Una guía imprimible de 6 páginas, neutra respecto a la herramienta. Cinco fases —contacto, cualificado, propuesta, negociación, ganado o perdido— y la condición explícita que mueve cada trato. Para que tu pipeline deje de tener tratos «en negociación desde febrero».
«El trato lleva tres meses en negociación.»
Casi todos los pipelines pequeños tienen el mismo problema: una fase sin regla de salida. Sin condición explícita para mover el trato adelante o atrás, la fase se convierte en un aparcamiento. La cartera engorda, el pronóstico empieza a mentir y el operador deja de mirar el tablero.
Las cinco fases de abajo son la decisión. Una regla de salida cada una. La cartera vuelve a moverse el martes por la tarde.
Algo entró. Vimos que valía la pena trabajarlo. Mandamos una propuesta. Estamos negociando. Lo ganamos o lo perdimos. La forma se repite en agencias, consultoras, servicios y SaaS pequeños. Lo que cambia entre sectores son las opciones de las listas, no la estructura. Cada fase lleva su regla de salida — la condición explícita por la que un trato deja la casilla.
Un email, un formulario, una recomendación, un comentario en LinkedIn. Una persona con un nombre y un canal. Aquí no se sabe todavía si vale la pena trabajarlo — solo que existe.
Hemos confirmado tres cosas: hay presupuesto plausible, hablamos con quien decide y existe un plazo real. La conversación dejó de ser hipotética. Antes de eso, sigue siendo contacto.
Una propuesta concreta: alcance, precio, plazo. No un email diciendo «ya te paso números». Si no hay un documento o un email con cantidades, sigue siendo cualificado.
Hay una contrapropuesta concreta: precio, alcance, plazos, condiciones. No «vamos a darle una vuelta». Negociación es un intercambio de números o de cláusulas, no la espera entre dos correos.
Cerrado con razón. Ganado lleva fecha y valor anualizado; perdido lleva una etiqueta corta —precio, plazo, competidor, sin presupuesto, sin respuesta. Sin razón explícita, la información se pierde.
Son actividades dentro de una fase, no fases en sí. La demo cae entre cualificado y propuesta. El onboarding pasa después de ganado. Mezclarlas con las fases convierte el tablero en un calendario.
El nombre de la fase no es lo importante. Lo importante es la condición que mueve el trato fuera. Una fase con regla de salida explícita es una fase. Sin ella, es un aparcamiento. Esta es la tabla que llevará la ficha imprimible — fase por fase, con qué entra y cómo sale.
| Fase | Qué entra | Regla de salida |
|---|---|---|
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[ 01 ]
Contacto
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Un nombre, un canal y nada más. La pregunta es si vale la pena dedicarle media hora. | 7 días sin respuesta Sin encaje No hay decisor accesible Sale a perdido con etiqueta. Vuelve a entrar como contacto nuevo si se reactiva. |
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[ 02 ]
Cualificado
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Presupuesto plausible, decisor identificado y plazo real. Las tres confirmadas, no «creemos que sí». | Falta una de las tres Silencio 14 días Cambio de prioridades Si baja una, vuelve a contacto. Si la conversación se enfría, sale a perdido. |
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[ 03 ]
Propuesta
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Documento o email con alcance, precio y plazo. Si no hay número, sigue siendo cualificado. | 14 días sin respuesta tras recordatorio Rechazo con motivo Sale a perdido con etiqueta o vuelve a cualificado si el motivo es «aún no es el momento». |
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[ 04 ]
Negociación
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Hay contrapropuesta. Discutimos números, plazos o condiciones concretas — no «lo vamos a hablar». | Cambio de alcance > propuesta Silencio 14 días Firma Si el alcance se mueve, vuelve a propuesta. Si firma, ganado. Si se calla, perdido. |
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[ 05 ]
Ganado / Perdido
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Hay decisión y fecha. Ganado con valor anualizado; perdido con razón corta. | Razón explícita obligatoria Sin etiqueta, no es perdido — es ruido. Las etiquetas vuelven dos trimestres después como conversación. |
Seis páginas, A4 y Letter. Tres columnas: fase, qué entra y la regla de salida. Imprímela, pégala al lado del monitor y revisa el pipeline el viernes con la ficha en la mano.
Descarga el PDFPDF5 fases del pipeline. Con regla de salida.
Cinco fases, no un proyecto de configuración.
Rediseñar el pipeline es una decisión de un martes por la tarde, no un proyecto de un trimestre. Lanza las cinco fases, úsalas un mes y entonces ajusta. Nunca al revés.
Usa los nombres canónicos: contacto, cualificado, propuesta, negociación, ganado o perdido. No inventes sinónimos. Las opciones de las listas (sector, origen, razón de pérdida) sí se ajustan a tu cartera.
Mapea cada trato a una de las cinco fases. Si un trato está «en demo», cae en cualificado. «Esperando respuesta de la propuesta» cae en propuesta. Lo que no encaje en cinco fases es ruido — la mayoría de los CRMs lo llaman «otra fase».
Sin nuevas fases. Sin «aprovecho y meto…». El viernes, mira los tratos que llevan más de catorce días sin movimiento. Cada uno: avanza, vuelve atrás o sale a perdido. Tres opciones, no cuatro.
Un único «ojalá tuviera una fase para esto» es folclore. Dos es señal. La disciplina de esperar a la segunda vez es lo que mantiene el pipeline en cinco fases, no en doce.
Respuestas cortas. La versión larga cubre el resto.
Cinco. Contacto, cualificado, propuesta, negociación y ganado o perdido. Es la forma de cualquier trato que un equipo de 1 a 50 personas haya cerrado.
Más fases producen casillas que nadie actualiza; menos fases esconden los tratos que no avanzan. Cinco es el equilibrio que se sostiene en una semana operativa real.
La condición explícita por la que un trato deja una fase: avanza, vuelve atrás o sale a perdido. «Sin respuesta en catorce días», «cambia el alcance», «se firma». Tres opciones, no cuatro.
Sin regla de salida, la fase es un aparcamiento. La cartera engorda y el pronóstico empieza a mentir. Las reglas no son una restricción; son lo que hace que la fase signifique algo.
No. Las cinco fases y sus reglas de salida son neutras. Los mismos nombres y las mismas reglas sirven en Syncek, HubSpot, Pipedrive, Notion, Airtable o una hoja. La escribimos porque nos preguntaban siempre lo mismo y no había una buena referencia a la que enviar a la gente.
Si después de leerla te entra curiosidad por Syncek, el artículo largo y el producto están a un clic. Si no, la ficha sigue valiendo igual.
Doce fases describen una venta con un equipo de SDRs, AEs y un sales engineer. Cada fase corresponde a un cambio de mano. Para un equipo de 1 a 50 personas, la persona que abre, propone y cierra es la misma o casi la misma. Las doce fases se convierten en tres reales y nueve casillas que nadie actualiza.
Las doce fases no están mal — están bien para otro tipo de equipo. Cinco fases encajan con la realidad de una pyme.
Son actividades dentro de una fase, no fases en sí. La demo pasa entre cualificado y propuesta. El discovery pasa entre contacto y cualificado. El onboarding pasa después de ganado.
Si las añades como fases del pipeline, terminas con un tablero que no sabe distinguir entre «el trato avanzó» y «hicimos una llamada». La actividad vive en el detalle del trato. La fase vive en el Kanban.
Un único PDF imprimible. A4 y Letter, para que el mismo archivo funcione a los dos lados del Atlántico. Tres columnas —fase, qué entra y la regla de salida— con una fila por cada una de las cinco fases.
Las versiones en español e inglés son archivos distintos. Marca las casillas que quieras al enviar el formulario.
No. El email se usa para enviarte el PDF y, de vez en cuando, una nota de Syncek. Sin teléfono, sin tamaño de empresa, sin secuencia de seguimiento, sin «por aquí pasaba». Te das de baja con un clic.
Precios honestos. Sin letra pequeña por usuario. La misma postura en la lista de email.
Las reglas de salida, cada quince días los primeros dos meses, después una vez al trimestre. La pregunta operativa es la misma: ¿qué tratos llevan más de catorce días en su fase sin movimiento? Si la respuesta es muchos, una regla de salida está rota o nadie la aplica.
El nombre de las cinco fases no cambia casi nunca. Lo que se ajusta son las opciones de las listas —razón de pérdida, sector, origen— y los plazos de las reglas. Cada seis meses está bien.
Sí, con un matiz. En SaaS, propuesta suele ser «el plan elegido + el precio» y negociación suele ser el descuento o las condiciones del contrato anual. La forma es la misma; cambian las opciones de las listas y los plazos —catorce días en propuesta es razonable; en negociación de un anual de SaaS, treinta puede ser realista.
El test es siempre el mismo: cada fase tiene una regla de salida explícita o no la tiene. Si no la tiene, la fase es un aparcamiento.
El artículo entero —fase por fase, regla por regla, con ejemplos y las preguntas frecuentes que no caben aquí— está en syncek.com/es/blog/fases-pipeline-ventas-smb. La ficha es lo imprimible. El artículo es la referencia.
Si ya leíste la ficha hermana —los 14 campos de la cartera de clientes— sabes la postura: campos describen quién es el cliente; fases describen dónde está el trato. Dos problemas distintos.
Cinco fases, cinco reglas de salida, aplicadas cada viernes, valen más que un tablero de doce columnas que nadie actualiza. Imprime la ficha, úsala un mes y mira qué tratos vuelven a moverse de verdad.