Quatro grupos, decididos pelo que o cliente fez. E três somas que dão um intervalo.

Coloque cada receita em aberto num de quatro grupos, e decida o grupo pelo que o cliente fez, não pela forma como correu a última conversa. Assinou, vai para Contratado. Disse que sim, vai para Confirmado. Recebeu uma proposta, vai para Proposto. Respondeu às suas perguntas, vai para Qualificado. Por baixo dos quatro, some os retainers já a correr como base recorrente, contando apenas os meses do trimestre em que vão continuar. Depois reporte três números em vez de um. O mínimo é a base recorrente mais Contratado. O máximo acrescenta Confirmado e todo o Proposto. Não são precisas quotas nem um pipeline com centenas de negócios.

Mais do que uma pequena empresa vai ter. O pipeline ponderado multiplica cada negócio por uma probabilidade da sua fase e soma os resultados, e esse total é uma média, por isso só se porta bem quando nenhuma parcela isolada consegue dominá-la. Com doze negócios em aberto, um negócio é oito por cento da contagem e pode facilmente ser trinta por cento do valor. Multiplique um negócio de 60.000 por 40 por cento e o método reporta 24.000 de algo que vai acabar em 60.000 ou em zero. 24.000 não é nenhuma das duas coisas que podem acontecer. Isto é tamanho da amostra, e gerir melhor o CRM não resolve. Reporte um intervalo.

Propostas ganhas a dividir por propostas decididas, ganhas mais perdidas, nos últimos doze meses. As propostas ainda em aberto saem das duas metades, porque uma proposta que ninguém respondeu não é prova em nenhum dos sentidos. Se tiver menos de dez propostas decididas, não calcule percentagem nenhuma. Reporte o mínimo e o máximo e diga que o meio é desconhecido. É uma resposta mais útil do que um número tirado de seis dados, e evita que um trimestre com sorte fixe a taxa com que planeia. O guia dá ao cálculo uma página inteira, com a regra escrita ao lado.

Só como dado de entrada, e o limite merece ser dito com clareza. A folha prevê o que é provável que entre e quando é provável que seja decidido. Transformar isso em dinheiro em conta exige datas de fatura, prazos de pagamento e antiguidade de cobranças, e um CRM não guarda nenhuma das três. Essa conversão é da sua contabilidade ou do seu software de contabilidade. O que a folha lhes entrega é melhor do que uma intuição: um mínimo que consegue defender, um intervalo com os pressupostos escritos ao lado, e os dois ou três negócios que mudariam a resposta.

Não. O Syncek é um CRM, não uma ferramenta de previsão. Não há relatório de previsão, nem gráfico de projeção, nem modelo de probabilidade, nem vista de tesouraria, e nada disso está no plano de produto. O que existe é o sítio onde os números vivem: um campo de moeda para o valor, um campo de data para a data prevista de decisão, e uma seleção única sobre a lista fechada de quatro grupos. A partir daí guarda quatro vistas, uma por grupo, e põe um total de coluna no campo do valor, para que cada grupo mostre o seu próprio subtotal. O tempo em fase traz à superfície os negócios cuja data prevista de decisão já passou. As três somas é você que as faz.

Sim. Treze páginas A4, em PDF, em troca de um e-mail, em inglês, espanhol, alemão e português. Neutro quanto a fornecedores: funciona em papel, numa folha de cálculo ou em qualquer CRM que já pague. Sem chamada comercial e sem sequência de e-mails. Os quatro grupos são estados do registo e não um sistema de pontuação, por isso nada no método depende de onde guarda os seus negócios.