Cuatro grupos, decididos por lo que ha hecho el cliente. Y tres sumas que dan un rango.

Coloca cada ingreso abierto en uno de cuatro grupos, y decide el grupo por lo que ha hecho el cliente, no por cómo fue la última llamada. Ha firmado, va a Contratado. Ha dicho que sí, va a Comprometido. Ha recibido una propuesta, va a Propuesto. Ha contestado tus preguntas, va a Cualificado. Debajo de los cuatro, suma los retainers que ya están en marcha como base recurrente, contando solo los meses del trimestre que van a seguir. Después reporta tres números en lugar de uno. El suelo es la base recurrente más Contratado. El techo añade Comprometido y todo Propuesto. No hacen falta cuotas ni un pipeline de cientos de operaciones.

Más de las que va a tener una empresa pequeña. El pipeline ponderado multiplica cada operación por una probabilidad de su etapa y suma los resultados, y ese total es una media, así que solo se porta bien cuando ninguna pieza suelta puede dominarla. Con doce operaciones abiertas, una sola es el ocho por ciento del recuento y puede ser el treinta por ciento del valor. Multiplica una operación de 60.000 por el 40 por ciento y el método reporta 24.000 de algo que va a acabar en 60.000 o en cero. 24.000 no es ninguna de las dos cosas que pueden pasar. Eso es tamaño de muestra, y llevar mejor el CRM no lo arregla. Reporta un rango.

Propuestas ganadas dividido entre propuestas decididas, ganadas más perdidas, de los últimos doce meses. Las propuestas que siguen abiertas salen de las dos mitades, porque una propuesta que nadie ha contestado no es prueba de nada. Si tienes menos de diez propuestas decididas, no calcules ningún porcentaje. Reporta el suelo y el techo y di que el medio no se sabe. Es una respuesta más útil que un número sacado de seis datos, y evita que un trimestre con suerte te fije la tasa con la que planificas. La guía le dedica una página entera al cálculo, con la regla escrita al lado.

Solo como dato de entrada, y el límite conviene decirlo claro. La hoja prevé qué es probable que entre y cuándo es probable que se decida. Convertir eso en caja necesita fechas de factura, plazos de pago y antigüedad de cobros, y un CRM no guarda ninguna de las tres. Esa conversión es de tu asesoría o de tu software de contabilidad. Lo que la hoja les da es mejor que una intuición: un suelo que puedes defender, un rango con los supuestos escritos al lado, y las dos o tres operaciones que cambiarían la respuesta.

No. Syncek es un CRM, no una herramienta de previsión. No hay informe de previsión, ni gráfico de proyección, ni modelo de probabilidad, ni vista de tesorería, y nada de eso está en la hoja de ruta. Lo que hay es dónde viven los números: un campo de moneda para el importe, un campo de fecha para la fecha de decisión prevista, y una selección única sobre la lista cerrada de cuatro grupos. A partir de ahí guardas cuatro vistas, una por grupo, y pones un total de columna en el campo del importe, así cada grupo lee su propio subtotal. El tiempo en etapa saca a la superficie las operaciones cuya fecha de decisión prevista ya ha pasado. Las tres sumas las haces tú.

Sí. Trece páginas A4, en PDF, a cambio de un correo, en inglés, español, alemán y portugués. Sin favoritismos: funciona en papel, en una hoja de cálculo o en cualquier CRM que ya pagues. Sin llamada comercial y sin secuencia de emails. Los cuatro grupos son estados de la ficha y no un sistema de puntuación, así que nada del método depende de dónde guardes tus operaciones.