Contas a receber de clientes numa só ficha

Registar um pagamento demora cinco segundos. A parte difícil chega depois, quando alguém pergunta quem deve dinheiro neste momento e é preciso abrir o programa de faturação, depois os movimentos bancários, depois a folha onde ficou anotado que um cliente pediu mais duas semanas.

Nada disto está avariado. A fatura existe, o pagamento entrou, a nota está exatamente onde foi deixada. A resposta é que está repartida por três sítios, e o único fio que os liga é a própria pessoa.

Pontos principais

• Gerir contas a receber de clientes não é guardar o valor, é responder a quem deve o quê e desde quando.
• Os dados costumam estar certos e dispersos: faturação, banco e o email onde as condições mudaram de facto.
• Um pagamento pertence à ficha de cliente, ao lado do trabalho que pagou.
• Seis campos chegam: valor, data da fatura, vencimento, estado, data de pagamento e descrição.
• Entre empresas, a regra europeia é de 60 dias de calendário, e um prazo maior tem de ser expressamente acordado.

O que a pergunta procura de facto

"Contas a receber" soa a contabilidade, e não é. O contabilista já tem os números, conciliados e entregues, e não é a ele que é preciso responder.

A pergunta real é sobre o cliente:

• Quem deve alguma coisa hoje.
• Há quanto tempo está por liquidar.
• Se já houve insistência e o que responderam.
• Se este cliente atrasa sempre ou atrasou uma vez.

As duas últimas, um programa de faturação só as guarda em parte e só se alguém as registar. O Xero, por exemplo, acompanha quanto tempo cada cliente demora a pagar e guarda notas no contacto. O Stripe sabe que uma fatura está por pagar. Não sabe que o cliente escreveu em março a pedir 45 dias e que a resposta foi sim.

Onde a resposta se parte

A maioria das montagens reparte uma pergunta por três sistemas, e cada um faz bem o seu trabalho.

O programa de faturação (Moloni, InvoiceXpress, Vendus, Stripe) sabe valores, datas e se está paga ou não. Não sabe o que foi combinado fora dele, como o prazo extra concedido por email.

Os movimentos bancários mostram que entrou dinheiro. Muitas vezes não mostram a que fatura pertencia, sobretudo quando um cliente paga duas de uma vez ou arredonda a transferência.

O correio eletrónico guarda a parte mais importante e a mais difícil de consultar: as prorrogações concedidas, as linhas contestadas, o "pagamos no dia 15" que nunca entrou no contrato. É o único sítio onde vivem as condições reais e não é possível ordená-lo.

Ponha o pagamento na ficha do cliente

A reparação não é mais uma ferramenta. É decidir que o pagamento e o cliente são um registo e não dois.

Na prática, cada cliente passa a arrastar o seu próprio historial de pagamentos, por isso abrir o cliente responde à pergunta sem abrir um segundo separador. Vê-se as três faturas, qual está 20 dias fora do prazo, a nota de março sobre os 45 dias e que houve insistência no dia 2.

Se os clientes ficam numa ferramenta e os pagamentos noutra, cada pergunta obriga a cruzá-las à mão.

É por isso que uma folha de cálculo aguenta mais do que se espera. Uma folha com uma linha por cliente e um separador ligado com os pagamentos responde bem com 30 clientes. Deixa de responder quando é precisa a mesma vista ordenada por dias de atraso, filtrada por não pagas e atualizada para duas pessoas ao mesmo tempo. São os mesmos dois motivos que decidem quando a lista de clientes deixa de caber na folha.

O que registar por pagamento

Seis campos chegam. Acrescentar mais costuma acabar com ninguém a preencher nenhum:

Campo	Porque merece o lugar
Valor	A quantia em causa
Data da fatura	Arranca o relógio
Vencimento	O prazo acordado, não o predefinido
Estado	Rascunho, enviada, paga, contestada
Data de pagamento	Dá o comportamento real de cada cliente
Descrição	Liga o dinheiro ao trabalho

A data de pagamento é o campo que se salta e o que mais rende. O vencimento diz quem está atrasado hoje. A data de pagamento, guardada ao longo de um ano, diz que clientes atrasam sempre, e é sobre isso que se decide na renovação.

Quando um pagamento está oficialmente em atraso

Vale a pena saber antes de insistir, porque "atrasado" tem definição legal e não depende da paciência de cada um.

A Diretiva 2011/7/UE estabelece que, nos contratos entre empresas, os prazos de pagamento não excedam por regra 60 dias de calendário. Um prazo mais longo tem de ser expressamente acordado e não pode ser manifestamente abusivo para o credor. Quando o contrato não fixa data, o prazo supletivo é de 30 dias de calendário a contar da fatura ou da entrega.

O que quase ninguém aplica vem a seguir: os juros começam a correr sozinhos, sem ser preciso enviar aviso, e a taxa parte da taxa de referência acrescida de pelo menos oito pontos percentuais. A mesma diretiva trata como manifestamente abusiva a cláusula que exclua o direito a indemnização pelos custos de cobrança.

Ou seja, um cliente que paga ao dia 75 sem nada escrito não é lento. Está em atraso, já deve juros, e há base para o dizer com clareza. O que enviar, e por que ordem, é uma escada de seis degraus.

Onde entra um CRM e onde não entra

O CRM é a resposta a que se chega, raramente a pergunta de partida. A versão honesta: não é preciso um CRM para acompanhar pagamentos. É preciso quando a ficha do cliente e o registo do pagamento têm de ser o mesmo registo, para mais do que uma pessoa, ao mesmo tempo.

As ferramentas separam-se exatamente aí. O Notion e o Airtable deixam construir a estrutura ligada e esperam que seja mantida por quem a criou. O HubSpot e o Pipedrive são construídos à volta do negócio, antes de haver fatura. O Syncek mantém a edição de folha de cálculo que a equipa já usa e põe os campos estruturados e o historial do cliente no mesmo registo, que é a forma deste problema. Está em acesso antecipado, por isso hoje entra-se pela lista de espera.

Seja qual for a ferramenta, o teste é o mesmo. Abra um cliente. Se vir o que ele deve, desde quando e o que disse da última vez, o acompanhamento está a funcionar.

Perguntas frequentes

Como se gere contas a receber de clientes?

Registe seis dados por pagamento: valor, data da fatura, vencimento, estado, data de pagamento e descrição do trabalho. Mantenha-os ligados ao cliente e não num livro à parte, para que abrir uma ficha mostre o historial completo. O objetivo é responder a quem deve o quê hoje, e isso exige cliente e dinheiro numa só vista em vez de dois sistemas conciliados à mão.

Qual é a melhor forma de juntar clientes e pagamentos?

Guarde os pagamentos como linhas que pertencem a uma ficha de cliente, não como uma lista solta. Uma folha de cálculo resolve com um separador por finalidade e um identificador de cliente comum. Um CRM resolve com um campo ligado. As duas soluções servem. O que falha é ter clientes numa ferramenta e pagamentos noutra, porque aí cada pergunta obriga a cruzar tudo manualmente.

Uma folha de cálculo chega para o controlo de faturas?

Chega, até acontecerem duas coisas. Uma folha aguenta 30 clientes sem esforço e não custa nada. Começa a apertar quando mais do que uma pessoa edita ao mesmo tempo, ou quando são precisos os mesmos dados ordenados de várias maneiras, por dias de atraso, por cliente, por estado, sem reconstruir a vista de cada vez. O volume raramente é o gatilho.

Que campos deve ter um registo de pagamentos?

Valor, data da fatura, vencimento, estado, data de pagamento e uma descrição curta do trabalho. Seis chegam. Os registos com 15 campos acabam abandonados porque preenchê-los demora mais do que a tarefa que servem. Acrescente uma data de insistência se houver seguimento regular: saber que já se perguntou no dia 2 evita o segundo email desconfortável.

Quando é que um pagamento está oficialmente em atraso?

Se o contrato não fixar data, a Diretiva 2011/7/UE aponta 30 dias de calendário a contar da fatura ou da entrega. Havendo prazo acordado, a regra geral entre empresas é o teto de 60 dias de calendário, e ultrapassá-lo exige acordo expresso que não seja manifestamente abusivo. A partir daí os juros correm sozinhos, sem aviso prévio do credor.

Como saber que clientes atrasam sempre?

Registe a data de pagamento, não apenas o vencimento. O vencimento diz quem está atrasado hoje. A data de pagamento, acumulada ao longo de um ano, dá a distância entre o acordado e o real cliente a cliente, e essa média separa um mau mês de um hábito. É o número que interessa ter à frente na renovação, e custa um campo a mais.

É preciso um CRM para acompanhar pagamentos?

Não. Um programa de faturação com uma folha de cálculo cobre uma pessoa sozinha. O CRM ganha o lugar quando a ficha do cliente e o registo do pagamento têm de ser um só, visível para várias pessoas e atualizado ao mesmo tempo. Se só uma pessoa abre o ficheiro, a folha está a fazer o trabalho e trocar traz pouco.