Uma linha por cliente. A relação inteira, em três folhas.
Clientes, conversas e pagamentos ficam cada um na sua folha. As fórmulas ligam-nas, por isso a lista de clientes mostra a quem ligar e quem ainda lhe deve dinheiro.
Um ficheiro, seis folhas, sem macros
Continua a ser uma folha de cálculo. Não há nada para instalar nem suplementos, por isso abre da mesma forma em qualquer computador. Cada folha de dados já tem uma linha de cabeçalho e uma linha por registo.
=SE(OU($A2="";CONTAR.SE(Histórico!$B:$B;$A2)=0);"";MÁXIMO.SE.S(Histórico!$A:$A;Histórico!$B:$B;$A2))| A | E | J | K | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Empresa | Estado | Último contacto | Próximo seguimento |
| 2 | Portanova, Lda. | Ativo | 04/09/2026 | 11/09/2026 |
| 3 | Oficinas Sousa | Ativo | 01/08/2026 | |
| 4 | Carpintaria Lopes | Em pausa | 15/07/2026 | |
| 5 | Padaria Brisa | Potencial | 24/09/2026 | 05/10/2026 |
| 6 | . | . | . | . |
Três folhas guardam os seus dados. Cada linha é uma só coisa.
Clientes
Uma linha por cliente
- Empresa
- Pessoa de contacto
- Telemóvel
- Estado
- Como chegou até si
- O que comprou
- Última compra
- O seu campo
- Último contacto
- Próximo seguimento
- Pago até hoje
- Por receber
O nome da empresa é o que liga todas as outras folhas, por isso escreve-se uma vez, aqui, e nas restantes escolhe-se de uma lista pendente. O Estado e as quatro colunas sombreadas mostram em que ponto está cada cliente.
Histórico
Uma linha por contacto
- Data
- Cliente
- Tipo
- O que aconteceu
- O que vem a seguir
- Data de seguimento
O que vem a seguir transforma um registo morto numa lista de trabalho. Com uma data de seguimento, a lista de clientes mostra-a nesse dia.
Pagamentos
Uma linha por fatura
- Cliente
- Valor
- Data da fatura
- Vencimento
- Estado
- Data de pagamento
- Descrição
- Dias em atraso
A data de pagamento é o campo que se salta. Guardada ao longo de um ano, mostra que clientes atrasam sempre, e é sobre isso que se decide na renovação.
Mais três folhas mantêm tudo a funcionar. Comece aqui explica as regras dentro do próprio ficheiro, o Resumo conta o que está pendente e Listas guarda as opções de todas as listas pendentes, por isso mudar o nome de um estado muda-o em todo o lado ao mesmo tempo. As colunas sombreadas preenchem-se sozinhas.
Quatro regras decidem se a folha ainda funciona daqui a um ano.
Uma linha por cliente
Sem linhas em branco a separar blocos e sem títulos no meio dos dados. Uma linha que não pertence a nenhum cliente fica invisível para qualquer ordenação.
Um dado por coluna
«Oficinas Sousa, Braga, Marta» numa só célula são três dados que ninguém consegue filtrar em separado. Em três colunas pode ordená-los e contá-los.
A cor não é informação
Uma fórmula não percebe o amarelo e, ao fim de seis meses, já ninguém se lembra do que queria dizer. Se uma cor diz alguma coisa, dê-lhe uma coluna.
Nada de células unidas
Ficam bem à vista e estragam a ordenação e as tabelas dinâmicas precisamente no dia em que precisa delas.
Uma coluna mostra com quem não fala há algum tempo.
O Último contacto procura a data mais recente de cada cliente no Histórico e trá-la para a lista de clientes. Ninguém tem de a manter. Registe a chamada no Histórico e a data muda sozinha.
Ordenada da mais antiga para a mais recente, o topo da folha é a lista de clientes a quem ninguém liga há algum tempo. É o número útil mais barato de todo o ficheiro.
O Próximo seguimento funciona da mesma forma. Dê uma data de seguimento a uma linha do Histórico e a lista de clientes mostra-a, cor de âmbar a partir desse dia até uma linha mais recente a substituir.
Os Dias em atraso fazem o mesmo com o dinheiro. Contam a partir do vencimento e desaparecem assim que a fatura passa a Paga.
- Carpintaria Lopes15/07/2026
- Oficinas Sousa01/08/2026
- Portanova, Lda.04/09/2026
- Padaria Brisa24/09/2026
Cada valor do Resumo é uma fórmula, e cada um diz como é contado.
O Resumo lê Clientes, Histórico e Pagamentos. O único número que se escreve nele são os dias que um cliente ativo pode ficar sem contacto: 60 até o mudar.
Cada valor está ao lado de uma linha que o explica, por isso um que pareça errado confirma-se num minuto. Acrescente um cliente ou marque uma fatura como Paga e os valores mudam.
Por baixo, uma segunda tabela conta clientes e pagamentos pela forma como cada cliente chegou até si. Mostra que canais trazem os clientes que pagam.
| Indicador | Valor |
|---|---|
| Clientes ativosClientes com o estado Ativo em Clientes. | 2 |
| PotenciaisClientes com o estado Potencial em Clientes. | 1 |
| Seguimentos pendentesClientes cujo Próximo seguimento é hoje ou uma data anterior. Vem da data de seguimento da linha mais recente do cliente no Histórico. | 2 |
| Clientes ativos sem contactoClientes ativos cujo Último contacto é mais antigo do que os dias acima. Um cliente sem nada no Histórico não conta. | 1 |
| Por receberValores em Pagamentos com o estado Enviada ou Contestada. | 1 250,00 |
| Faturas em atrasoFaturas em Pagamentos com Dias em atraso acima de zero. | 1 |
| Valor em atrasoA soma dessas faturas em atraso. | 900,00 |
| Pago este anoValores em Pagamentos com o estado Paga e uma data de pagamento no ano civil em curso. | 3 600,00 |
Uma oficina e uma agência usam o mesmo ficheiro. Mudam três coisas.
Mude o nome de O seu campo, defina os tipos de contacto em Listas e registe como cada negócio recebe. Copie a linha mais parecida com o seu negócio. Se nenhuma servir e não conseguir escolher um campo próprio, apague a coluna.
| Negócio | O seu campo | Tipos no Histórico | Como recebe |
|---|---|---|---|
| Agência de marketing ou design | Fim da avença | Chamada, Reunião, Proposta, Revisão | Avença mensal: uma linha em Pagamentos por mês |
| Escritório de contabilidade | Regime fiscal | Chamada, Email, Pedido de documentos, Entrega de declarações | Avença mensal, e cada trabalho pontual na sua própria linha |
| Oficina | Matrícula | Marcação, Reparação, Aviso de inspeção, Chamada | Paga no levantamento, por isso o vencimento é a data da fatura |
| Cabeleireiro ou centro de estética | Data do teste de alergia | Marcação, Cancelamento, Mensagem | Paga no momento; Pagamentos fica para packs e vales |
| Imobiliária | Compra, venda ou arrendamento | Chamada, Visita, Proposta, Avaliação | Comissão na escritura |
| Obras e instalações | Morada da obra | Visita à obra, Orçamento, Trabalho, Chamada | Uma linha para o sinal e outra para o resto no fim da obra |
O seu campo guarda um só dado. Para o conjunto completo de campos que uma ficha de cliente pode ter, e o relatório que cada um desbloqueia, veja os 14 campos de uma ficha de cliente.
Uma lista de clientes contém dados pessoais, e o RGPD também se aplica numa folha de cálculo.
Se a sua empresa está na UE, ou vende a pessoas que lá estão, o RGPD abrange os nomes, emails e telemóveis deste ficheiro. Os pontos abaixo resumem os artigos que dizem respeito a uma folha de cálculo. Não são aconselhamento jurídico.
Guarde só as colunas que usa
Os dados pessoais têm de se limitar ao necessário para a finalidade com que são recolhidos. É a mesma regra de apagar um campo que ninguém preenche: se não souber dizer para que serve uma coluna, retire-a.
Apague os antigos clientes quando já não precisar deles
Os dados pessoais só podem ser conservados durante o tempo necessário. O estado Antigo dá-lhe essas linhas com um filtro. As faturas seguem a lei fiscal, que fixa um prazo de conservação próprio.
Proteja o ficheiro
A segurança tem de ser adequada ao risco, e o regulamento dá a cifragem como uma das medidas. No Excel, Proteger Livro > Encriptar com Palavra-passe cifra o ficheiro. No Google Sheets, partilhe-o com pessoas concretas em vez de qualquer pessoa que tenha o link.
RGPDArtigo 32.º
Encontre tudo sobre uma pessoa
Qualquer pessoa pode pedir-lhe uma cópia dos dados que guarda sobre ela e, em certos casos, que os apague. Filtre Clientes, Histórico e Pagamentos pelo nome do cliente e tem tudo junto, que é uma das razões por que todas as folhas escolhem o nome da mesma lista.
RGPDArtigo 15.º · Artigo 17.º
Deixe de fora as notas de saúde
Os dados de saúde, como uma alergia anotada num cabeleireiro, são uma categoria especial. O regulamento só os permite em condições concretas, como o consentimento explícito da pessoa. Se uma nota dessas não for necessária, não a escreva.
RGPDArtigo 9.º
Perder o ficheiro pode ser uma violação de dados
Se o ficheiro se perder, for roubado ou enviado à pessoa errada, pode ter de o notificar à autoridade de controlo no prazo de 72 horas, a menos que a violação não seja suscetível de pôr alguém em risco.
RGPDArtigo 33.º
O modelo é um ficheiro que fica consigo. O Syncek não recebe o que escreve nele e nada no ficheiro se liga à internet. O regulamento põe a responsabilidade na empresa que mantém a lista (artigo 24.º), por isso nenhum modelo, por si só, torna uma empresa conforme.
Em Portugal, a Lei n.º 58/2019 assegura a execução do RGPD e acrescenta regras próprias.
Quando a folha deixa de chegar, muda-se tal como está.
Uma folha de cálculo aguenta muito, e raramente é o volume que a estraga. Começa a apertar quando duas pessoas a editam ao mesmo tempo, ou quando uma conversa fica no email de alguém e nunca chega ao Histórico.
- Apague as linhas vazias abaixo do seu último registo. Continuam a ter as fórmulas, e uma importação lê cada uma delas como um registo.
- Importe cada folha de dados em separado. Todas têm uma linha de cabeçalho e uma linha por registo.
- Não associe as colunas sombreadas a nenhum campo. São calculadas a partir das outras folhas.
O Syncek lê ficheiros .xlsx diretamente, até 5.000 linhas por importação, e deixa associar cada coluna a um campo. Está em acesso antecipado, por isso hoje entra-se pela lista de espera. Garanta acesso antecipado
Perguntas sobre o modelo de ficha de clientes
O modelo de ficha de clientes é grátis?
Sim. É um ficheiro .xlsx gratuito, sem registo e sem pedir o seu email. Não tem macros nem células bloqueadas, por isso nada deixa de funcionar ao fim de um período de teste e pode alterar qualquer coluna, folha ou opção das listas pendentes. As linhas de exemplo usam empresas fictícias com endereços em example.com, por isso apague-as antes de acrescentar os seus clientes.
O modelo de ficha de clientes funciona no Google Sheets?
Sim. Carregue o ficheiro no Google Drive e abra-o com o Google Sheets, ou abra-o no Excel ou no LibreOffice Calc. As listas pendentes leem as opções da folha Listas, e as colunas calculadas usam MÁXIMO.SE.S, SOMA.SE.S, CONTAR.SE, CONTAR.SE.S e HOJE. No Excel, MÁXIMO.SE.S precisa do Excel 2019 ou do Microsoft 365, por isso no Excel 2016 o Último contacto e o Próximo seguimento mostram um erro em vez de uma data.
Que colunas tem o modelo de ficha de clientes?
Clientes tem empresa, pessoa de contacto, telemóvel, email, estado, como chegou até si, o que comprou, última compra e o seu campo, mais quatro colunas calculadas: último contacto, próximo seguimento, pago até hoje e por receber. Histórico tem data, cliente, tipo, o que aconteceu, o que vem a seguir e uma data de seguimento. Pagamentos tem uma linha por fatura com valor, datas e estado. O Resumo conta o que está pendente.
Como funciona a coluna Último contacto do modelo?
Procura na folha Histórico a data mais recente do cliente dessa linha e mostra-a na folha Clientes. Registe uma chamada, um email ou uma reunião no Histórico e o último contacto desse cliente muda sozinho. Ordene os Clientes por essa coluna, da data mais antiga para a mais recente, e no topo ficam os clientes com quem ninguém fala ultimamente.
Posso controlar os pagamentos dos clientes na mesma folha?
Sim. A folha Pagamentos tem uma linha por fatura, com valor, data da fatura, vencimento, estado, data de pagamento e descrição. Os Dias em atraso contam a partir do vencimento e desaparecem quando o estado passa a Paga. Em Clientes, cada linha soma o que esse cliente já pagou e o que falta receber, e o Resumo dá o total de ambos. Registe a data de pagamento mesmo quando a fatura é paga a tempo.
O modelo de ficha de clientes cumpre o RGPD?
Nenhum modelo cumpre por si só, porque o RGPD torna responsável pelos dados a empresa que os guarda. O ficheiro facilita seguir as regras: uma linha por cliente permite encontrar ou apagar tudo sobre uma pessoa, o estado Antigo mostra as linhas de que talvez já não precise e o Excel pode encriptar o ficheiro com palavra-passe. O Syncek nunca recebe o que escreve nele.
Posso importar o modelo de ficha de clientes para um CRM?
Sim, folha a folha, porque cada folha de dados tem uma linha de cabeçalho e uma linha por registo. Primeiro apague as linhas vazias abaixo do seu último registo: continuam a ter as fórmulas, e uma importação lê cada uma delas como um registo. Não associe as colunas sombreadas, que são calculadas. O Syncek lê ficheiros .xlsx diretamente, até 5.000 linhas por importação.
Quando é que uma ficha de clientes em Excel deixa de chegar?
Raramente por ficar comprida. Uma folha de cálculo aguenta muitas linhas antes de o volume ser o problema. Começa a apertar quando mais de uma pessoa a edita ao mesmo tempo, ou quando as conversas ficam no email de alguém e nunca chegam à folha Histórico. Nessa altura, o cliente e a conversa têm de ser um único registo que toda a equipa vê, e é isso que faz um CRM.
Comece hoje pela primeira linha do seu primeiro cliente.
Um ficheiro, seis folhas e as quatro regras já incluídas.
Descarregar o modeloO CRM para o qual este guia foi escrito.
O Syncek está em acesso antecipado e o lançamento público está próximo. Deixe o seu email e o convite chega-lhe primeiro, com a oferta de lançamento.