Uma fatura em atraso é uma sequência. Seis passos, e as palavras de cada um.
Cobrar parece pessoal porque improvisa de cada vez. Catorze páginas: os seis passos contados a partir do vencimento, o canal e a primeira frase de cada um, o que muda no registo do cliente e a condição que o leva ao passo seguinte. As três decisões tomadas antes de a fatura sair têm uma secção própria.
A Syncek não emite faturas, não processa pagamentos e não liga ao seu programa de contabilidade. O que guarda é o registo do cliente e o quadro por onde a cobrança corre. Qualquer objeto com fases passa a ser um pipeline Kanban com o tempo em cada fase em todos os cartões, mais campos de data, um campo de responsável, colunas ordenáveis e vistas guardadas, para que o passo em que uma conta está se veja em vez de se lembrar. Teste do Business de 15 dias, sem cartão. Exportação para CSV ou JSON quando quiser, também depois de cancelar.
Seis passos, contados a partir do vencimento. Catorze páginas.
| Passo · dias após o vencimento | O que faz, e o que muda no registo |
|---|---|
| 01Vencidadia 0 | Nada. A data passar ainda não é um acontecimento.Registo: estado vencida. Saída: paga. |
| 02Lembrete+3 dias | Responda no fio da fatura. Assuma um lapso, repita o valor e peça a data em que vão pagar.Registo: estado lembrete, data de pagamento prometida. Saída: um pagamento ou uma data. |
| 03Chamada+10 dias | Telefone, não e-mail. Pede uma data, não o dinheiro. Ponha a data por escrito nesse mesmo dia.Registo: estado chamada, data de pagamento prometida, responsável com nome. Saída: uma data por escrito. |
| 04Notificação formal+21 dias | Por escrito, com cópia para quem assina. As condições, o valor, os dias de atraso e a data em que o trabalho para.Registo: estado notificação formal, valor em risco. Saída: pagamento ou plano por escrito. |
| 05Pausa+30 dias | O trabalho para. Diga-o com calma, por escrito, e diga exatamente o que o retoma.Registo: estado pausa, entrega bloqueada. Saída: pagamento ou fim do contrato. |
| 06Decisão+45 dias | Plano de pagamento, dar por perdida, ou entregar a uma empresa de cobranças. Não decidir é a opção cara.Registo: o desfecho, marcado de forma permanente na conta. Saída: fechada. |
Perguntas sobre cobrar uma fatura em atraso
O que fazer quando um cliente não paga uma fatura?
Percorra seis passos, contados a partir do vencimento e não a partir do envio. O dia 0 é Vencida, e ainda não acontece nada. O dia 3 é um Lembrete no mesmo fio de e-mail da fatura. O dia 10 é uma Chamada. O dia 21 é uma Notificação formal por escrito, com cópia para quem assina. O dia 30 é a Pausa, em que a entrega para. O dia 45 é a Decisão: plano de pagamento por escrito, dar a dívida por perdida, ou entregar a uma empresa de cobranças. Cada passo tem uma condição de saída, por isso decide o calendário e não o seu estado de espírito.
Quanto tempo esperar antes de cobrar uma fatura vencida?
Três dias depois do vencimento. Tão cedo, um lembrete lê-se como uma verificação por lapso, que é o tom que interessa no primeiro contacto. Quem espera duas semanas escreve uma primeira mensagem mais pesada do que precisa, porque a essa altura já está incomodado e o cliente percebe.
Devo parar o trabalho se o cliente não pagar?
Sim, ao dia 30, e apenas se o ponto de paragem ficou escrito nas condições assinadas. Dita com calma, por escrito, e dizendo o que a levanta, uma pausa é uma condição comercial. Improvisada ao dia 30 em irritação, a mesma frase lê-se como um ultimato. É por isso que o ponto de paragem é uma das três decisões tomadas antes de a fatura sair.
Que campo quase ninguém guarda?
A data de pagamento prometida, a data que o próprio cliente indicou. A maioria regista o que enviou. Quase ninguém regista o que lhe responderam. Uma data escrita transforma o contacto seguinte num seguimento de algo combinado, e dá-lhe logo a primeira frase.
A ficha de cobrança é gratuita?
Sim. Catorze páginas A4 em PDF, em troca de um e-mail, em inglês, espanhol, alemão e português. Serve em papel, numa folha de cálculo ou em qualquer CRM. Sem chamada e sem sequências de e-mails.
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