sobran. Siete suelen ser dos opiniones que nadie ha resuelto. Unas fases escritas así son además lo que hace posible después un total de pipeline en el que confiar.
¿Qué vista guardada montas?
Tratos abiertos con fecha de siguiente paso de hoy o anterior, del más antiguo al más reciente.
Esa vista es el motivo para abrir el CRM mañana. Sin ella tienes un archivador, y un archivador se actualiza cuando uno se acuerda.
¿Qué espera a la semana dos?
Informes, automatizaciones, pipelines a medida, plantillas de correo, integraciones. Todo eso se decide mejor cuando tengas dos semanas de registros reales que mirar. El plazo realista son días y no horas en cuanto sumas decidir campos e importar, y saberlo por adelantado evita la decepción del primer día que mata la adopción. Después empieza el problema difícil: conseguir que el equipo lo use no es una cuestión de configuración.
Preguntas frecuentes
¿Qué hay que configurar en un CRM el primer día?
Cuatro cosas: importar los contactos con los que trabajas de verdad, añadir tres campos (siguiente paso, fecha del siguiente paso e importe), escribir tus fases con palabras antes de configurarlas, y montar una vista guardada de lo que toca hoy. Todo lo demás, informes y automatizaciones incluidos, se decide mejor tras dos semanas de registros reales.
¿Cuántos campos necesita un CRM para empezar?
Tres en el trato bastan: un siguiente paso escrito como acción, una fecha para ese paso y un importe. Añade más solo cuando hayas echado uno de menos dos veces, nunca por anticipación. Un registro cubierto de campos vacíos deja de parecer digno de actualizarse, y esa es una forma habitual de que un CRM nuevo se abandone en silencio.
¿Hay que importar todos los contactos a un CRM nuevo?
No. Importa a las personas con las que has cruzado correo en el último año y las empresas asociadas. Un sistema que se abre sobre miles de contactos irreconocibles se lee como los datos de otro, y eso no lo mantiene nadie. Añadir más después es fácil; quitarlos cuando los informes ya dependen de ellos no lo es.
¿Cuántas fases debería tener un equipo pequeño?
Alrededor de cinco, y cada una necesita un hecho que tenga que ser cierto para entrar. Si te encuentras con siete, dos suelen ser la misma fase descrita por dos personas que no se han puesto de acuerdo. Escribe las condiciones de entrada en una página antes de configurar nada, porque esa página decide si los datos significan algo.
¿Por qué el primer día se alarga más de lo previsto?
Porque lo que se alarga no es la configuración, son las decisiones que van delante: qué campos, qué fases, qué contactos entran. La parte de tocar la herramienta es rápida. Esperar una tarde y encontrarte una semana es la decepción que termina con la mayoría de implantaciones en su primer mes, y llega por haber contado solo la parte rápida.
¿Qué no hay que hacer al configurar un CRM?
No montes informes antes de tener datos, no crees campos que no hayas necesitado dos veces, y no configures fases que no hayas escrito antes con palabras. Cada una de esas cosas parece progreso el primer día y produce un sistema con la forma de unas suposiciones en lugar de la de lo que tu equipo hace.