Eine überfällige Rechnung ist ein Ablauf. Sechs Mahnstufen, und die Worte für jede.
Mahnen fühlt sich persönlich an, weil Sie es jedes Mal neu erfinden. Vierzehn Seiten: sechs Mahnstufen ab Fälligkeit, dazu Kanal und Einstiegssatz für jede Stufe, was sich am Datensatz ändert und die Bedingung, die zur nächsten Stufe führt. Die drei Entscheidungen vor dem Rechnungsversand haben einen eigenen Abschnitt.
Syncek verschickt keine Rechnungen, wickelt keine Zahlungen ab und verbindet sich nicht mit Ihrer Buchhaltung. Was es hält, ist der Kundendatensatz und das Board, auf dem der Mahnlauf läuft. Jedes Objekt mit Phasen wird zu einer Kanban-Pipeline mit Verweildauer auf jeder Karte, dazu Datumsfelder, ein Feld für die verantwortliche Person, sortierbare Spalten und gespeicherte Ansichten. Die Mahnstufe eines Kontos ist damit sichtbar statt erinnert. 15-tägige Business-Testphase, ohne Karte. CSV- oder JSON-Export jederzeit, auch nach der Kündigung.
Sechs Mahnstufen, gezählt ab Fälligkeit. Vierzehn Seiten.
| Stufe · Tage nach Fälligkeit | Der Schritt, und was sich am Datensatz ändert |
|---|---|
| 01FälligTag 0 | Nichts. Dass die Frist verstreicht, ist noch kein Vorgang.Datensatz: Status fällig. Ausgang: bezahlt. |
| 02Erinnerung+3 Tage | Antworten Sie im Rechnungs-Thread. Gehen Sie von einem Versehen aus, nennen Sie den Betrag erneut und fragen Sie nach dem Datum, an dem gezahlt wird.Datensatz: Status Erinnerung, zugesagtes Zahldatum. Ausgang: Zahlung oder Datum. |
| 03Anruf+10 Tage | Telefon, nicht E-Mail. Sie fragen nach einem Datum, nicht nach dem Geld. Halten Sie es noch am selben Tag schriftlich fest.Datensatz: Status Anruf, zugesagtes Zahldatum, verantwortliche Person. Ausgang: ein Datum, schriftlich. |
| 04Formelle Mahnung+21 Tage | Schriftlich, in Kopie an die unterzeichnende Person. Die Konditionen, der Betrag, die Tage im Verzug und das Datum des Arbeitsstopps.Datensatz: Status formelle Mahnung, Betrag im Risiko. Ausgang: Zahlung oder schriftlicher Plan. |
| 05Arbeitsstopp+30 Tage | Die Arbeit ruht. Sagen Sie es ruhig, schriftlich, und sagen Sie genau, was sie wieder aufnimmt.Datensatz: Status Arbeitsstopp, Lieferung gesperrt. Ausgang: Zahlung oder Kündigung. |
| 06Entscheidung+45 Tage | Zahlungsplan, Ausbuchung oder Übergabe an das Inkasso. Nicht zu entscheiden ist die teure Variante.Datensatz: das Ergebnis, dauerhaft am Konto vermerkt. Ausgang: abgeschlossen. |
Fragen zum Mahnen einer überfälligen Rechnung
Was tun, wenn ein Kunde eine Rechnung nicht bezahlt?
Gehen Sie sechs Mahnstufen durch, gezählt ab Fälligkeit und nicht ab Rechnungsversand. Tag 0 ist Fällig, und es passiert noch nichts. Tag 3 ist eine Erinnerung im ursprünglichen Rechnungs-Thread. Tag 10 ist ein Anruf. Tag 21 ist eine formelle Mahnung, schriftlich, in Kopie an die unterzeichnende Person. Tag 30 ist der Arbeitsstopp, die Lieferung ruht. Tag 45 ist die Entscheidung: schriftlicher Zahlungsplan, Ausbuchung oder Übergabe an das Inkasso. Jede Stufe hat eine Ausgangsbedingung, damit der Kalender entscheidet und nicht die Stimmung.
Wie lange sollte man warten, bevor man mahnt?
Drei Tage nach Fälligkeit. So früh liest sich eine Erinnerung wie eine Nachfrage bei einem Versehen, und genau diesen Ton wollen Sie im ersten Kontakt. Wer zwei Wochen wartet, schreibt eine schwerere erste Nachricht als nötig, weil der Ärger bis dahin mitschwingt und der Kunde ihn hört.
Sollte man die Arbeit einstellen, wenn nicht bezahlt wird?
Ja, an Tag 30, und nur wenn der Arbeitsstopp bei Vertragsschluss in den Konditionen stand. Ruhig formuliert, schriftlich, mit der Angabe, was ihn wieder aufhebt, ist eine Pause eine geschäftliche Bedingung. An Tag 30 aus Ärger improvisiert, liest sich derselbe Satz als Ultimatum. Deshalb gehört der Arbeitsstopp zu den drei Entscheidungen, die vor dem Rechnungsversand fallen.
Welches Feld führen die wenigsten?
Das zugesagte Zahldatum, also das Datum, das der Kunde selbst genannt hat. Die meisten notieren, was sie geschickt haben. Fast niemand notiert, was geantwortet wurde. Ein festgehaltenes Datum macht aus dem nächsten Kontakt die Nachfrage zu einer Zusage, und es liefert den Einstiegssatz gleich mit.
Ist die Mahn-Checkliste kostenlos?
Ja. Vierzehn A4-Seiten als PDF, im Tausch gegen eine E-Mail-Adresse, auf Englisch, Spanisch, Deutsch und Portugiesisch. Herstellerneutral, nutzbar auf Papier, in einer Tabelle oder in jedem CRM. Kein Anruf, keine E-Mail-Strecke.
Das CRM, für das dieser Leitfaden geschrieben wurde.
Syncek ist im frühen Zugang, der öffentliche Start kommt bald. Hinterlassen Sie Ihre E-Mail und die Einladung erreicht Sie zuerst, zusammen mit dem Startangebot.